Система фондовой документации как основа изучения музейных предметов.

Учетная документация составляется в процессе учета. Два этапа: первичная регистрация и инвентаризация, т. е. научная регистрация музейных предметов.

К документам первичной ступени учета относятся:

- Акты приема предметов на постоянное хранение;

- КП основного фонда;

- Книга учета научно-вспомогательных материалов;

- Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в КП во временное пользование.

Цель первичного учета – зарегистрировать за определенным номером музейный предмет, дать его краткое описание, исключающее подмену предмета.

Книги первичного и вторичного учета как документы охранного порядка заполняются соответствующим образом: листы пронумерованы, книга прошнурована, опечатана, подписана. Документы первичного учета тщательно хранятся: доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Информация первичной ступени учета дублируется в учетной картотеке, с которыми работают сотрудники музея, исследователи.

После регистрации в КП предметы передаются в фондовые подразделения по актам на материально-ответственное хранение. Музейные предметы основного фонда (в отличие от предметов научно-вспомогательного фонда) проходят второй этап учета – инвентаризацию.

Научная инвентаризация музейных предметов - основная формау изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Научный инвентарь включает точное описание предмета с клеймами, монограммами, подписями и надписями, данные об авторе, месте и времени создания, бытования, истории предмета, публикации о предмете, технике изготовления, размере, весе, степени сохранности. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой фонда.

Списание музейных предметов осуществляется на основании представления музея за подписью директора музея и главного хранителя, рассмотрения вопроса фондово-закупочной комиссией, соответствующего письма регионального вышестоящего органа культуры в Министерство культуры Российской Федерации.

Переучет музейных фондов. осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции.

фондовая документация, включает в себя документы о физической охране, классификационные схемы и др. Это сложная информационная система, которая содержит не только учетную документацию, но и документацию по научным исследованиям (опубликованным и нет): монографии, статьи и др. Эта информация используется как при организации фондовой работы, так и в экспозиционной и просветительской деятельности музея.