Что такое «эффективность ИТ»?

12.05.2006

Евгений Зиндер,
президент фонда ФОСТАС,
e-mail: ezinder@fostas.ru

Во всем мире опора на модели эффективности ИТ считается нормой. Но в отечественной практике работа с эффективностью ИТ развита плохо. У нас бытует не только противоречивость мнений об этом понятии, но даже принципиальные сомнения в возможности его определения и существования. Поэтому мы сочли нужным рассмотреть «коренной» вопрос: что же это такое —
эффективность ИТ?

Сейчас трудно найти человека, который сказал бы, что в его организации не нужны компьютеры и информационные системы. Но это не снимает множества «вечных» вопросов: в каком случае применение ИТ может считаться эффективным для организации? какой набор ИТ-систем будет наиболее эффективным сегодня и какой — завтра? будет ли выбранная ИТ-система более эффективной, чем альтернативные?.. У руководителей вопросы возникают при выделении денег на развитие ИТ и при оценке эффективности их использования. У специалистов — при выборе направлений этого развития и создании конкретных ИТ-систем. Ответ на такие вопросы осложняется тем, что эффект от применения ИТ-системы чаще всего весьма непросто выделить «в чистом виде». Наверное, поэтому специалисты и руководители ИТ-подразделений нередко сталкиваются во мнениях по поводу того, что такое эффективность ИТ, есть ли она вообще и как может быть выражена. Например, можно встретить такие утверждения:

— у ИТ-систем эффективности быть не может, она есть только у бизнес-проекта или у предприятия в целом;

— говорить об эффективности ИТ-системы можно, но только в тех случаях, когда она явно выражена в денежном эквиваленте, то есть в денежной форме посчитана окупаемость затрат на ИТ;

— ИТ-системы такими многообразными и неформализуемыми путями влияют на предприятие, что нечего даже пытаться подсчитать их экономическую эффективность, тем более — окупаемость затрат на ИТ.

В такой ситуации вряд ли было бы правильно просто говорить о готовой схеме определения эффективности ИТ, поскольку для читателя это была бы лишь еще одна точка зрения. Поэтому давайте попробуем рассмотреть проблему с разных сторон и наметить подход к ее решению.

2.3.1. Общие подходы к оценке информационных технологий

В качестве достаточно универсального общего критерия эффективности любых видов

технологий можно использовать экономию социального времени5, которая достигается в ре-

зультате их практического использования.

Эффективность данного критерия особенно хорошо проявляется на примере информа-

ционных технологий.

Какие же виды информационных технологий представляются с точки зрения этого кри-

терия наиболее перспективными сегодня и в ближайшем будущем?

Необходимость экономии социального времени opиeнтиpуeт наше внимание, в первую

очередь, на технологии, связанные с наиболее массовыми информационными процессами,

оптимизация которых, как представляется, должна дать наибольшую экономию социального

времени именно благодаря их широкому и многократному использованию.

2.3.2. Оценка уровня информационных технологий

Уровень используемых информационных технологий может быть оценен на основе ка-

чественных и количественных характеристик.

Социальное время - темп и ритм протекания событий за определенный период существова-

ния индивида, группы или общества.

К качественным характеристикам относится например:

уровень автоматизации в реализации отдельных фаз по работе с информацией (сбор,

накопление, хранение, передача, обработка, выдача);

используемая платформа в организации автоматизированных информационных тех-

нологий;

степень интеграции видов информационных технологий;

использование электронного документооборота, современных средств телекоммуни-

каций и другие.

Количественные характеристики информационных технологий основаны на использо-

вании показателей оценки качества, например, надежность, мобильность, модифицируе-

мость, эффективность и т.д. [4]. Ниже рассматриваются показатели, связанные с экономиче-

ской эффективностью.

2.3.3. Критерии эффективности применения информационных

технологий

Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих по-

ка, единого общепризнанного определения.

Эффективность — это одна из возможных характеристик качества системы, а именно

ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования сис-

темы.

В дальнейшем будем понимать под эффективностью информационных технологий ме-

ру соотношения затрат и результатов применения информационных технологий [30].

В качестве основных показателей эффективности часто рассматривают показатели эко-

номической эффективности: экономический эффект, коэффициент экономической эффек-

тивности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений и т.д.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выражен-

ный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления.

Так, для организаций, использующих информационные технологии, основными источ-

никами экономии являются:

улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате ис-

пользования информационных технологий6;

сокращение сроков освоения новых информационных технологий за счет их лучших

эргономических характеристик;

сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач

в эксплуатацию при внедрении нового инструментария информационных технологий;

повышение технического уровня, качества и объемов информационно-

вычислительных работ;

увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подго-

товки и передачи информации;

уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, заня-

того обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки

Здесь подразумевается использование автоматизированных информационных технологий

информации, переработкой и получением информации;

снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных

задач с использованием новых информационных технологий в организации-потребителе ин-

формационных технологий;

снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает

величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или

эксплуатации информационных технологий, на один рубль единовременных капиталь-

ных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) —

показатель эффективности использования капиталовложений — представляет собой

период времени, в течение которого произведенные затраты на информационные тех-

нологии окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности информационных технологий основано на принципах

оценки экономической эффективности производства и использования в народном хозяйстве

новой техники, с учетом специфики информационных технологий.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки

информационных технологий на основе данных технических предложений и прогноза ис-

пользования.

