Порядок отражения в учете расчетов по банковским картам у организации— держателя карты

Организация, чтобы стать держателем банковской карты, дол­жна представить заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования, которые оговариваются банком. В нем обычно указывают тип карты; вид валюты, вносимой на специ­альный карточный счет; желаемый порядок получения выписок со счета; имя и паспортные данные будущего пользователя кар­той. Все условия пользования картой оговариваются затем в до­говоре между банком и держателем карты.

Для осуществления расчетов по операциям с использовани­ем карты банк открывает так называемый специальный карточ­ный счет (СКС) либо проводит перечисления по карте с расчет­ного счета организации. Порядок расчетов регламентируется сторонами в договоре, заключаемом между банком и организа­цией.

Если организации открывается специальный карточный счет, то сумма средств, которая должна храниться на данном счете, ого­варивается в договоре. Для перечисления средств с расчетного счета на специальный счет в банк-эмитент организация подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод средств.

Если для расчетов используется расчетный счет организации, то целесообразно отделить движение средств по карте от движе­ния денежных средств в целом по расчетному счету. Эти действия необходимы для контроля за использованием средств на карточ­ке и за остатком средств.

Учет средств, перечисленных на специальный карточный счет, следует вести на счете 55 «Специальные счета в банках», к кото­рому целесообразно открыть субсчет «Специальный карточный счет». При втором варианте средства, выделенные для расчетов по карте, могут учитываться на отдельном субсчете, открывае­мом к счету 51 «Расчетные счета».

При этом аналитический учет карт следует вести по банкам-эмитентам; валютам, в которых открыты карты; видам карт и со­трудникам. По дебету данного субсчета будут показаны суммы, поступившие на СКС с расчетного счета держателя карты, по кре­диту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслу­живание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не ис­пользованных по картам на конец месяца.

Если организации открывается специальный карточный счет, то на основании выписки с расчетного счета на дату снятия средств с расчетного счета организации - держателя карт делается запись:

Д-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный счет»

К-т сч. 51 «Расчетные счета».

Если списание денежных средств с расчетного счета и зачис­ление на СКС производится в один день, то в использовании сче­та 57 «Переводы в пути» нет необходимости; если в разные дни, то до зачисления средств на СКС они должны быть учтены как денежные средства в пути:

Д-т сч. 57 «Переводы в пути»

К-тсч. 51 «Расчетные счета».

На основе выписки банка со специального карточного счета в бухгалтерском учете на дату зачисления средств делается запись:

Д-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный счет»

К-т сч. 57 «Переводы в пути».

После зачисления средств на специальный карточный счет банк-эмитент выдает карты представителям организации в соот­ветствии с условиями договора.

Сотруднику, который получил карту, предоставляется воз­можность приобретать материальные ценности или услуги с оп­латой через карту. В месте обслуживания он получает докумен­ты, свидетельствующие о расходах, произведенных по карте. Таким документом в первую очередь является квитанция (чек) на оплату приобретенной покупки или оказанной услуги, так называемый «слип», а также товарные чеки, накладные, квитан­ции, счета-фактуры.

О произведенных расходах сотрудник как обычно представ­ляет авансовые отчеты, к которым прилагаются оправдательные документы, в том числе документы, подтверждающие приобре­тение материальных ценностей, оказание услуг или снятие на­личных денег.

На основе авансовых отчетов сотрудников о произведенных входах по пластиковым картам бухгалтерия делает записи:

Д-т счетов 10, 26, 44

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет в орга­низацию выписки со специального карточного счета в сроки, ого­воренные в договоре. Суммы, указанные в выписках, должны быть подтверждены первичными документами (слипами). На ос­новании выписок делают бухгалтерские записи, отражающие оплату по карте, открытой на конкретного сотрудника органи­зации:

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный счет», или

сч. 51 «Расчетные счета» (если специальный карточный счет не открывался).

Мы предложили свой вариант бухгалтерских записей. Одна­ко считаем, что организации могут при разработке рабочего пла­на счетов предусмотреть свои счета по расчету с сотрудниками по открытым на их имя корпоративным картам. Например, вместо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» могут использоваться счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или 76 «Рас­четы с разными дебиторами и кредиторами».

Российские организации могут открыть банковскую карту в валюте для расчетов их сотрудников во время командировок за границу.

