Информация как административный ресурс.

Сегодня на обычного человека обрушивается огромное количество информации. Издаются новые книги, печатаются тысячи газет и журналов, работают сотни радиостанций, множество телеканалов, развиваются компьютерные информационные сети. И каждое из этих средств стремится привлечь к себе внимание аудитории. Но ведь не каждое передаваемое теми или иными средствами сообщение необходимо человеку. Люди научились отгораживаться от ненужной информации, научились подходить к информации избирательно. А внимание человека остается объектом бешеной конкуренции. Но не все средства информации могут пробиться через защиту человека и еще меньше способны оказать воздействие на человека.

В такой среде задачами пиарменов являются: привлечение внимание аудитории; стимулирование интереса к содержанию своих сообщений; выработка желания целевых групп общественности действовать в соответствии с сообщениями; направление действий тех, кто откликается на сообщения.

Информацией является различение между тем, что могло бы быть и тем, что происходит или сообщается. Информация является событием, которое, актуализируясь, теряет характер информации и можно возвращаться лишь к смыслу информации.

В науке управления под информацией понимается совокупность сведений об объекте управления, явлений внешней среды и их параметрах, свойствах на определённый момент времени.

В литературе различают понятия «данные» и «информация».

Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления.

Суждение о том, что «информация – это власть» правомерно хотя бы потому, что владение ею, позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений.

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. полнота (достаточность). Управленческая информация должна в полной мере отражать управляемые процессы;

2. достоверность. Управленческая информация должна формироваться на основе объективных оценок, исключающих субъективизм и ошибки;

3. оперативность. Информация должна поступать в сроки, достаточные для своевременного принятия управленческого решения, т.е. чтобы за время её передачи и переработки состояние объекта, которое она характеризует, не изменилось;

4. полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

5. готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке;

6. однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

7. минимальная трудоёмкость сбора и передачи;

8. максимальная сохранность;

9. агрегирование (сжатие) информации при передаче её на более высокий уровень управления;

10. передача информации на верхний уровень управления должна строиться по принципу отклонения от нормы.

Информацию классифицируют по различным основаниям.

1. По происхождению на:

· официальную (служебную);

· исходящую от должностных лиц;

· неофициальную (источником являются частные лица).

2. По сферам общественной жизни на:

· экономическую;

· социальную;

· политическую;

· идеологическую.

3. По источникам поступления на:

· внутреннюю, возникшую в органе управления;

· внешнюю, полученную из внешнего источника.

4. По материальным носителям на:

· бумажную (печатную);

· электрическую (телефонную);

· электронную (магнитная лента, диск, оперативные запоминающие устройства).

5. По формам носителей на:

· устную;

· письменную;

· электронных средств;

· средств массовой информации (радио, телевидение, газеты);

· печатную (книги, журналы).

6. По периоду использования на:

· условно-постоянную (справочники, нормативы);

· переменную (оперативные сведения).

7. По направленности применения на:

· универсальную (не имеющей ограниченного круга потребителей);

· специальную (направленную на строго ограниченный круг потребителей).

8. По видам основных функций социального управления на:

· планово-прогнозную (прогнозы, программы и план развития объектов и субъектов управления);

· организационную (об организационной структуре и процессе управления, управленческого труда и т.п.);

· контрольно-учётную (о соответствии хода управленческого процесса цели управления);

· регулятивную (управленческие решения, правила, нормы, указания, и т.п.).

9. По характеру представления на:

· качественную (отражающую существенные свойства социального явления или процесса с позиций предъявляемых к ним общественно необходимых требований их полезности, способности удовлетворить ту или иную социальную потребность);

· количественную (представляющую выявлять величину общественной характеристики социального явления).

Как и всякая классификация, приведённое разделение информации носит условный характер. На практике различные виды информации могут тесно переплетаться друг с другом, а одна и та же информация выступать в различных видах. Для органов государственного и муниципального управления главным источником информации является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной (законодательной) власти субъектов Российской Федерации, а также акты центральных (федеральных) органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетентности.

Указанные документы составляют организационно-правовую базу деятельности органов государственного и муниципального управления, и в тоже время многоканальный источник информации.

Другим источником информации являются приказы, отчёты, справки органов государственного и муниципального управления общей компетенции, которые следят за выполнением органами управления отраслевой и межотраслевой компетенции, возложенных на них задач и функций, принятых планов и программ социально-экономического развития территориальных образований.