Предварительный эффект является элементом технико-экономического обоснования

разработки информационных технологий и используется при планировании разработки и их

внедрения.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на

основе достигнутых технико-экономических характеристик и прогнозных данных о макси-

мальных объемах использования информационных технологий.

Потенциальный эффект используется при оценке деятельности организации-

разработчиков информационных технологий.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде гарантированного

экономического эффекта для конкретного объекта внедрения и общего гарантированного

внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта внедрения рассчи-

тывается после окончания разработки для одного внедрения на основе данных о гарантиро-

ванном разработчиком удельном эффекте от применения информационных технологий и га-

рантированных пользователем сроках и годовом объеме использования информационных

технологий.

Гарантированный эффект от одного внедрения информационных технологий рассчиты-

вается при оформлении договорных отношений между организацией-разработчиком и орга-

низацией-пользователем. Гарантированный общий эффект служит для обоснования цены на

информационные технологии, выбора варианта их производства и внедрения.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных учета и сопос-

тавления затрат и результатов при конкретных применениях информационных технологий.

Фактический эффект используется для оценки деятельности организаций, разрабаты-

вающих, внедряющих и использующих информационные технологии, для определения раз-

меров отчислений в фонды экономического стимулирования, а также для анализа эффектив-

ности функционирования информационных технологий и выработки технических предложе-

ний по совершенствованию информационных технологий и условий их применения.

Показатели экономической эффективности информационных технологий определя-

ются на основе:

экономической оценки результатов влияния информационных технологий на конеч-

ный результат их использования;

экономической оценки результатов влияния на технологические процессы подготов-

ки, передачи, переработки данных в вычислительных системах;

экономической оценки результатов влияния информационных технологий на техно-

логический процесс создания новых видов информационных технологий.

2.3.4. Расчет экономического эффекта при внедрении

информационных технологий

Современные информационные технологии обеспечиваются средствами компьютерной

и коммуникационной техники. Естественно, что их использование требует капитальных

вложений (приобретение техники, программного обеспечения и др.). Поэтому, внедрению

информационных технологий должно предшествовать экономическое обоснование целесо-

образности их применения, обоснования выбора платформы и т.д. Иными словами, должна

быть рассчитана эффективность применения информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования информации понимают

целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при

формировании, передаче и обработке данных.

Различают расчетную и фактическую эффективность [2].

Расчетная эффективность определяется на стадии проектирования автоматизации

информационных работ. Фактическая эффективность рассчитывается по результатам вне-

дрения автоматизированных информационных технологий.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат жи-

вого и овеществленного труда. При этом установлено, что чем больше участков прикладных

работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспе-

чение.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники

подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью информационных технологий понимают

экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате

сокращения численности персонала, связанного с реализацией информационных задач

(управленческий персонал, инженерно-технический персонал и т.д.), уменьшения фонда за-

работной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматиза-

ции конкретных видов информационных работ.

Косвенная эффективность проявляется в конечных результатах деятельности органи-

заций. Например, в управленческой деятельности ее локальными критериями могут быть:

сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитиче-

ских работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности тру-

да и т.д. При анализе косвенной эффективности основным показателем является повышение

качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к эко-

номии живого и овеществленного труда. Оба вида рассмотренной экономической эффектив-

ности взаимоувязаны.

Экономическую эффективность определяют с помощью трудовых и стоимостных по-

казателей.

Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного

периодов.

В качестве базисного периода при переводе отдельных работ на автоматизацию прини-

мают затраты на обработку информации до внедрения информационной технологии (при

ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации инфор-

мационных работ - затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматиза-

ции. При этом пользуются абсолютными и относительными показателями.

Например, на ручную обработку документов следует затратить 100 чел./час. (T0), а при

использовании информационных технологий - 10 чел./час. (T1).

Абсолютный показатель экономической эффективности TЭК составляет:

TЭК = T0 – T1 = 100 – 10 = 90 чел./час.

Относительный индекс производительности труда

JПТ = 0, 10

означает, что для обработки документов при автоматизации требуется по сравнению с руч-

ной обработкой только 10 % времени.

Используя индекс производительности труда JПТ., можно определить относительный

показатель экономии трудовых затрат. В примере, при обработке документов в результате

применения информационной технологии экономия составит 90 %.

Наряду с трудовыми показателями, рассчитываются и стоимостные показатели, т.е. оп-

ределяются затраты (в денежном выражении) на обработку информации при базисном (C0) и

отчетном (C1) вариантах.

