ТЕМА 3. Дополнительные возможности текстового процессора для создания серийных документов

Цель работы:

изучение приемов создания серийных документов на примере стандартных писем.

Краткие теоретические сведения:

Под серийными документами подразумеваются документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

§ создание основного документа;

§ создание источника данных;

§ слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещающие на данные, специфические для каждого документа.

Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.)

Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.

Слияние документов выполняется в диалоговом окне Слияние, вызываемом командой Рассылки - Начать слияние.

Задание 1

Выполните слияние документов, которые изображены на схеме (приложение А), и получите письма приглашения на конференцию.

Порядок выполнения задания:

1. Выполните команду Кнопка «Office» - Создать - Новый Документ. Выберите вкладку Рассылки - Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

2. Следуйте пошаговому выполнению, используя кнопку Далее.

Этап 1. Выбор типа документа – письма.

Этап 2. Выбор документа – текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей – создание списка (кнопка Создать). В окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов. Используя кнопки Добавить, Удалить, Переименовать, настройте нужный список адресов (источник данных). Нажмите Ок. Данные заполняются в ячейки строки. Добавьте не менее 7 записей произвольными данными, используя кнопку Создать запись. Сохраните источник данных в файле.

Этап 4. Создание письма (основного документа, приложение А).

Подготовьте основной документ (шаблон), вставляя в него поля слияния. Поля отмеченные < < > > добавляем из вкладки Рассылки, пользуясь кнопкой Вставить поле слияния.

Рисунок 1 – Вставка поля слияния

Сохраните документ в своей папке.

Этап 5. Просмотр писем.

Для замены полей на соответствующие данные из базы данных воспользуйтесь кнопкой . Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.

Для перехода по записям можно воспользоваться соответствующими кнопками , расположенными на панели инструментов Просмотр результатов.

Этап 6. Завершить слияние.

Результатом процесса завершения слияния документов: распечатка получившихся писем или сохранение их в отдельном документе.

Запишите созданные письма в новый документ. Для этого на вкладке Рассылки выбираем Найти и объединить - Изменить отдельные документы – Объединить записи - Все. Сохранить получившийся документ в своей папке.

Задание 2

Произведите изменения в шаблоне письма приглашения на конференцию и источнике данных С писок так, чтобы в результирующем письме к лицам женского пола обращение было «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».