Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Проводим организационную диагностику - Учимся искать и решать проблемы своего бизнеса!
|
|
Смысл и назначение организационной диагностики состоит в том, чтобы провести полную «инвентаризацию» накопившихся проблем и противоречий, выявить их причины и найти оптимальные точки развития – глубинные внутренние факторы, влияющие на решение всех или большинства проблем предприятия.
v Что такое проблема?
Организационная проблема существует при выполнении трех условий:
§ Во-первых, имеется устойчивый разрыв между действительным и желаемым. В организациях подобные разрывы, свидетельствующие о наличии проблемы, возникают в оценках количественных и/или качественных показателей эффективности предприятия. Например, это могут быть расхождения между достигнутым и нормативным уровнем чистой прибыли, рентабельности инвестиций, объема продаж, текучести кадров, удовлетворенности клиентов, компетентности персонала и др.
§ Во-вторых, экспертам и руководителям организации не известны способы преодоления этого противоречия. Это означает, что истинные причины бизнес-проблемы им достоверно не известны и требуют специальной диагностики.
Например, удовлетворенность клиентов может упасть по разным причинам: из-за ухудшения качества продукции, падения уровня обслуживания, увеличения времени выполнения заказов, сужения ассортимента и др. Более того, действительная причина проблемы может вообще не осознаваться руководителями, поскольку она находится за пределами привычного для них круга факторов. Скажем, это могут быть некие стереотипы мышления или отсутствие в организационной культуре некоторых ключевых ценностей, например, качества, доверия или ориентации на клиента.
§ В-третьих, в организации существует лицо или группа лиц, обеспокоенных этим противоречием. Другими словами, выявленное расхождение кого-то волнует, и это лицо предпринимает определенные умственные или практические действия для его преодоления.
v Наиболее типичные проблемы российских предприятий:
§ Ухудшение финансовых показателей.
§ Невыполнение планов продаж.
§ Недовольные клиенты.
§ Непредвиденные потери и убытки.
§ Регулярные задержки в выполнении проектов и заказов клиентов.
§ Высокая текучесть кадров.
§ Низкая квалификация персонала.
§ Неудовлетворительное качество продукции и услуг.
§ Просроченные дебиторская и кредиторская задолженности.
§ Низкая производительность труда.
§ Межличностные конфликты.
§ Снижение управляемости организации.
§ Боязнь перемен, сопротивление изменениям.
§ Несогласованность действий подразделений.
§ Демотивирующий стиль управления.
§ Снижение удовлетворенности и лояльности персонала.
§ Неликвидные запасы готовой продукции.
§ Чрезмерные накладные расходы и др.
v Как же проводится общая организационная диагностика?
Ключевые шаги диагностики, каждый из которых дает ценный результат:
§ Определение задачи – что не устраивает и хотелось бы изменить, целевое состояние.
§ Сбор и анализ проблем, понимание причинно-следственных связей и значимости проблем для компании. Проблемное поле.
§ Анализ состояния по подсистемам, который дает более глубокое и полное понимание ситуации в компании. Анализ может быть как по проблемным областям, с учетом компании в целом, так и системный - по всей организации. Здесь может быть полезной участие экспертов.
§ Переход от проблем к приоритетам и программе развития, для принятия решений руководителем.
§ Отчет о состоянии организации, анализ, предложения и их обоснование.
Для этого применяются специальные методы и процедуры. Наиболее информативный и мощный метод – диагностические интервью с руководителями и сотрудниками предприятия. В ходе интервью консультант с помощью проблемных и уточняющих вопросов управляет мышлением собеседника и ведет его от банальных жалоб (например, «мало платят!» или «теснота в производственных помещениях») к определению истинных проблем организации и выявлению их причин.
Ø Диагностическое интервью – это доверительная беседа, совместное размышление, интеллектуальный и эмоциональный диалог консультанта и руководителя, приводящий к осознанию не только самих проблем, но часто и методов их решения.
Ø Помимо интервью в арсенале консультантов, проводящих диагностику, имеются и другие методы получения диагностической информации:
ü встречи по сбору данных;
ü анализ управленческой документации;
ü диагностическое наблюдение.
Диагностическая информация, собранная с помощью указанных методов, проходит далее несколько этапов переработки:
1. Формулирование и экспертная оценка организационных проблем.
2. Логический анализ организационных проблем.
3. Выявление корневых проблем организации.
4. Определение оптимальных «точек развития» организации.