Пример. ОАО «Карт» открыло карту Mastercard в валюте для расче­тов сотрудников фирмы во время командировок за границу. В соответ­ствии с договором на банковское обслуживание ОАО был открыт специ­альный карточный счет, на который была перечислена сумма 10 000 долл. США; курс ЦБ РФ на дату перечисления составлял 28 руб. за 1 долл. США (цифры примера условные). В бухгалтерском учете будет оформлена запись:

Д-т сч. 57 «Переводы в пути» 10 000 долл. / 280 000 руб.

К-т сч. 52 «Валютные счета» 10 000 долл. / 280 000 руб.

В соответствии с выпиской банка средства были зачислены на специ­альный карточный счет по курсу 28, 05 руб. за 1 долл. США на следующий день:

Д-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный

валютный счет» 10 000 долл. / 280 500 руб.

К-т сч. 57 «Переводы в пути» 10 000 долл. / 280 500 руб.

Таким образом, на счете 57 из-за разницы в курсах на дату снятия и зачисления образовалась курсовая разница, которая оформляется бухгал­терской записью:

Д-т сч. 57 «Переводы в пути» 500 руб.

К-т сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы» 500 руб.

В договоре с банком определено, что в счет перечисленной суммы ОАО «Карт» может открыть 4 пластиковые карты. Держатель каждой может из­расходовать 2500 долл. Карты были открыты на руководителя ОАО «Карт» Е.Н. Трофимова, менеджеров А.А. Николаева, К.В. Петрова, Ф.А. Гуськова (за балансом на отдельном счете оприходованы 4 карты Mastercard).

Менеджер А.А. Николаев был направлен в зарубежную командировку, деньги ему не выдавались, так как все расходы он осуществлял по корпора­тивной карте.

О произведенных расходах А.А. Николаев представил авансовый отчет, в котором указана сумма суточных по норме - 200 долл. и сверх нормы -300 долл.; приложены квитанции гостиницы, билеты, квитанции за телефон­ные переговоры. Оплата осуществленных расходов подтверждена слипами:

слип от 12.12.05 № 2346981 и квитанции гостиницы за 6 дней на сумму 600 долл.;

слип от 05.12.05 № 1890236 и билеты Москва-Рим-Москва на сумму 236 долл.;

слип от 07.12.05 № 1678902 на получение наличной валюты на сумму 500 долл. (суточные);

слип от WAl.QfNo 9236519 и квитанции на телефонные переговоры на сумму 135 долл.

На сумму расходов по авансовому отчету в бухгалтерском учете сдела­ны записи (курс 28, 6 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26, субсчет «Командировочные расходы

в пределах норм» 921 долл. / 26 340, 6 руб.

К-т сч. 71, субсчет «Расчеты

с А.А. Николаевым» 921 долл. / 26 340, 6 руб.;

Д-т сч. 26, субсчет «Командировочные

расходы сверх норм» 550 долл. / 15 730 руб.

К-т сч. 71, субсчет «Расчеты

с А.А. Николаевым» 550 долл. / 15 730 руб.

Примечание. Деление на расходы в пределах и сверх норм произведено условно.

Выписки банка со специального карточного счета поступили на суммы 971 и 500 долл. (курс на эту дату составил 28, 65 руб. за 1 долл. США). В соот­ветствии с выпиской с этого счета снята сумма в оплату расходов по карте:

Д-т сч. 71, субсчет «Расчеты

с А.А. Николаевым» 971 долл. / 27 819, 15 руб.

К-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный

валютный счет» 971 долл. / 27 819, 15 руб.

Д-т сч. 71, субсчет «Расчеты

с А.А. Николаевым» 500 долл. /14 325 руб.

К-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный
валютный счет» • 500 долл. / 14 325 руб.

Курсовая разница, будет показана на счете 71:
Д-т сч. 91, субсчет 2, аналитический счет
«Курсовые разницы» 73, 55 руб.

К-т сч. 71, субсчет «Расчеты с А.А. Николаевым» 73, 55 руб. Комиссия банка за обслуживание составила 20 долл. (курс - 28, 6 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» 20 долл. / 572 руб.
К-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный
валютный счет» 20 долл. / 572 руб.

Сальдо на счете 55 (субсчет «Специальный карточный валютный счет») на конец месяца (курс на конец месяца - 28, 6 руб. за 1 долл.) составляет 8509 долл. (243 357, 4 руб.).

Курсовая разница на счете 55 (субсчет «Специальный карточный валют­
ный счет») - 4950 руб. (243 357, 4 - 238 407, 4):
Д-т сч. 55, субсчет «Специальный карточный
валютный счет» 4950 руб.

К-т сч. 91, субсчет 1, аналитический счет
«Курсовые разницы» 4950 руб.