Класифікування кадрової документації. Організаційні і розпорядчі кадрові документи.

Для розв'язання більшості завдань з управління персоналом недостатньо використання окремих форм документа, необхідно спиратися на групи кадрової документації, що перебувають у вза­ємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, результа­тивність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що в змозі забезпечити ефективне використання різних докумен­тів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. Для розуміння технологічного процесу опрацювання кадрової документації необхідно оперувати певними ознаками документів, покладених в основу їх групування.

Первинне групування кадрової документації забезпечує швид­кий пошук, підвищує оперативність роботи з нею, прискорює виконання та здійснення належного контролю. Починається групування зі встановлення зовнішньої подібності документів, тобто зі з'ясування належності об'єкта як цілісності до тієї чи ін­шої якісної визначеності. Однак яку б із ознак ми не брали, ко­жен документ має свою назву. Доки він не має назви, його не від­різниш від піших, він начебто розчиняється в їх загальній масі.

Так, за найменуванням номінала розрізняють: подання, рапорт, заяву, протокол, довідку, характеристику, службовий лист, наказ, пояснювальну чи доповідну записку, запрошення, звіт, акт тощо.

Відповідно до первинних ознак класифікації розрізняють такі групи кадрових документів, зокрема:

За місцем укладення документи поділяють на внутрішні, що не виходять за межі установи, та зовнішні, які за напрямом руху від­носно організації, поділяються на вхідні та вихідні.

До внутрішніх документів відносяться документи, що створені посадовими особами, виходячи з потреб та завдань управління (посадова інструкція, положення про кадрову службу і т. п.).

Вхідні документи поділяють на документи, що підлягають та не підлягають реєстрації

До вихідних документів належать:

♦ документи, що створюються всередині установи і відправля­ються за її межі для керівництва підлеглими органами управлін­ня чи посадовим особам (накази, розпорядження, вказівки);

♦ документи, що були підготовлені на виконання розпоряджень вищих органів управління (інформаційні листи, рішення пра­вління, протокол засідання колегіальних органів тощо);

♦ документи, що були підготовлені у відповідь на інформаційний лист, скаргу, заяву чи пропозицію (листи — відповіді, листи ~ заявки, рішення, наказ тощо).

За складністю побудови: прості (односкладні) та складні. Пере­вага надається простим (односкладним) документам — їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати.

За технологією реєстрування: вихідні документи та похідні до­кументи.

Так, вихідні облікові документи заповнюють відповідно до осо­бистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кад­рів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спе­ціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи призначені забезпечити повну, ймо­вірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контроль­ної та звітної роботи щодо кадрових питань.

До похідних облікових документів належать: алфавітна книга; спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів; жур­нальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (вка­зівні списки, книги та журнали обліку тощо).

За юридичною силою: справжні (істинні), можуть бути чинні та не чинні (втратили юридичну чинність), і підроблені (фальшиві).

За технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом.

За способом документування розрізняють такі документи:

♦ знакові (письмові), до яких належать усі рукописні й маши­нописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

♦ зображальні, в яких зображення об'єктів передане за допо­могою ліній, штрихів. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю. Сюди відносять також фото і відеодокументи — тобто такі, що створені способами фотографування й відеотехніки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо, а також фотодокументи — такі документи, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

За ступенем гласності: конфіденційні та секретні.

На секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу «таємно», «цілком таємно, «особливої важливості». Цей гриф означає, що з документом може бути ознайомлене тільки обмежене коло осіб.

За розголошення інформації документів з грифом секретності, а також за зникнення винні притягаються до відповідаль­ності згідно із Законом України «Про державну таємницю».

За призначенням створення: оригінали (дублікати) та копії.

Оригінал — документ, у якому відомості про автора, час та місце створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного доку­мента — це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляються підпис відповідальної особи і в разі потре­би — відбиток печатки.

♦ Дублікат — повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у ра­зі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка — «Дублікат».

♦ Копія — точне відображення оригіналу. На копії в правому верхньому куті проставляється відмітка «Копія».

Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням назви посади відповідального працівника, який засвідчив копію, його підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.

♦ Витяг з організаційного документа відображає тільки части­
ну певного документа (наприклад, витяг з наказу, рішення
колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.

За джерелами виникнення: первинні та вторинні.

За формою подання: індивідуальні та уніфіковані (в т.ч. трафа­ретні).

Перші створюються у кожному окремому випадку для розв'я­зання конкретної управлінської ситуації. Другі відображають од­норідні питання й складаються за певними зразками (типові по­ложення, типові інструкції і т. ін.).

Уніфіковані (трафаретні) документи виготовляються друкар­ським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски.

За характером знакових засобів: текстові та нетекстові. Тексто­вий документ — це документ, зміст якого зафіксовано письмови­ми знаками. Нетекстові — це зображальні та аудіовізуальні доку­менти.

За призначенням до сприйняття: машиночитані, тобто ті, що читаються машиною, та ті, що читаються людьми»'

За терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання (до 10 років)

За доступом до користуванням інформацією: ті документи, що містять відкриту (загальнодоступну) інформацію, та документи з обмеженим доступом (для службового користування).

За терміном виконання: звичайні або безстрокові, термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником.

За базовими для кадрової служби ознакамиможна виділити чо­тири основні класи кадрової документації: первинно-облікова документація, організаційно-розпорядча документація, особова документація, звітно-статистична документація.

Організаційно-розпорядча документація

Організаційно-розпорядча документація з кадрових питань зак­ріплює трудові правовідносини громадян з установами, організа­ціями, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі види документів, що застосовуються у загальному діловодстві.

До організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань належать такі документи:

А. Організаційні:

♦ статут, штатний розпис, структура і штатна чисельність, рег­ламент;

♦ положення про кадрову службу, положення про проходження атестації, положення про зарахування до резерву, положення про конкурсний відбір, положення про нагородження;

♦ колективний договір, колективна угода;

♦ посадові інструкції, інструкції щодо роботи із заявами гро­мадян;

♦ правила внутрішнього розпорядку, правила роботи із заява­ми та скаргами, регламенти.

Б. Розпорядчі:

♦ накази з особового складу;

♦ розпорядження щодо надання відпустки, відрядження;

♦ рішення колегіальних органів;

♦ вказівки заступника керівника з персоналу тощо.

В. Інформаційно-довідкові:

♦ службові та рекомендаційні листи, пропозиції;

♦ довідки, доповідні та пояснювальні записки;

♦ списки працівників установи, графіки відпусток;

♦ подання про призначення, переміщення або заохочення;

♦ плани робіт із зазначенням термінів їх виконання;

♦ огляди, оголошення тощо.

За вищезазначеним класифікатором ДКО10-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) — органі­заційно-розпорядча документація, значну частину якої стано­вить кадрова документація містить три підкласи:

0203 Документація 0204 Документація
з управління з оцінки трудової

кадрами діяльності

Організаційні та розпорядчі документи мають бути юридично обгрунтованими, стислими, грамотними, в разі потреби погод­женими із зацікавленими установами чи посадовими* особами, які згідно з власною компетенцією безпосередньо причетні до вирішення порушених питань.

Закінчені виробництвом та узгоджені з усіма зацікавленими сторонами проекти розпорядчих документів з особового складу передаються на підпис керівнику. В разі не виявлення порушень правил підготовки та оформлення кадрові документи підписує ке­рівник установи. Особливу увагу необхідно звернути на розроб­лення посадових інструкцій працівників з роботи з персоналом. Зокрема, визначення критеріїв оцінювання праці, навантаження; раціональну організацію робочих місць, забезпечення персональ­ними ЕОМ, новітніми технологіями тощо.

Питання до самоконтролю:

1. Яким чином класифікується кадрова документація?

2. Які ви знаєте організаційні кадрові документи?

3. Які ви знаєте розпорядчі кадрові документи?

4. Які ви знаєте інформаційно-довідкові кадрові документи?