Ведение документации

Основные нормативно-правовые документы системы ведутся отделом морских перевозок. Ведение включает:

- организацию разработки, рассмотрение, обсуждение и утверждение документов;

- подготовку предложений по устранению выявленных в процессе контроля эффективности системы управления безопасностью несоответствий и корректировкам документов, их рассмотрению, обсуждению и утверждению;

- регистрацию документов и вносимых в них изменений, их хранение, распределение и рассылку, изъятие устаревших (замененных) документов и контроль исполнения, подтверждающих, что действующие документы имеются в наличии и находятся на рабочих местах (где они должны использоваться).

Организация разработки документов и предложений по корректировкам, рассмотрения, обсуждения и утверждения осуществляется Заместителем Первого руководителя по флоту. Разработанные документы и предложения по корректировкам:

- рассматриваются постоянно действующей рабочей группой под руководством Заместителя Первого руководителя по флоту, созданной приказом или распоряжением Первого руководителя из квалифицированного, компетентного и профессионально подготовленного персонала;

- обсуждаются руководством Компании и утверждаются Первым руководителем.

Действующие контролируемые документы СУБ имеются на судне в наличии в соответствии с реальной необходимостью. Регистрация распространения (рассылки) таких документов производится Назначенным лицом в " Журнале учета контролируемой документации СУБ" с обязательным указанием даты, количества экземпляров и наименованием получателя.

Установлена схема распространения оригиналов и копий всех учтенных документов через имеющиеся в Компании каналы передачи информации:

- телексная;

- факсимальная связь;

- почта.

К направляемой адресату документации прилагается уведомление об отправке с перечнем направляемых документов и просьбой подтвердить получение (по Internet, факсу или телексу). Капитан судна с получением контролируемой документации по почте должен подтвердить этот факт. Такие подтверждения регистрируются в графе " Примечание" " Журнала учета контролируемой документации СУБ" и подшиваются.

Оригиналы всей документации СУБ находятся у Назначенного лица.

Первая копия всей документации СУБ находится у Генерального директора. Копия части документации СУБ, необходимой для использования на судне, находится у капитана судна Компании.

Учтенная документация СУБ содержится в специальных папках, обеспечивающих ее длительное хранение. Каждая папка должна иметь идентификационную маркировку, а также иметь перечень с указанием находящихся в нем документов.