На оплату проезда работников

Работодатель может участвовать в расходах своих сотрудников по оплате проезда к месту работы различными способами. В частности, покупать проездные билеты (единые или на отдельный вид транспорта) либо выплачивать компенсацию установленного размера. Кроме того, организация может самостоятельно доставлять сотрудников своим транспортом либо с привлечением транспортных компаний.

Например, в организации " Альфа" условиями трудовых договоров предусмотрено, что всем работникам в целях минимизации их расходов на проезд до работы и обратно ежемесячно выдают бесплатно проездные билеты на общественный транспорт.

Оплата проезда работников, которая зафиксирована в трудовых (коллективном) договорах или локальном нормативном акте работодателя, облагается страховыми взносами на социальное страхование как часть системы оплаты труда. Об этом говорится в ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ, абз. 12, 13 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств.

Исключением является ситуация, когда вы организуете доставку работников, так как иначе добраться до работы и обратно просто-напросто нельзя либо очень сложно (связано с возможностью опозданий, простоев и т.п.). В этом случае затраты организации по доставке (оплате проезда) не могут рассматриваться как выплаты в пользу конкретных работников. А значит, они не могут признаваться оплатой труда (доходом) работника < 1>.

--------------------------------

< 1> Аналогичное мнение высказали Минфин России и Высший Арбитражный Суд РФ применительно к обложению оплаты проезда в такой ситуации единым социальным налогом. Однако полагаем, что эти разъяснения применимы и в данном случае (см. Письма Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, Постановление Президиума ВАС РФ от 27.02.2006 N 10847/05).

Например, организация " Дельта" является собственником завода, расположенного на окраине города. Маршрут городского транспорта, позволяющий работникам добраться до работы, отсутствует (остановка автобуса находится в 5 км от здания завода).

В трудовых договорах организация прописала доставку работников ведомственным транспортом от ближайшей остановки общественного транспорта до здания завода.

Расходы организации на доставку не облагаются страховыми взносами в ФСС РФ, поскольку не являются выплатами в пользу конкретных работников, а связаны с производственной необходимостью.

Добавим, что если вы выплачиваете дотацию или надбавку на проезд, т.е. компенсируете работнику стоимость оплаченного им проезда, то в базу для начисления страховых взносов нужно включить сумму такой компенсации.

Например, согласно условиям трудовых договоров организация " Бета" ежемесячно выплачивает своим работникам компенсацию расходов, связанных с проездом на работу и обратно, в размере 50 руб. за каждый рабочий день. Компенсация выплачивается вместе с зарплатой. Сумма компенсации облагается страховыми взносами на социальное страхование.

Если же вы выдаете работникам проездные билеты либо самостоятельно организуете доставку в офис, то в базу по страховым взносам включается стоимость билетов или доставки с учетом НДС.

В данном случае выплата признается произведенной в натуральной форме. Чтобы исчислить страховые взносы, надо определить размер выплаты в пользу конкретного работника. Работодателю следует организовать оплату проезда своих работников таким образом, чтобы можно было рассчитать размер выплаты в пользу каждого из них.

Например, в организации " Альфа" проездные билеты выдаются по ведомости, в которой работник, получив билет, расписывается. Стоимость проездного билета включается в доход работника, на который начисляются страховые взносы в ФСС РФ.