I. Первая функция самоменеджмента - постановка целей.

Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель формулирует конечный результат. Она является " подстрекателем" действий, мотивом, определяющим активность. Если поставлена цель, то возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

При этом следует учитывать, что профессиональные цели менеджера должны отвечать следующим основным требованиям:

• реальность;
• гибкость;
• измеримость, ориентированность во времени;
• конкретность;
• совместимость друг с другом;
• приемлемость для соответствующих субъектов.

Процесс постановки целей состоит из нескольких фаз:

1. Определение желаемых целей и дифференциация их по следующим временным критериям:

• долгосрочных жизненных целей (личных и профессиональных);
• среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет);
• краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).

При этом, по существу, выделяются профессиональные ориентиры, усиливающие трудовую мотивацию и направляющие профессиональные устремления.

2. Определение личных ресурсов. Для этого целесообразно провести своеобразный SWOT-анализ применительно к одной личности - менеджеру, для чего необходимо:

• определить свои достоинства;
• определить свои недостатки. Для этого составить перечень имевших место в прошлом неудач и отметить, в результате каких причин они произошли. Подумать, как избавиться от этих недостатков;
• указать внешние благоприятные, способствующие карьере факторы;
• указать внешние неблагоприятные факторы и угрозы;

При этом следует уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы, например с ближайшим окружением (с деловыми партнерами, родителями, шефом, друзьями и т. д.), и учитывать это при постановке целей.

3. Проведение анализа " цель - средства", в ходе которого наличные и реально достижимые ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с необходимыми для достижения этих целей. Для этого нужно обратиться к составленной " инвентарной описи" целей и выбрать 3-4 важнейшие цели, определить необходимые для их достижения средства и проверить, чего еще нужно достичь или к чему приступить, чтобы достичь целей. Для этого предусмотреть усиление влияния факторов, способствующих достижению целей, и снижение (или устранение) влияния факторов, препятствующих этому.

По профессиональным (карьерным) целям следует указать необходимую для их достижения квалификацию и культурный уровень и поставить реальные практические задачи, например приобретение опыта, которого еще недостает.

4. Формулирование конкретных целей. При этом нужно учитывать, что каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены конкретные сроки ее воплощения и определены желаемые результаты. Далее целесообразно сформулировать их применительно к своим желаниям и перепроверить с точки зрения того, насколько они реалистичны.

Не следует брать на себя слишком много, так как нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше целей мы перед собой ставим, тем больше придется изменять в прежней жизни и в большей мере активизировать свою деятельность.

Необходимо, исходя из долгосрочных глобальных целей, установить также краткосрочные цели.

Рассмотренные цели фиксируются в профессиональном (карьерном) плане, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться.

Следует учитывать, что постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели, как правило, не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться со временем, например, если в процессе контроля за их реализацией выясняется, что прежние представления были неверными или запросы оказались завышенными либо заниженными.

Таким образом, процесс постановки целей охватывает три фазы: нахождение цели: " Что я хотел(а) бы? "; ситуационный анализ: " Что я реально могу? "; формулировка целей: " К реализации чего я конкретно приступаю? "

II. Следующая функция самоменеджмента - планирование личного времени менеджера.

При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния - времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.

Следует заметить, что на практике преобладает недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и соответственно недостаточное выделение ими времени на осуществление планирования личного времени.

Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:

• Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.
• Осуществлять реалистичное планирование.
• Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
• Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
• Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
• В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
• Планировать использование также личного времени.
• Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
• Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.
• Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
• При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.
• Предусматривать в планах время на повышение квалификации.
• Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.
• В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.
• При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.
• Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
• Устанавливать точные сроки выполнения дел.
• Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.
• Обеспечивать гибкость планов.
• Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
• Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
• Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени.
• Использовать для планирования времени специальный инструментарий.

В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические)цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.

Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.

В связи с этим следует заметить, что все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:

• по значимости;
• по продолжительности выполнения;
• по количеству участвующих в их выполнении;
• по затратам нервно-эмоциональной энергии;
• по характеру и т. д.