Довідково-інформаційні документи: доповідна записка, довідка.

Доповідна записка – це документ, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається зміст про виконання службових доручень, зобов’язань.

Реквізити: 1. Назва виду документа; 2. заголовок; 3. посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається; 4. текст; 5. посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку; 6. дата складання; 7. підпис.

Довідка – документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимого для пред’явлення до іншої установи.

Реквізити: 1. назва виду документа; 2. назва організації, що видає довідку; 3. дата видання; 4. номер; 5. вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував); 6. прізвище, імя, по батькові особи, якій видається довідка; 7. текст; 8.призначення, куди видається довідка; 9. підписи службових осіб; 10. печатка.

29. Довідково- інформаційні документи: протокол, витяг з протоколу.

Протокол – документ, що відображає процес і результати роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення зборів, нарад, засідань, обговорень.

За обсягом бувають:

- Стислі (написані лише ухвали)

- Повні (записано виступи доповідачів, учасників зборів, сформульовано ухвали)

- Стенографічні (усі виступи записано дослівно

Реквізити протоколу:

- Назва документа

- Порядковий номер протоколу

- Назва заходу який протоколюється

- Назва організації, де відбувся захід

- Дата проведення заходу(ліворуч)

- Місце проведення заходу(праворуч на рівні дати)

- Посада, прізвище, ініціали керівників заходу

- Кількісний склад учасників(більше 12осіб називають кількість)

- Порядок денний

- Текст протоколу(СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ)

- Перелік додатків

- Підписи керівників заходу(голови і секретаря)

Витяг з протоколу – відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів та скріплюється печаткою та підписом відповідальної посадової особи.

Реквізити:

- Назва документа

- Номер витягу з протоколу(відповідає номеру протоколу)

- Назва організації, де відбувся захід

- Дата проведення заходу(ліворуч)

- Місце проведення заходу(праворуч на рівні дати)

- Пункт порядку денного, що цікавить особу, якій видають витяг

- Ухвала (повний текст або частина ухвали, яка стосується замовника витягу)

План, тези, конспект як важливий засіб організації розумової праці.

При складанні плану треба пам’ятати, що у пунктах плану перелічуються основні мікротеми тесту. Перший і останній пункти плану співвідносяться як вступ та висновки до тексту. Кожен пункт має бути коротким, чітким, відповідати змісту виділеної частини.

Основні правила складання плану такі:

- Попередньо перегляньте текст,

- Уважно прочитайте текст, визначте головну думку,

- Поділіть текст на смислові частини, визначте мікротеми,

- Сформулюйте пункти плану,

- Спробуйте переказати текст, керуючись складеним планом.

Тези – це короткий виклад принципових положень, які не містять полеміки, фактів і мають бути роз’ясненні та обґрунтовані під час виступу.

Вимоги до складання тези:

- Формулювання думки повинно бути чітке і коротке(4-5 речень)

- Кожне положення містить у собі лише одну думку

- Можна складати тези за абзацами. Іноді одна теза може об’єднувати кілька абзаців

- Записуючи тези, краще їх нумерувати. хоча це необов’язково

Текст повний розгорнутий виклад матеріалу з обраної теми. В основі його лежить певна послідовність, якій підпорядкований і поділ тексту на частини. Виклад краще проводити дедуктивним методом, йдучи від загального положення до часткового докладного його розкриття.

Текст має чіткий поділ на вступ, основну частину та висновки.