Глава 3. Мероприятия, направленные на установление и поддержание.

3.3. Типология мероприятий, направленных на установление отношений... 67

При подготовке пресс-конференции необходимо решить ряд органи­зационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего следует определить день и время проведения встречи с журналистами, учиты­вая при этом существующий график выхода в свет большинства газет.

Как правило, первое приглашение на пресс-конференцию рассыла­ется по редакциям за неделю. Второе вместе с пресс-релизом — за два-три дня. За день до пресс-конференции делается контрольный звонок в редакцию. Чаще всего приглашения высылаются по факсу или, если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конфе­ренции, обзванивают редакторов отделов новостей. Иногда обраща­ются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи. Обязательно составление пресс-релиза, который должен стать для журналистов заготовкой будущего материала.

Если приглашение будет содержать просьбу сразу подтвердить свое участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. Специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конферен­цию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов. Кстати, если фуршет или коктейль намечается, то в приглашении необходимо упоминать об этом.

Почему-то принято считать, что, объединив пресс-конференцию с фуршетом, легче добиться поставленной цели и желаемых откликов в прессе. С этим можно согласиться, но очень часто по этой причине пресс-конференция как акция СО, формирующая или возвышающая имидж фирмы, просто не может состояться на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия разносятся во времени: вна­чале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

В приглашении необходимо указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить важные подроб­ности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности осве­щения события.

Следует подобрать день и время проведения мероприятия так, что­бы они устроили все органы печати. Например, утренние газеты не публикуют материалы, которые накануне были напечатаны вечерни­ми газетами или о которых сообщалось в вечерних выпусках радио- и телепрограмм.

В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нуж-

68________ Глава 3, Мероприятия, направленные на установление и поддержание...

но позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конферен­ция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конферен­ции в печати.

Часто встречающаяся ошибка — непозиционированная (непонят­ная), незначительная для журналистов в качестве информационного повода тема пресс-конференции.

Лучшие дни проведения пресс-конференции: вторник, среда и чет­верг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конферен­ции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый вы­пуск газет.

Лучшее время для пресс-конференции — период с 13: 00 до 16: 00 ча­сов, не позже. Журналисты не любят задерживаться на работе допоздна, а у телевизионщиков речь идет еще и о конкретном времени вечернего выпуска новостей, до которого нужно успеть смонтировать материал.

События предопределяют место проведения пресс-конференций, под­разделяют эти встречи журналистов с главными действующими лицами на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, например вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т. д. Специально ого­варивается неофициальный характер подобных пресс-конференций, так как последующие заявления, разъяснения организаторов уточня­ют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностя­ми, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объяв­ленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-цент­ры и т. д.).

Помещение для пресс-конференции выбирается по тем же крите­риям, что и учебная аудитория. Подобные помещения имеют стацио­нарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диало­га журналистов с устроителями пресс-конференций:

♦ микрофоны на столе и в зале;

♦ ТВ-камеры, осветительные приборы;

♦ телефонная связь;

♦ технические службы (машбюро, фотолаборатории);

3.3. Типология мероприятий, направленных на установление отношений... 69

♦ система синхронного перевода;

♦ службы аккредитации;

♦ служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Лучше, чтобы конференция проводилась не в большом зале, а в по­мещении, где ведущий и выступающие легко могут держать в поле зре­ния всех компактно сидящих присутствующих.

На входе в здание должно быть объявление, а на пути между вход­ной дверью и местом проведения пресс-конференции следует разве­сить указатели «пресс-конференция», «гардероб». На столе президиу­ма должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие без труда смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиу­ме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к пе­чати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том слу­чае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные.

Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников повесьте лого­тип вашей организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем

60 х 80 см.

Репетиция выступлений всех участников будущей пресс-конференции необходима как для новичков, впервые выходящих на встречу с журнали­стами, так и для профессионалов. Если предполагается ТВ-трансляция, в этом случае выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответы репетируются с участием статистов.