Обязательные реквизиты первичных документов и требования, предъявляемые к ним.

В п. 2.4 Положения № 88 определено, что первичные документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1. Название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ (сюда же обычно относится идентификационный код предприятия по ЕГРПОУ);

2. Название документа (формы) (например, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость и др.);

3. Код формы, дата и место составления (в качестве места составления обычно указывается название города или другого населенного пункта, в котором находится предприятие);

4. Содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и стоимостном выражении (Не все документы могут иметь и натуральное и стоимостное выражение. Например, такие документы, как кассовые ордера, банковские документы-выписки, мемориальные ордера, акты выполненных работ и др. имеют только стоимостное выражение, а такие, как лимитно-заборные карты имеют только натуральное выражение);

5. Должности, фамилии, подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа (в качестве лиц, ответственных за разрешение и осуществление операции, как правило, выступают руководитель предприятие или уполномоченные им лица, а в качестве лиц, ответственных за составление первичных документов, - кассиры, заведующие складами, кладовщики, другие материально ответственные лица).

Перечень обязательных реквизитов, наличие которых необходимо на каждом первичном документе, регламентируется также Законом о бухучете. Эти реквизиты соответствуют перечисленным в Положении № 88 и отличаются только отсутствием в них кода формы как обязательного реквизита. Таким образом, руководствуясь верховенством Закона можно сказать, что наличие в первичном документе таких реквизитов, как форма и код формы не является обязательным. Кроме основных реквизитов первичные документы могут содержать и дополнительные: номер документа, банковские реквизиты, адрес, телефон, индивидуальный налоговый номер предприятия и др.

Каждому документу присуще свое название и код бланка (называемый в основном " форма №…."), которые утверждаются приказами Государственного комитета статистики Украины, Минфином, ГНАУ и т.д. В номере документа, как правило, используются первые буквы, обозначающие сокращенное название или активы, с которыми производится определенная хозяйственная операция, или название самой операции, или сокращенное название самого первичного документа.

Например, буквы ОС в названии первичного документа " Ф. №ОС-3 Акт на списание основных средств" означают, что этот документ подтверждает определенную операцию с основными средствами - в данном случае их списание, аналогично, буква М в " Ф. №М-4 Приходной ордер" означает, что операция происходит с материальными ценностями, а применительно к этому документу - их оприходованием. Буква П в " Ф. №П-49 Расчетно-платежная ведомость" означает, что данный документ удостоверяет определенную операцию, связанную с персоналом предприятия, в данном случае - с выплатой ему заработной платы. Буквы КО в первичном документе " Ф. №КО-1 Приходный кассовый ордер" означают название самого документа. Некоторые документы в своем названии не имеют сокращений, а только код, например, код " 0401002" означает " Платежное поручение". Но некоторые документы могут и не иметь определенной утвержденной формы (кода бланка), например, акты выполненных работ, предоставленных услуг, отчет комиссионера и др. Но такие документы в обязательном порядке должны содержать обязательные реквизиты.