Обработка данных в Excel

В электронных таблицах доступны такие средства обработки данных, как сортировка, фильтрация и формирование итогов. Использование этих средств требует представления электронной таблицы в виде базы данных или списка. В этом разделе показано, как представить электронную таблицу в виде базы данных и применить к ней аппарат сортировки, фильтрации и формирования итоговых данных, включая средства сводных таблиц.

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Данные, организованные в список, в терминологии Excel называются базой данных (БД). При этом строки таблицы — это записи базы данных, а столбцы — поля записей БД. Чтобы превратить таблицу Excel в список или базу данных, необходимо присвоить столбцам однострочные имена, которые будут использоваться как имена полей записей БД. Следует иметь в виду, что однострочные имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы Excel.

При создании списка или базы данных на рабочем листе Excel необходимо выполнять следующие правила:

1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции, например Фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или одной незаполненной строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.

3. Список может занимать весь рабочий лист.

4. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка. Excel использует эти имена при создании отчетов, в поиске и сортировке данных.

5. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат, рамку или стиль прописных букв, •отличных от тех, которые использовались для данных списка.

6. Чтобы отделить имена столбцов от данных, следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется использовать пустые строки или пунктирные линии.

Сортировка данных. Список БД можно отсортировать по алфавиту, числам или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного столбца или столбцов.

Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке списка БД находятся имена столбцов, то они не будут включены в сортировку. Необходимо иметь в виду, что в этом случае итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому целесообразнее самостоятельно выделять область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех окнах ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым она будет выполнена.

В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет установить порядок сортировки по первому ключу — обычный или определяемый пользователем, задать учет кодировки строчных и прописных букв (учет регистра символов), а также направление сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Для быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки:

Фильтрация данных в списке. С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.

Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка БД с помощью простого средства — автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.