Технологии перевода бумажных документов в электронные. Примеры.

Одной из важнейших задач внедрения систем электронного документооборота считается перевод бумажных документов в электронный вид. С системами документооборота также тесно связано создание электронных архивов, которые могут быть их частью или отдельным независимым проектом. Развитие рынка архивирования и потокового ввода документов стимулируется накоплением в управленческих системах электронных документов, часто не имеющих бумажных аналогов. Повсеместное внедрение электронных архивов и систем документооборота увеличивает потребность в обработке уже существующих огромных бумажных масс и потока вновь возникающих документов. Проблема перевода документационных фондов в электронную форму чрезвычайно актуальна на сегодняшний день. Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов.

Сканирование документов – это получение образа бумажного документа в электронном виде. Оно является неотъемлемой составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумажных архивов к электронным системам хранения информации и работы с ней.

Объектами сканирования могут быть как простые постраничные тексты на листах разных форматов, так и сложные, сброшюрованные (сшитые) документы с большим количеством реквизитов и внешних отметок. Источниками информации могут быль печатные (книги, журналы, статьи, листовки, рекламные материалы) или рукописные документы, ранее отсканированные изображения, мультимедиа источники и другие электронные ресурсы.

Под потоковым (или массовым) вводом обычно понимают наполнение электронных архивов: совокупность операций сканирования, индексации, создания электронных ресурсов из образов документов разного типа.

При сканировании больших объемов данных возникают следующие задачи:

-необходимо провести сканирование документов различных форматов и качества так, чтобы на выходе всегда иметь четкий образ нужного разрешения;

- сделать это быстро, надежно, экономно и качественно.

Одним из наиболее трудоемких и длительных этапов внедрения любой системы электронного документооборота является первичный ввод информации в СЭД. Будь то сканирование и создание минимальной карточки электронного документа с 4-5 атрибутами или полное распознаванием текста документа.

Существуют два основных канала поступления информации, требующей сканирования для размещения в системе электронного делопроизводства: обработка документов по мере их поступления в офис, обработка накопленных данных.

Обработку документов по мере их поступления в офис ведут секретари-делопроизводители в общих отделах. Скорость сканирования в данном случае не важна, следовательно, на рабочем месте секретаря может работать любой планшетный сканер из тех, что используются в офисах. Весь цикл обработки принятой информации проводится на одном месте – ознакомление, создание учетной карточки, сканирование и прикрепление файла, регистрация документа. При частой обработке больших многостраничных документов стоит задуматься о приобретении потокового сканера.

Обработка накопленных данных, эту важную часть работы по заполнению электронного архива, поручают, как правило, сотрудникам IT-отдела компании или аутсорсинговой компании (если документы не являются коммерческой тайной компании). Для автоматизированного ввода большого объёма информации необходимо использование промышленных, высокопроизводительных сканеров. Требуется организовать распределённую систему обработки, в которой каждый сотрудник должен иметь чёткую специализацию: сканирование, распознавание, верификация, экспорт.

Отсканированный материал сохраняется в следующих форматах: JPEG, TIFF одно/много страничный, PDF одно/много страничный. Необходимые параметры современных сканеров: установка разрешения (DPI), просмотр и изменение размера, поворот изображения, автокоррекция цвета, яркости и контрастности, обрезка страниц, очистка изображения от лишних точек, сохранение в файл и т.д.

Как при первом, так и при втором способе получения информации для ввода в СЭД необходим строгий контроль качества выполнения работ. Причем при промышленном сканировании этому вопросу необходимо уделить пристальное внимание. Проверка качества ввода данных должна осуществляться на всех этапах выполнения проекта. При больших объемах должна производиться выборочная проверка качества ввода. При выявлении определенного процента ошибок по конкретному массиву данных, превышающего оговоренный в соглашении, необходимо проводить постраничную сверку.

Экономически оправданной автоматизация ввода становится при обработке от 100 и более документов в день.

Проведение работ по переводу документационного фонда в электронный вид можно подразделить на следующие этапы:

-обследование существующего бумажного архива – количество, качество, форматы и виды документов, которые необходимо будет отсканировать;

-подготовка к сканированию - сортировка по видам, форматам и качеству документов, определение сроков работ для каждого вида отдельно;

-подбор оборудования и программного обеспечения, определение настроек сканирования для каждого вида отдельно;

-сканирование и сохранение изображений в выбранном заказчиком формате;

-проверка соответствия электронной версии бумажному оригиналу, необходимая корректировка, при необходимости пересканирование с другими настройками;

-сохранение полученных данных в требуемых форматах и в заданной структуре, при необходимости запись на электронный носитель;

-автоматическое заполнение уже существующей информационной структуры карточек СЭД - внесение атрибутов, занесение файлов документов при помощи специализированных подсистем;

-распознавание текстов новых документов СЭД и их индексация для осуществления возможностей контекстного поиска.

Если все правильно организовать и реализовать перевод бумажных документов в электронный вид и дальнейшее их хранение позволит Вам значительно ускорить и упростить работу с архивом документов.