Совместная работа над документом

При проведении аудио- и видеоконференций критическим моментом становится обмен оперативной информацией и получение ее удаленными участниками совещания. Возможность обмена речевыми сообщениями играет все-таки ведущую роль, и очень часто вполне достаточно проведения только аудиоконференции. К тому же данный вид конференц-связи гораздо дешевле и проще: для организации аудиоконференции требуется установка только специализированных телефонных аппаратов (см.: Панфилов Д. И., Чепусов Е. А., Шаронин С. Г. Конференц-связь: проблемы и решения.

Видеоконференц-связь становится сегодня все более и более популярной. Это объясняется постоянным снижением цен на оборудование данного типа, а также дополнительными возможностями, которые она предоставляет. К тому же такая связь позволяет видеть лицо говорящего, его жесты, мимику, что в ряде случаев помогает вам понять мотивы того или иного действия, высказывания собеседника и скорректировать свое дальнейшее поведение. Это особенно важно при проведении деловых встреч, интервью и других подобных мероприятий.

Однако большинство тех, кто пользуется услугами конференц-связи, оказывается, не всегда удовлетворяет проведение только аудио- или видеоконференций. Так, согласно данным компаний - поставщиков услуг конференц-связи, почти все их подписчики (а точнее, 98%) хотели бы иметь возможность оперативно обмениваться документами и вносить в них изменения в процессе телеконференции.

Один из способов решения этой проблемы - рассылка копии документа по факсу. Но он не очень удобен в случае коллективного обсуждения документа. Придется тратить некоторое время на его отправку и прием, размножение и раздачу копий всем удаленным участникам. Только после этого начинается собственно обсуждение. С ростом объема документа увеличивается и время на его получение каждым участником. Очевидно, после обсуждения потребуется внести изменения в исходный документ, снова разослать его всем участникам - и так каждый раз до полной его готовности. Чем больше изменений, тем больше факс-рассылок придется сделать, и телеконференция начинает терять свою былую привлекательность. К тому же качество факсимильных копий оставляет желать лучшего и ухудшается с увеличением их числа.

Другой способ - обмен документами по электронной почте, но и его продуктивность невысока. Он предполагает процедуры отправки/получения документа, его печати, распространения среди участников обсуждения, внесения изменений, последующей отправки и т. д. Причем нет гарантии, что все удастся сделать с первой попытки, и время, потраченное на обсуждение в целом, может оказаться еще боўльшим, чем при обмене факсимильными сообщениями. Как же решить проблему оперативного обмена документами для совместной работы над ними? Лучшим выходом будет использование такой услуги, как документальная конференц-связь.