ГЛАВА 4. кой прогресс достигнут на данный момент, не превышен ли рабочий 6юджет программы.

кой прогресс достигнут на данный момент, не превышен ли рабочий 6юджет программы.

Мониторинг текущей деятельности может быть организован множеством самых различных способов. К примеру, в форме еженедельных (или а месячных) совещаний, в которых принимают участие ПР-консультант клиент; составление PR-консультантом листа текущей работы (или ежеквартального отчета) и представление его клиенту. Полезными инструментами контроля являются отчетные формы реализации проекта, которые показывают уровень достигнутого прогресса (относительно некоторых условленных показателей), затраченное на проведение специальных PR-J мероприятий время, объем расходов и т.д.

Успешным методом контроля за исполнением работ является создай так называемой «пакетной» системы. «Пакетом» может быть компьютер ный файл, ящик рабочего стола или даже специально отведенное для эти место на полке или в шкафу. Туда складывается все, что имеет отношение к работе с данным проектом клиента: контактная информация о клиенте; имя и телефонный номер сотрудника; краткая информационная сводка;» согласованная программа и расписание деятельности; заметки о предстоящем собрании; согласованный бюджет; текущие расходы (действительные и планированные); даты доставки материалов; расчеты стоимости, инвойсы и чеки; график работы; разрешения на использование авторских материалов; черновики и уже согласованные тексты, фотографии и иллюстрации заметки о телефонных переговорах с клиентом и с поставщиками; а также исходная продукция — информационные бюллетени, видеокассеты, фотографии, стенды для проведения выставки, а также копия окончательна] счета.

Кто-то, к примеру, бухгалтер проекта или член команды, известный своей исполнительностью, должен быть ответственен за обеспечение своевременного выполнения запланированных мероприятий, а также текущих расходов. Как правило, тот, кто отвечает за контроль, имеет при себе нечто вроде перечня действий, который все время находится рядом с его «пакета служащим для напоминания о тех аспектах работы, которые все время должны находиться под контролем. Этот подход имеет и дополнительное преимущество: если контролер, скажем, попадает под автобус, другой сотрудник команды может быстро войти в курс работы и проанализировать, я уже было сделано, а что еще предстоит. Если клиент внезапно захочет знать, в каком состоянии находится работа над его заказом, как тратится бюджет и когда можно ожидать выхода в свет уже готовой статьи, то, бросив взгляд на перечень текущих действий, вы легко сможете ответить на все эти вопросы.

Г Л А В А 4 1 Планирование результатов PR-деятельности

Рк. 4Л. Образец «пакета» — рабочего графика проводимого мероприятия. Примером про­водимого PR-мероприятия в данном случае является организация пресс-конференции.

Место проведения

Парковка/транспорт

Помещения

Оборудование, техническое оснащение

Приглашения

Организация питания

Пресс-наборы

Фотограф

Другое

Другое

Олег об анализе проде­ланной работы

Накладные, счета-фактуры

Окончательный расчет

Подпись об окончании работы:

Истогник: автор данной книги.