Сутність та види офісів

Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слід визначити поняття офісу, його роль і функції в життєдіяльності організації, його структуру, види і особли-вості функціонування в організаціях різних напрямів діяльності, типів і форм.

Слово «офіс» походить від латинського officium, що у перекладі означає «посада», «служба».

Найбільш поширеним в сучасних ділових колах в Україні є розуміння офісу як приміщення, в якому розташовується компанія або її керуючий персонал і співробітники, зайняті в сфері управління. Разом з поняттям «офіс» в його сучасному розумінні в управлінську практику прийшла посада офіс-менеджера (office-manager), тобто професійного адміністратора, в обов’язки якого входить оперативне адміністративно-господарське управління і забезпечення діяльності управлінського персоналу підприємства.

Сучасний офіс — це не просто приміщення, в якому розташовані ка-бінети керівництва, спеціалістів і служб. Це складна система зв’язків між підрозділами, інфраструктура, яка забезпечує ефективне функціонування всієї компанії. З точки зору оптимізації бізнес-процесів, створення позити-вного іміджу компанії й підвищення ефективності роботи персоналу, сучасний офіс складається з двох частин: фронт-офісу (front office) і бек-офісу (back office). Умовно кажучи це будуар і кулуари компанії.

Фронт-офіс вміщує кілька зон: зону очікування, приймальню та кабі-нет керівника, кімнати, в яких здійснюється робота з клієнтами, відвідува-чами. В холі офісу найчастіше знаходиться місце офіс-реєстратора (ресепшн). Зона очікування повинна створювати атмосферу комфорту і зручності, адже перше враження у відвідувачів про фірму створюється саме тут. Тому в холі розташовуються зручні офісні меблі: дивани, крісла, журнальні столики, а також стійки для інформаційно-презентаційної про-дукції компанії.

До фронт-офісу належать також кімнати, де проходять переговори, презентації та інші заходи. Переговірна кімната (meeting room) комплектується з урахуванням функціональності та комфортності: меблі, сучасна презентаційна, проекційна, аудіо- та відеотехніка — усе це повинно спри-яти досягненню домовленості й укладання договорів. Сучасне офісне обладнання дозволяє змінювати функціональність приміщення в залежності від потреб фірми. Завдяки спеціальним формам мобільних меблів та перегородкам, які можна з’єднувати на зразок дитячої гри «Конструктор», за лічені хвилини можна переобладнати переговірну кімнату під приміщення для проведення презентації, відеоконференції, наради, тренінгу і навіть фуршету.

Традиційно в зоні фронт-офісу розташовуються кабінети вищого кері-вництва, серед яких кабінет першого керівника без перебільшення можна назвати найважливішою складовою частиною іміджу фірми. В приймальні

керівництва розташовується робоче місце секретаря, помічника або референта.

Облаштуванню приймальні та кабінета керівника приділяється особлива увага. Стиль оформлення цих приміщень значною мірою залежить від смаку і можливостей розпорядників фінансів організації. Зазвичай перевага віддається меблям класичного стилю з дорогих порід дерева та сучасному декоративному оздобленню з природних матеріалів. Це можуть бути також комплекти меблів бізнес-класу, оформлених в стилі Hi-Tech, Модерн тощо.

Площа фронт-офісу значною мірою залежить від напряму діяльності організації. Для сервісних компаній, які щоденно працюють з великою кі-лькістю відвідувачів (банки, консалтингові й страхові компаній, нотаріальні контори тощо) перевага віддається передній зоні, яка може займати 60– 70 % площі офісу.

Бек-офіс фірми являє собою зону, в якій розміщені підрозділи, що забезпечують фінансову, аналітичну, розрахункову, інформаційно-документаційну й іншу допоміжну роботу. Одним словом тут зосереджені «робочі конячки», тобто групи співробітників, які забезпечують повсякденну, можливо непомітну на перший погляд, але надзвичайно важливу роботу, від якої залежить життєздатність усієї організації. Функціональні й ергономічні меблі, сучасний дизайн інтер’єра, комфортні умови, сучасне інформаційно-технічне обладнання — усе це повинно сприяти продуктивній роботі працівників. Частка площі бек-зони також залежить від профілю діяльності компанії і може становити від 30 % (в організаціях, які щільно працюють з клієнтами) до 50 % і більше (в дилінгових центрах, колцентрах та інших організаціях, які переважно працюють з великою кількістю інформації, займаються аналітикою, перекладами тощо). Взагалі площа сучасної робочої зони обчислюється в розрахунку 3, 5–5 м2 на одного співробітника.

Необхідно зазначити, що офіси сучасних організацій значно відрізняються за рівнем якості й іншими ознаками. Згідно з міжнародними стандартами, до яких наближена й вітчизняна класифікація, офіси поділяються на три основних класи — A, B, C, до яких додаються офіси вітчизняного стандарту — класи D і Е.

До класу «А» належать найпрестижніші приміщення, які розташовані переважно в центрі столиці або великого індустріального міста і мають найвищий рівень архітектурної цінності й офісного сервісу: розвинуту й бездоганну інфраструктуру, забезпечення сучасною оргтехнікою, оптоволоконними комунікаціями, ресепшн, конференц-залами, засобами побутового обслуговування й відпочинку, службами безпеки, управління й обслуговування, автоматизованими системами життєзабезпечення, підземним паркингом, високим рівнем обслуговування. Найсучасніші офіси вищого класу (так звані «розумні» будинки) передбачають повну автоматизацію всіх систем життєзабезпечення.

Офіси класу «В» відрізняються від попередніх розташуванням у менш престижних районах міста, нижчим рівнем архітектури, оздоблювальних матеріалів, оформлення внутрішнього простору і спектром пропонованих послуг, наприклад, відсутністю централізованої системи кондиціювання, підземного або закритого паркування тощо.

Офіси класу «С» — це численні, як правило, орендовані приміщення, переобладнанні й пристосовані під офіси в будівлях так званих радянських підприємств, що припинили свою діяльність. Такі офіси розташовані в не-престижних районах і околицях міста, мають досить скромний інтер’єр і набір послуг, обмежений лише найнеобхіднішими потребами: звичайна си-стема вентиляції, міський телефонний зв’язок, опалення в холодну пору року, туалетна кімната в коридорі. Такі офіси орендують невеликі фірми, що не претендують на високий статус.

Офісні приміщення класу «D» розташовані в старих будинках, що часто потребують капітального ремонту і мають застарілі інженерні комунікації, відрізняються підвищеною пожежною небезпекою і відсутністю спеціалізованих служб життєзабезпечення.

Клас «Е» не використовується в західній класифікації офісів. В Украї-ні такі офіси розташовані в підвальних або напівпідвальних приміщеннях, переобладнаних квартирах в старому житловому фонді, в непристосованих старих будівлях, які потребують реконструкції.