Система управления базами данных Microsoft Access

Сбор информации, ее обработка, создание форм для просмотра и распечатки данных - все эти функции обеспечивает система управления базами данных Microsoft Access.

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), которая позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде [2].

Все составляющие базы в Access хранятся в едином дисковом файле, который имеет расширение.mdb.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Каждая таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо задать поля, определив их свойства.

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Именно в них хранятся, во-первых, все данные, имеющиеся в базе, а, во-вторых, структура самой базы (поля, их типы и свойства).

По внешнему виду таблица базы данных сходна с электронной таблицей, в которой данные располагаются в строках и столбцах. Поэтому электронные таблицы обычно легко импортируются в таблицы базы данных. Основное различие между хранением данных в электронной таблице и в базе данных — способ организации данных [7].

Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности. Например, если в базе хранятся сведения о сотрудниках, каждого из них следует один раз внести в таблицу, которая предназначена исключительно для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах будут храниться в отдельной таблице, а данные о филиалах — в другой. Эта процедура называется нормализацией.

Каждую строку в таблице называют записью. Запись — это место хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип [6].

Чтобы понять, что такое записи и поля, можно представить себе библиотечный каталог с карточками. Каждая карточка в ящике картотеки соответствует записи в базе данных. Каждый элемент сведений на отдельной карточке (автор, название и т. п.) соответствует полю в базе данных [4].

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядо­чивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов:

- запросы выбора;

- перекрестные запросы;

- запросы действия.

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность:

- выбирать записи удовлетворяющие условиям отбора;

- включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;

- осуществлять вычисления над полями;

- выполнять статистические расчеты для групп записей.

Разновидностью запроса выбора является запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей [7].

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк, верхняя строка – заголовки столбцов из значений определенного поля, а на пересечении строк и столбцов – итоговые значения [2].

Запрос действия – это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

1 запрос на удаление - удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

2 запрос на обновление - служит для изменения информации в полях таблицы БД;

3 запрос на добавление - производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД;

4 запрос на создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае:

- создания таблицы для экспорта в другую БД;

- создания страниц доступа к данным, отображающих данные соответственно указанному моменту времени;

- создания резервной копии таблицы; создания архивной таблицы, содержащей старые записи [7].

СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и с помощью Конструктора. Мастера используются для создания следующих запросов:

- простого запроса на выборку полей из источника запроса и подведение итогов;

- перекрестного запроса;

- запроса на поиск повторяющихся записей в таблице;

- запроса на поиск записей, не имеющих подчиненных им записей в другой таблице.

С помощью Конструктора можно создать любой запрос выбора, перекрестный запрос, запрос действия.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся [7].

Формы иногда называются окнами ввода данных. Это интерфейсы, которые используются для работы с данными и часто содержат кнопки для выполнения различных команд. Базу данных можно создать без помощи форм, просто вводя в таблицу данные в режиме таблицы. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают просматривать, вводить и редактировать данные таблиц при помощи форм [9].

Формы позволяют работать с данными в удобном формате; кроме того, в них можно добавлять функциональные элементы, например кнопки команд. Программным путем этим кнопкам можно назначить выполнение разнообразных задач, таких как определение данных, отображаемых в форме, или открытие других форм или отчетов[2]. Например, можно создать форму с именем «Форма клиента» для работы с данными клиента. В форме клиента может присутствовать кнопка, открывающая форму заказа, в которой создается новый заказ для данного клиента.

Формы также позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать форму со строго ограниченным набором отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода [13].

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде [2].

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты [7].

Макросы – это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколь­ко команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Макросы в приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять функциональные возможности в базу данных. Например, кнопке команды в форме можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки. Макрос содержит последовательность действий для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия базы данных. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время [8].

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения особо изощренных требований заказчика, про­граммист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули [12].

Модули, как и макросы, являются объектами, которые можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы создаются в приложении Access путем выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке. Модуль может быть либо модулем класса, либо стандартным модулем. Модули класса присоединяются к формам или отчетам и обычно содержат процедуры, предназначенные для формы или отчета, к которому они относятся. Стандартные модули содержат процедуры общего назначения, не связанные ни с одним другим объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в группе Модули в области переходов [2].

База данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно [9].

СУБД представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Их можно классифицировать как:

- ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);

- автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);

- автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

При разработке таблиц и запросов лучше использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора.

При разработке учебных форм, отчетов, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи

1 Принципы нормализации:

- в каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;

- в каждой таблице должен быть уникальный идентификатор;

- Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы;

- Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях.

2 Виды логической связи которые могут существовать между записями двух таблиц:

- один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;

- один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;

- многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

- многие – ко - многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице [2].

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц [7].

3 Ключи. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние [9].

Первичный ключ – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Вторичный ключ - это одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе [2].

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение [7].

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие - ко - многим [2].

Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.

Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качестве ключа целесообразно выбрать поле счетчика [13].

Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных (СУБД). Другими словами СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных, так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, MS Access и т. д [2].

2 Создание базы данных «Клиенты КГБУ СО Пансионат для граждан пожилого возраста и инвалидов «Солнечный»»