ПОЛОЖЕННЯ про архів матеріалів відділу променевої діагностики

1. Архів матеріалів променевої діагностики є складовою частиною відділу променевої діагностики.

2. Відповідальність за облік, зберігання та видачу матеріалів архіву здійснює завідуючий відділом променевої діагностики. При зміні завідуючого відділом передача архіву оформлюється приймально-здавальним актом спеціально створюваній комісії, яка перевіряє стан та організацію роботи архіву.

3. Особи, винні у необгрунтованому знищенні архівної документації, притягаються до відповідальності у встановленому законом порядку.

4. Зберіганню у архіві підлягають носії зображувальної діагностичної інформації (рентгенограми, флюорограми, електрорентгенограми, фото-, кінозображення, зображення на магнітній плівці, стрічці, дискетах та ін.).

5. Архів поділяється на три частини:

5.1. Оперативний архів на хворих, обстежених протягом року.

5.2. Основний архів із строком зберігання носіїв діагностичної інформації більше року.

5.3. Навчально-науковий архів.

6. Оперативний архів знаходиться безпосередньо у відділі променевої діагностики. Матеріали цього архіву зберігаються у спеціально виділеній кімнаті на стелажах або шафах, встановлених у коридорі відділу променевої діагностики.

Основний архів має зберігатися у приміщенні, розташованому у загальному лікувальному корпусі, бажано у підвальному поверсі без вікон. При наявності вікон вони екрануються від прямого сонячного проміння шторами чи жалюзями. Приміщення архіву має бути сухим. Середня відносна волога - 60 - 70 %. Температура повітря - 17 - 19° C.

Навчально-науковий архів зберігається разом з оперативним архівом на полицях або у шафах.

7. Рентгенівська і флюорографічна плівка випускається на триацетатній основі, внаслідок чого не є матеріалом, що самозаймається, та вимагає підвищеного протипожежного режиму. Рентгенівська плівка зберігається у шафах, на полицях, виготовлених з деревини чи металу, поділених на секції шириною 50 см, такої ж глибини і висоти. Освітлення сховища електричне, лампи розжарювання і денного світла повинні бути закриті плафонами. Всі рентгенограми одного хворого зберігаються в індивідуальному пакеті з жорсткого паперу розміром 16 х 41 см. Пакети розміщуються вертикально, у порядку номерів амбулаторних карт чи історій хвороб за роками. В архіві з порівняно невеликим обсягом матеріалу припускається систематизація у алфавітному порядку за прізвищами.

8. Інші плівкові та паперові носії, у тому числі листові флюорограми, зберігаються разом з рентгенограмами у спільному пакеті, рулонні матеріали - у секційних шафах, картотеках, магнітні носії та кіноматеріали - відповідно до заводської інструкції, ехограми - у спеціальній картотечній шафі у відділі променевої діагностики.

9. Для ведення архіву вводиться посада медичного реєстратора із розрахунку 1 посада на 500 ліжок лікувально-профілактичного закладу, а в поліклінічних установах - 1 посада на 1000 відвідувань у зміну. Обов'язки працівників архіву визначаються посадовими інструкціями, затвердженими керівником установи.

10. На архів покладаються такі функції:

10.1. Облік, концентрація, систематизація, зберігання та видавання матеріалів.

10.2. Контроль за правильністю оформлення матеріалів, що приймаються до архіву.

10.3. Забезпечення користування архівними матеріалами з практичною та науковою метою.

10.4. Підготовка фотоматеріалів для утилізації відповідно до існуючих положень та наказів Міністерства охорони здоров'я України.

11. Матеріали здаються до архіву у день виписки хворого. При цьому рентгенлаборант чи медична сестра кабінету променевої діагностики, у якому обстежено хворого, перевіряє повноту здавання матеріалів клінічними відділеннями, упаковує їх, маркує згідно з прийнятою в установі системою. На титульній сторінці історії захворювання ставиться печатка про здачу рентгенограм з вказівкою їх числа та підпис рентгенлаборанта, який оформляє пакет. При повторній госпіталізації при амбулаторному лікуванні ставиться нова дата обстеження. Браковані знімки збираються для утилізації. Необхідні знімки можуть бути отримані у відділі після відповідного оформлення через архів. В архіві медичний статистик приймає архівні матеріали, про що робиться позначка у спеціальному журналі. Видача матеріалів здійснюється за запитом лікуючого лікаря або співробітника відділу променевої діагностики, про що у журналі видавання матеріалів робиться відмітка з вказівкою адресата чи особи, яка отримала матеріали. Видача матеріалів для використання поза даною установою проводиться тільки з дозволу адміністрації. Термін користування матеріалами, взятими з архіву, визначається тривалістю перебування хворого у стаціонарі, але не перевищує одного місяця. У разі необхідності цей термін може бути подовжений, про що у журналі видачі робиться позначка. У разі переходу хворого на постійне обслуговування до іншого лікувального закладу за місцем проживання чи роботи пакет із знімками на запит цього закладу передається з дозволу адміністрації до архіву останнього.

12. Списування та утилізація фотоматеріалів здійснюються у встановленому порядку. Термін зберігання рентгенівських знімків визначений у 2 роки при відсутності патології і у 5 років для знімків, що відбивають патологічні зміни. Такий же термін встановлюється і для зберігання флюорограм. Знімки хворих дітей зберігаються 10 років. Постійно діюча експертна комісія, затверджена наказом по установі, здійснює систематичний відбір та списання рентгенограм та інших матеріалів із вичерпаним строком зберігання.