Абсолютный показатель стоимости CЭК определяется соотношением:

CЭК = C1 - C0.

Индекс стоимости затрат рассчитывается по формуле

Jст.зат = C1 / C0.

Срок окупаемости затрат Tок устанавливается по формуле:

Tок = ((З0 + П0) Кэ ф) / (C0 – C1),

где З0 - затраты на техническое обеспечение;

П0 - затраты на программное обеспечение;

Кэ ф - коэффициент эффективности.

Технологические стадии разработки автоматизированных информационных технологий

и систем регламентируются российскими и международными стандартами.

Глава 2.4. В ИДЫ О БРАБОТКИ ДАННЫ Х

2.4.1. Процедуры обработки данных в зависимости от видов

представления данных

Обработка данных представляет собой последовательность операций, производимых

над данными. Процедуры обработки данных могут различаться в зависимости от форм и ви-

дов представления данных (Рис. 2.4, Рис. 2.5).

В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и буквенное ото-

бражение информации в различных вариантах и сочетаниях: документы, тексты, таблицы,

файлы, базы данных и др. В информационных технологиях, применяемых в экономической

деятельности, как и в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях широко использу-

ются также изображения, речь, звуки, сигналы и т.д.

В управлении технологическими процессами и объектами дискретного и непрерывного

действия более всего актуальна обработка сигналов, сообщений для управления на низовом,

производственном уровне.

ля среднего и верхнего уровней управления предприятием информация обобщается,

группируется, агрегируется, чтобы получить более полную и достоверную картину состоя-

ния всего производства при принятии управленческих решений.

Информационные технологии разделяется на классы (инструментарий) по типу обраба-

тываемой информации (рисунок) и могут объединяться в интегрированные технологии.

Обработка цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз дан-

ных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет свои особенности и специфику,

реализуется видами инструментария информационных технологий:

1. Текстовые процессоры: Microsoft Word, Word Perfect, Лексикон, Lotus и др.;

2. Электронные таблицы: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Corel Quattro Pro, Sun Star Of-

fice Calc и др.;

3. Программы презентационной графики: Microsoft Power Point, Corel Presentations,

Lotus Freelance Graphics, Sun Star Office Impress и др.;

4. WEB-редакторы: Microsoft Front Page, Netscape Composer, Macromedia Free Hand и

др.;

5. Почтовые клиенты: Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Messen-

ger, The Bat и др.;

6. Редакторы растровой графики: Adobe Photoshop, Corel Photo-Paint и др.;

7. Редакторы векторной графики: Corel Draw, Adobe Illustrator и др.;

8. Настольные издательские системы: Adobe Page Maker, Quark Xpress, Corel Ventura,

Microsoft Publisher и др.;

9. Средства разработки: Borland Delphi, Microsoft Visual Basic, Borland C++ Builder,

Microsoft Visual C++ и др.

Виды

обрабаты- Объекты Числовые Текстовые Изображе-

ваемой реального Знания

данные данные ния

информа- мира

ции

Электрон-

Мульти- ные таб-

Виды медиа, лицы, Текстовые

информа- объектно- СУБД, Системы

Эксперт- редакторы,

ционных ориенти- алгорит- компью-

ные издатель-

техноло- рованные мические терной

системы ские

гий языки языки графики

програм- системы

моделиро-

вания мирования

Список использованной литературы

1. Автоматизированные ИТ / Под ред. Г.А. Титоренко - М.: Финансы, статистика, информатика, 1998.

2. Громов Г.Р. Очерки. Информационные технологии - М.: ИНФОАРТ, 1993

3. Даниловский Ю.Г. и др. Информационная технология в промышленности - М.: Высшая школа, 1988.

4. Информационные системы в экономике /Учебник под редакцией Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996.

5. Иоффе А.Ф. Персональные ЭВМ в организационном управлении - М.: Наука, 1988.

6. Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. Назарова С.В. - М.: Финансы и статистика, 1995.

7. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2002. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2002. – 920 с.

8. Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике: Учебно-практическое пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: МЭСИ, 1999. – 136 с.

9. Макарова Н.В. Информатика: Учеб. пос. - М.: Финансы и статистика, 1997, 368с.

10. Макарова Н.В. Информатика: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1997, 768с.

11. Петров В.Н. Информационные системы: Учебник. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с.

12. Севрун М.А. АРМ экономиста-аналитика промышленного предприятия - М.: Финансы и статистика, 1990.

13. Советов Б.Я. Информационные технологии М.: Высшая школа, 2004

14. Федоров А.Г., Борзенко А.Е. Мультимедиа для всех - М.: ПИРИТ, 1995

15. Экономическая информатика и вычислительная техника / под ред. В.П. Косарева, Л.Ю. Кополева - изд. 2-е - М.: Финансы и статистика, 1996. - 33с.

16. Якубайтис Э.Я. Информационные технологии в экономике: Учебно-практическое пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: МЭСИ, 1999. - 138 с.