5. Разработка детального плана организационных изменений.
1. Формулирование и экспертная оценка организационных проблем.
Формулировки бизнес-проблемы – это утверждения, содержащие описание организационных явлений, которые оцениваются руководителями и сотрудниками как нежелательные для предприятия и/или имеющие негативное влияние на его развитие и функционирование.
Например, уменьшаются рентабельность продаж и маржинальная прибыль компании; работники предприятия испытывают дефицит признания и поощрений со стороны руководителей; рабочие в цехе ориентированы на зарплату за работу, а не за результат; у большинства сотрудников предприятия преобладает прохладное и равнодушное отношение к труду.
Если известна причина того или иного явления, то она может быть включена в формулировку бизнес-проблемы. Это позволяет существенно сократить общий перечень проблем и упростить анализ проблемного поля организации. Например:
§ Нерациональная организация труда в цехе отражается на объеме производства и сроках выполнения заказов;
§ Боязнь личной ответственности и ошибки руководителей подразделений приводят к искажению информации, поступающей на верхний уровень управления;
§ Монтажные участки испытывают нехватку инструментов, вследствие этого возникают простои, снижается производительность и оплата труда;
§ Практика штрафов и взысканий демотивирует работников, снижает их лояльность, ухудшает социально-психологический климат в коллективе;
§ Происходят задержки в предоставлении документов с монтажных участков, отчего возникают «сбои» в поставках, и увеличивается время подготовки производства.
Все выявленные организационные проблемы проходят тщательную экспертную оценку со стороны ключевых руководителей и сотрудников предприятия. В результате из общего списка исключаются формулировки проблем, которые, по мнению экспертов, излишне жесткие или просто-напросто не соответствуют действительности. При этом некоторые проблемы могут быть уточнены и выражены в более мягких формулировках.
2. Логический анализ организационных проблем.
Оставшиеся в списке проблемы подвергаются более тонкому логическому анализу.
Предварительно для удобства и облегчения анализа все проблемы могут быть классифицированы и разделены на определенные группы. Например:
ü подбор и текучесть кадров,
ü маркетинг и продажи,
ü организация производства,
ü мотивация и стимулирование труда,
ü стиль управления и др.
Конечный результат логического анализа – построение проблемного поля организации. Проблемное поле включает в себя не только формулировки выявленных проблем, но и причинно-следственные связи между ними.
Не секрет, что все организационные проблемы логически взаимосвязаны. Решение любой из них прямо или косвенно влияет на решение множества других проблем. Цель диагностики состоит в том, чтобы на основе анализа проблемного поля обнаружить корневые проблемы, решение которых полностью устраняет или хотя бы ослабляет все остальные проблемы предприятия. Поэтому, способы решения корневых проблем – это и есть оптимальные точки развития, в которых необходимо энергично и концентрированно воздействовать на организацию с целью ее «лечения» и преобразования.
3. Выявление корневых проблем организации.
В соответствии с терминологией теории ограничений, корневые проблемы – это истинные причины организационных проблем, воспринимаемых руководителями как нежелательные явления.
К нежелательным явлениям относятся явные проблемы организации, например, сокращение объема продаж или клиентской базы предприятия, уменьшение чистой прибыли, увеличение производственных потерь и др.
Факты возникновения таких проблем, как правило, очевидны или легко регистрируются с помощью систем бухгалтерского и управленческого учета. Однако чтобы добраться до их истинных причин, необходимо выявить непосредственные причины нежелательных явлений, определить причины этих причин и далее, действуя таким же образом, провести полный и глубокий логический анализ всех проблем организации.
В итоге все проблемное поле может быть разделено на три уровня.
В дальнейшем на основе анализа проблемного поля формулируются локальные и системные решения выявленных организационных проблем.
v Выводы.
Общая диагностика предприятия направлена на определение всего комплекса организационных проблем и выявление их причин. Это главное. Вместе с тем, диагностика позволяет получить ряд важных дополнительных результатов. К ним относятся:
§ новая ценная информация о состоянии организации;
§ «размораживание» организации;
§ снижение сопротивления переменам;
§ запуск процесса организационных изменений;
§ повышение управленческой квалификации руководителей;
§ переосмысление собственного управленческого опыта, ошибок и достижений;
§ практические рекомендаций по развитию компании;
§ детальный план организационных изменений.
Общая диагностика предприятия служит мощным инструментом организационного развития и формирует основу для принятия важных стратегических решений и преобразования организации.
|
|