Методические приемы документальной проверки

Каждая хозяйственная операция оформляется соответствующими документами. Ими же обосновываются записи в регистрах синтетического и аналитического учета. На основе регистров бухгалтерского учета составляются бухгалтерский баланс и отчетность. Поэтому аудиторы для оценки достоверности совершенных хозяйственных операций, прежде всего, прибегают к использованию методических приемов проверки документов и записей в регистрах бухгалтерского учета.

В зависимости от содержания контроля и состояния бухгалтерского учета используются различные методические приемы проверки документов. Среди них следует выделить формальную, арифметическую, экспертную, логическую, экономическую, нормативно-правовую, встречную проверку, контрольное сличение, обратный счет, оценку документов поданным корреспондирующих счетов, аналитическую (счетную) проверку отчетности и балансов, сравнение и др.

Формальная проверка предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей.

Арифметическая проверка включает правильность проставленных цен в документе, приведенных наценок, скидок, произведенных вычислений.

Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и направлена на выявление подделок в документах. Встречаются различные подделки: дописка текста, букв, цифр, зачеркивание, частичное или полное удаление написанного текста, цифровых записей, подделывание подписей и т.п. Они могут быть выявлены при внимательном осмотре документа. Обычно доброкачественный документ имеет одинаковые цвет бумаги, печатный текст или чернила, каллиграфию письма или шрифт букв, устойчивые цифры и буквы. Поддельные документы подлежат глубокому изучению. Для этих целей используют другие приемы проверки документов (логическую и встречную проверку), что позволяет получить дополнительные доказательства о подделке. Такие документы целесообразно направлять в специальные лаборатории на криминалистическую экспертизу. Ее заключение используется для бесспорного доказательства совершенных злоупотреблений.

При логической проверке путем сопоставления хозяйственной операции, отраженной в документе, с различными взаимосвязанными показателями и фактами определяется, была ли объективная возможность ее возникновения.

Логическая проверка во взаимосвязи с другими методическими приемами проверки документов позволяет выявить сокрытия хищений, приписки выполненного объема работ и другие злоупотребления.

При нормативно-правовой проверке устанавливается соответствие совершенной операции действующим правилам, требованиям устава или учредительного документа, законам, утвержденным нормам, сметам, лимитам и т.п. При их наличии составляются расчеты и аналитические таблицы, выясняются последствия и виновные лица, определяется ущерб, причиненный неправомерными действиями работников организации.

При экономической проверке выясняются целесообразность совершенной операции, обеспеченность операции источниками финансирования, плановыми расчетами, изучаются полученные результаты от данного факта или его влияние на конечный финансовый результат.

Сущность встречной проверки заключается в изучении достоверности операций путем сопоставления документов и записей в учетных регистрах, относящихся к одним и тем же операциям.

При контрольных сличениях остаток на начало проверяемого периода вместе с документируемым приходом должен быть равен документируемому расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода. Начальные и конечные остатки обычно основываются на данных инвентаризационных описей. Такие сличения находят широкое применение для проверки правильности оприходования и списания в расход отдельных наименований материальных ценностей, достоверности аналитического учета и т.д.

Обратный счет используется для проверки размера необоснованного списания сырья на производство при выпуске определенного вида готовых изделий. Сущность приема состоит в том, что по фактическому выпуску готовых изделий исчисляется расход сырья в соответствии с установленными нормами за межинвентаризационный период, который сопоставляется с фактически произведенными списаниями сырья по первичным документам за это же время. В результате устанавливают факты незаконного списания сырья и материалов на производство.

При применении проверки документов по данным корреспондирующих счетов выявляют документы, по которым совершены незаконные операции, а иногда и злоупотребления. Это может выражаться в неверной корреспонденции счетов, несоответствии записей в регистрах бухгалтерского учета приложенным документам, отсутствии бухгалтерских проводок, свертывании сальдо по отдельным счетам, повторении корреспонденции в одинаковых суммах по одному и тому же документу в необоснованных документами сторнировочных и дополнительных записях на счетах бухгалтерского учета.

Среди методических приемов проверки документов особое место занимает аналитическая (счетная) проверка отчетности и балансов. Посредством этого приема изучается соответствие показателей отчетности данным аналитического и синтетического учета, согласованность показателей в отдельных формах бухгалтерской отчетности и баланса, в учетных регистрах и первичных документах. Этот прием обычно применяется в сочетании с другими приемами контроля, что позволяет осуществить нетолько техническую (счетную) проверку бухгалтерской отчетности, но и изучить состояние расчетных взаимоотношений с финансовыми органами по платежам налогов и сборов в бюджет, с банками, а также с другими субъектами по различным расчетам.

При изучении финансовых результатов и состояния сохранности имущества организации широко используется сравнение. С его помощью фактические данные, отраженные в
отчетности, сопоставляются с базисными периодами, нормативными и другими показателями.

В ряде случаев аудит связан с изучением большого потока документации и бухгалтерских записей. Поэтому проверка документов и записей в учетных регистрах не может быть сплошной. В практической работе аудиторы используют различные варианты выборочной проверки документов: проверка части документов за изучаемый период, проверка однородных операций за несколько месяцев, за последний месяц каждого квартала, за последний квартал или даже за последние два месяца. Наиболее приемлемым является первый вариант: в этом случае риск сводится к минимуму, так как вероятность ошибки может оказаться незначительной.

Если в результате выборочной проверки документов будут выявлены ошибки, следует осуществить сплошной контроль.