Билет №10. 1. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом

1. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация. Изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам: 1) по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ; 2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы; 3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах. Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

2. Поиск документов в государственном архиве. Рассмотрим последовательно этапы поиска ретроспективной документной информации (РДИ). На первом этапе информационного поиска следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования. Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы научно-технических документов (НТД) и кинофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические архивы, архивы общественных движений. На втором этапе информационного поиска следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы создания НСА, имеет свои особенности, так как она формировалась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одинаковым набором справочников. На третьем этапе информационного поиска необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. На четвертом этапе информационного поиска (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.