Большое значение для повышения эффективности деятельности органов государственного и муниципального управления имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления; справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов государственного управления, собственных актов, поручений руководства, о ходе рассмотрения и разрешения обращений граждан и т.д.

Важным источником внешней информации для органов государственного и муниципального управления являются письменные и личные обращения граждан в органы управления. На основе обобщения обращений граждан в органы государственного и муниципального управления, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного и муниципального управления принимают нормативные акты.

Движение информации в органах государственного и муниципального управления осуществляется в трёх информационных потоках: общем делопроизводстве, телефонно-телексом, электронно-вычислительном.

Делопроизводственный поток пока ещё является преобладающим, господствующим в информационном обеспечении деятельности органов государственного и муниципального управления. Телефонно-телексный и электронно-вычислительный потоки закладывают основы для перехода в будущем на безбумажную информатику, при которой использование документов на бумажном носителе будет сведено к минимуму.

Главным источником информации в государственном и муниципальном управлении являются документы, зафиксированные на определённом носителе. Основным носителем документов пока ещё остаётся бумага. Поэтому основным информационным потоком является общее делопроизводство.

Процесс движения документов в потоке общего делопроизводства включает деятельность по созданию документов (документированию), обработку информации, содержащейся в документах и организацию работы с документами, означающую создание условий, обеспечивающих поиск и хранение документов.

Движение документов в органе управления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов в органе управления.

Примером входящей информации, с которой работают ПР-службы, являются материалы СМИ и различных информационных агентств, сообщения общественности, литература по специальности, нормативные акты, слухи.

Пример исходящей информации: обзор прессы, материалы для прессы – пресс-релизы, обращения, интервью, опровержения, аналитические материалы для руководства, ответы на обращения общественности.

Ко внутренней информации можно отнести базы данных по всем СМИ, по VIP-персонам и знаменитостям, технологии и программы ПР-деятельности, внутренние документы отдела (приказы, инструкции, планы).

Для получения и передачи внешней информации широко используются телефонные средства связи, которые позволяют не только на слух получить устную информацию от внутреннего или внешнего абонента, но и при необходимости записать её на диктофонное устройство.

В последние годы получили широкое развитие документационные, печатающие устройства, подключаемые к телефонным каналам связи (телефаксы) которые позволяют передавать копии документов.

Получает также всё большее развитие электронно-вычислительные потоки информации на основе использования персональных компьютеров. Их объединение в локальные вычислительные сети позволит руководителям и специалистам органов государственного и муниципального управления использовать информацию по различным вопросам, хранящуюся в персональных компьютерах, установленных в структурных подразделениях и у должностных лиц. Однако наибольший эффект может быть получен при создании централизованных вычислительных сетей, объединяющие локальные вычислительные сети органа государственного и муниципального управления в единую вычислительную систему. Такой подхода к формированию информационных систем – органов государственного и муниципального управления позволит сократить до минимума количество документов на бумажных носителях информации и практически перейти к безбумажной информатике в государственном и муниципальном управлении.

Каналами распространения информации являются встречи с общественностью, образовательные семинары, экскурсии, адресная рассылка, выставки, Интернет и, конечно же, СМИ.

Для того, чтобы информация, передаваемая по любому информационному каналу, стала сообщением и не была искажена, этим процессом необходимо управлять.

Этапы управления информацией.

1) Формирование информационного потока. Потребителю выдается максимальный объем информации через СМИ всеми средствами и по любому поводу. Главное – чтобы ее заметили и об организации узнали.

2) Сегментирование информационного потока. Создание ограниченно целевых информационных потоков представляет собой сознательную работу с информацией с учетом определенных правил, включающих:

· умолчание (неблагоприятные факты не афишируются);

· перестановка (наиболее важные позиции выносятся вперед);

· привлечение авторитетного посредника (используется источник, авторитетный для определенной целевой группы);

· подгонка результатов опросов и рейтингов (для получения выгодной картины);

· подбор цитат, удовлетворяющих критериям заинтересованных сторон;

· эмоциональное наполнение субъективного характера;

· монтаж (выбор нужного).

Суть такой деятельности – незаметный для внешних наблюдателей переход от большого объема информации к фрагментам, нацеленным на повышение привлекательности проектов, продуктов, организаций или людей.

3) Формирование информационного партнерства. С целью формирования информационного партнерства организации следует изучить потребности потенциальных партнеров (редакторов, журналистов), установить с ними контакты, создать атмосферу взаимного доверия, открытости, честности. Такое сотрудничество должно быть выгодно для обеих заинтересованных сторон.