Эволюция модели.

Модель документооборота имеет три основных фазы своей эволюции.

1) Фактографическая. Начало любой деятельности характеризуется обычным периодом накопления первичной информации, имеющую жесткую структуру и атрибутику. Точка оси “F” – это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по этой оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента можно отметить возникновение понятия операция. На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами. После возникновения привязки к конкретным бизнес процессам ____________________ Дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна. Необходим переход к новой фазе.

2) Полнотекстовая. Расширение функций и круга решаемых задач требует использования полнотекстовых документов включающих тексты и любые другие способы представления (графики, таблицы, видео и т. д.).

Кроме фактографической базы документов имеются архивы и хранилища информации.

Хранилища позволяют накапливать документы различных форматов, наличие их структуризации и поиск. Организация разграничения доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, возникновение понятия «электронная подпись», шифрование.

С определённого момента развития хранилища, можно говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающий деятельность рабочей группы. Доступ к документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности.

Состояние системы документооборота соответствующее точке А позволяет осуществить синхронизацию работы различных групп сотрудников. Система для этой точки, предполагает структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных. Именно из этой точки осуществляется переход к очередной фазе.

3) Регламентирующая. Нормальный документооборот не возможен без решения вопросов согласования или без соблюдения регламента работы. Если на второй фазе присутствовал один простейший регламент: каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, то сейчас этого не достаточно. Требуется контроль за тем, как работник выполнил задание или как продвигается документ в условиях процесса своего согласования.

Третья ось в пространстве документооборота предприятия имеет своё деление на этапы.

Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощённого регламента, отображающего появления атрибутов, отвечающих за регламент (например: оплатить до).

Количество накопленных атрибутов и расширение возможностей по управлению регламентом сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого – появление системы, специально предназначенной для отслеживания процессов соблюдения регламента. Далее появление единой системы управления проектом. Теперь документ в системе документооборота становиться вторичным, а первичным – цель бизнес процесса, то есть сам процесс реализации бизнес процедур, оставляющих после себя документы.

Оси F и D определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третей координаты r в пространственной модели документооборота. Модель не зависит от технологии обработки документов, принятых на предприятии. Всё решает только цель деятельности: будь-то государственная организация, торговая компания или промышленная фирма.

В общем случае можно определить три типа организаций:

1. Банк и торговая компания – приобретение, наценка, продажа, получения прибыли – главный объект деятельности.

2. Бюджетные организации – формирование документов.

3. Промышленные предприятия – операция, то есть закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получения прибыли.

Если задачи организации – формирование документов, то её позиция в модели будет занимать достаточной высокое положение, относительно осей F и D.

Если рассматривать деятельность банка или производственного предприятия, задача которой производство операций и материальных ценностей, то здесь все три координаты должны иметь сбалансированное значение.