Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности

Информационного обследования профессиональной (управленческой) является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма его проведения. Можно указать только основные этапы работ и их целесообразную последовательность.

В информационном обследовании участвуют должностные лица, деятельность которых автоматизируется, и специалисты по автоматизации управленческой деятельности, которых мы в дальнейшем будем называть исследователями.

Основными приемами информационном обследовании являются изучение исследователем документации, регламентирующей деятельность органа управления или должностного лица, а также проведение опроса конкретных должностных лиц.

Опрос должностных лиц чаще всего осуществляется в форме интервью. Вопросы интервью могут быть самыми различными и зависят от уяснения исследователем особенностей автоматизируемой управленческой деятельности.

В процессе информационного обследования опросы должностных лиц могут повторяться (чередуясь по мере необходимости с изучением документации) до полного уяснения автоматизируемой управленческой деятельности и составления ее информационной модели.

Конечными целями информационного обследования являются:

• выявление (уточнение)объектов автоматизации в системе управления;

• построение их информационных моделей;

• составление перечня программных средств и баз данных, необходимых для автоматизации управленческой деятельности;

• определение порядка ра6оты должностных лиц с использованием средств автоматизации;

• проведение предварительной оценки повышения производительности и качества управленческой деятельности должностных лиц с использованием предлагаемых средств автоматизации;

• оценка предполагаемых затрат различных ресурсов, включая необходимый состав технических средств.

Важнейшей целью информационного обследования является разработка информационных моделей управленческой деятельности и отдельных ее элементов (объектов автоматизации). Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой от информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управления и (или) должностных лиц. Конкретный вид информационной модели определяется типом объектов автоматизации; при автоматизации деятельности органа управления или должностного лица - это перечень взаимосвязанных задач управления; при автоматизации задачи управления — перечень взаимосвязанных информационных процедур; при автоматизации информационной процедуры — это описание трех взаимосвязанных элементов:

• входной информации, которая может (или должна) использоваться в процессе реализации данной процедуры;

• выходной информации, которая должна получаться в результате выполнения процедуры;

• механизмов переработки входной информации в выходную.

Информационные модели элементов управленческой деятельности, как правило, являются достаточно обобщенны ми, не содержащими детализации описаниями информационных связей между объектами автоматизации и механизмов переработки информации. Детализация описания информационных связей между объектами автоматизации до конкретных параметров и документов, а также конкретных механизмов переработки информации осуществляется в процессе со здания ИРЗ и К на этапе разработки технического задания и, что особенно важно, оперативных постановок задач.

Содержание информационной модели, помимо типа объекта автоматизации, зависит от принятого подхода к автоматизации управленческой деятельности и может описывать как существующий так и требуемый (улучшенный) состав входной и выходной информации, а также механизм переработки информации. Окончательный вывод об адекватности информационной модели объекту автоматизации должны делать должностные лица органа управления деятельность которого автоматизируется. Они знакомятся с информационно моделью и вносят, при необходимости, свои коррективы.

Построение информационной модели начинается с определения информации которая должна получаться в результате управленческой деятельности в рамках рассматриваемого объекта автоматизации (выходной информации объекта автоматизации).

Как правило, информация которая должна получаться в результате управленческой деятельности, хорошо известна должностным лицам для любого типа объекта автоматизации, и ее получение не вызывает осложнений. Она составляет основу разрабатываемых в органе управления документов и поэтому в принципе может быть детализирована до конкретных параметров.

После того как четко определена выходная информация следует переходить определению исходных данных (входной информации) для решения задачи, а затем к наиболее сложной части информационной модели — описанию механизмов переработки входной информации в выходную.