Пример разработки базы данных

На рисунке 20 представлен однотабличный отчет по группам (группировка по полю Группа) на основе таблицы Учебный план.

80. Создание базы данных: Создание базы данных с помощью мастера. Создание пустой базы данных вручную. Работа в окне базы данных

Смотри на 79 вопрос

81. Таблицы в Microsoft Access. Создание таблицы в режиме конструктора. Типы данных в Access. Свойства поля

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Окно новой таблицы в режиме Конструктора

1. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.
2. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
3. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).
4. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
5. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
6. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы < имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы>?), нажать кнопку Да (Yes).
7. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
8. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Типы данных
Текстовый - Используется для буквенно-цифровых символов, включая текст, а также текста и чисел, не применяемых в вычислениях (например, номера продукта). (До 255 символов)

Поле Memo - Используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста, в котором используется форматирование RTF, например для заметок, длинных описаний и абзацев, в которых применяется форматирование текста, такое как полужирное или курсивное начертание.

Свойство Формат текста поля МЕМО указывает, поддерживает ли поле форматированный текст.

Чтобы сохранить предыдущие версии поля при изменении его значения, следует задать для свойства Только добавление поля МЕМО значение Да.(До 1 гигабайта символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления.

ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.)

Числовой Применяется для хранения числовых значений (целых или дробных), которые используются в вычислениях (за исключением денежных сумм).

ПРИМЕЧАНИЕ: Для денежных сумм предусмотрен тип данных " Денежный".(1, 2, 4, 8 или 12 байтов (16 байтов, когда поле используется для кода репликации).

Дополнительные сведения см. в описании, относящемся к типу данных " Числовой", в строке " Размер поля" таблицы " Свойства полей".)

Дата/время Используется для хранения значений дат и времени. Заметьте, что каждое сохраненное значение содержит как компонент, относящийся к дате, так и компонент, относящийся ко времени.(8 байтов)

Денежный Используется для хранения денежных значений (в рублях или другой валюте).(8 байт)

Счетчик Используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Эти значения автоматически вставляются в поле при добавлении записи. Заметьте, что поля с типом данных " Счетчик" могут формироваться путем добавления единицы, добавления заданного значения или с помощью случайных чисел.(4 байта (16 байтов, когда поле используется как код репликации)

Логический Используется для логических значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.(1 бит (0, 125 байта))

Поле объекта OLE Используется для хранения объектов OLE других программ Microsoft Windows.(До 1 гигабайта)

Вложение Используется для хранения двоичных файлов (файлов, которые нельзя прочесть с помощью текстового редактора), таких как цифровые изображения (фотографии и другие изображения) или файлы, созданные с помощью других приложений Microsoft Office.

Используя поле с типом данных " Вложение", можно вложить в одну запись более одного файла.(Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений — примерно 700 Кбайт (в зависимости от возможной степени сжатия).

ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.)

Гиперссылка Используется для хранения гиперссылок, обеспечивающих доступ с помощью одного щелчка к веб-страницам, заданным URL-адресом, или к файлам, заданным UNC-именем. Можно также хранить ссылки на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных.(До 1 гигабайта символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления.

ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.)

Мастер подстановок Используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений. Заметьте, что фактически мастер подстановок не является типом данных.(Если к полю подстановок присоединена таблица или запрос, то это размер присоединенного столбца.

Если к полю подстановок не присоединен другой столбец (т. е. хранится список значений), то это размер текстового поля, используемого для хранения списка.)

82. Установление связей между таблицами. 6. Подстановка значений

Что такое связи между таблицами

В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться таблица под названием " Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе, которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс. Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой опубликованной им книги.
Более правильным вариантом является вынесение сведений об издателях в отдельную таблицу " Издатели". При этом таблица " Книги" будет содержать ссылки на записи таблицы " Издатели".
Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных между таблицами " Книги" и " Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая книга в таблице " Книги" связана с определенным издателем в таблице " Издатели". Добавить в таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.

Виды связей между таблицами

Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца " ИД_издания" в таблице " Книги" (первичный ключ) и столбца " ИД_издания" в таблице " Продажи" (внешний ключ).
Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

Связи " один ко многим"

Связь " один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами " Издатели" и " Книги" установлена связь " один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь " один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

В Microsoft Access сторона связи " один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи " многие ко многим"

При установлении связи " многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами " Авторы" и " Книги" установлена связь вида " многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида " один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей " АвторыКниг". Первичный ключ таблицы " АвторыКниг" - это сочетание столбцов " ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и " ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи " один к одному"

При установлении связи " один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь " один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.
Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида " один к одному" можно в указанных ниже случаях.

• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.
• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.
• Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.
• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

В Microsoft Access сторона связи " один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

Создание связей между таблицами

При установлении связи между таблицами связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые названия. При этом у них должен быть один и тот же тип данных, если только поле, являющееся первичным ключом, не относится к типу " Счетчик". Поле типа " Счетчик" можно связать с полем типа " Числовой" только в том случае, если для свойства FieldSize (размер поля) каждого из них задано одно и то же значение. Например, можно связать столбцы типов " Счетчик" и " Числовой", если для свойства FieldSize каждого из них установлено значение " Длинное целое". Даже если оба связываемых столбца относятся к типу " Числовой", значение свойства FieldSize для обоих полей должно быть одинаковым.

Создание связей " один ко многим" или " один к одному"

Чтобы создать связь вида " один ко многим" или " один к одному", воспользуйтесь приведенной ниже последовательностью действий:

1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.
2. В Access версий 2002 или 2003 выполните указанные ниже действия.
1. Нажмите клавишу F11, чтобы перейти в окно базы данных.
2. В меню Сервис выберите команду Связи.

В Access 2007 нажмите кнопку Связи в группе Показать или скрыть вкладки Инструменты для баз данных.

1. Если в базе данных отсутствуют связи, то автоматически появится диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы не появилось, но при этом нужно добавить таблицы в список связываемых, выберите команду Добавить таблицу в меню Связи.
2. Дважды щелкните названия таблиц, которые необходимо связать, после чего закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу с самой собой, добавьте ее два раза.
3. Перетащите связываемое поле из одной таблицы на связываемое поле в другой. Чтобы перетащить несколько полей, нажмите клавишу CTRL, щелкните каждое поле, а затем перетащите их.
   В большинстве случаев понадобится перетащить поле первичного ключа (выделенное полужирным текстом) из одной таблицы на аналогичное поле (часто с тем же самым названием), называемое внешним ключом, другой таблицы.
4. Появится окно Изменение связей. Убедитесь, что в каждом из столбцов отображаются названия нужных полей. Если нужно, их можно изменить.
   При необходимости задайте параметры связи. Если требуются сведения о конкретном элементе окна Изменение связей, нажмите кнопку со знаком вопроса, а затем щелкните соответствующий элемент. Эти параметры будут подробно описаны ниже.
5. Чтобы установить связь, нажмите кнопку Создать.
6. Повторите действия с 5 по 8 для каждой пары связываемых таблиц.
   При закрытии диалогового окна Изменение связей Microsoft Access спросит, нужно ли сохранить макет. Вне зависимости от ответа на этот вопрос создаваемые связи сохраняются в базе данных.
   Примечание. Создавать связи можно не только в таблицах, но и в запросах. При этом, однако, не обеспечивается целостность данных.

Создание связей " многие ко многим"

Чтобы создать связь вида " многие ко многим", выполните указанные ниже действия.

1. Создайте две таблицы, которые необходимо связать отношением " многие ко многим".
2. Создайте третью таблицу, называемую соединительной, и добавьте в нее поля с теми же определениями, что и поля первичных ключей в каждой из двух других таблиц. Поля первичных ключей соединительной таблицы служат внешними ключами. В соединительную таблицу, как и в любую другую, можно добавить и другие поля.
3. Задайте первичный ключ этой таблицы таким образом, чтобы он включал в себя поля первичных ключей обеих основных таблиц. Например, первичный ключ соединительной таблицы " АвторыКниг" будет состоять из полей " ИД_заказа" и " ИД_продукта".
   Примечание. Чтобы создать первичный ключ, выполните указанные ниже действия.
1. Откройте таблицу в режиме конструктора.
2. Выберите одно или несколько полей, которые необходимо определить в качестве первичного ключа. Чтобы выбрать одно поле, щелкните знак выбора строки для нужного поля.
   Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните знак выбора строки для каждого из полей.
3. В Access версий 2002 или 2003 нажмите кнопку Первичный ключ на панели инструментов.
   В Access 2007 нажмите кнопку Первичный ключ в группе Сервис вкладки Структура.
   Примечание. Чтобы порядок следования полей в первичном ключе, состоящем из нескольких полей, отличался от такового в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, в результате чего появится диалоговое окно Индексы, в котором можно изменить порядок следования полей индекса под названием КлючевоеПоле.
4. Установите связь вида " один ко многим" между каждой из двух главных таблиц и соединительной таблицей.

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, в режиме таблицы

По умолчанию при открытии таблица появляется в режиме таблицы. Чтобы добавить столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно щелкнуть Столбец подстановок в группе Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы. Будет запущен мастер подстановок, с помощью которого выполняется процесс создания столбца подстановок.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой необходимо создать столбец подстановок — она откроется в режиме таблицы.

4. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните Столбец подстановок.

Будет запущен мастер подстановок.

5. На первой странице мастера подстановок необходимо решить, что будет основой столбца подстановок: таблица, запрос или список введенных значений.

Наиболее распространенный тип столбца подстановок отображает значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

6. Сведения о том, как выполнить мастер подстановок, см. в разделе Использование мастера подстановок.

83. Создание форм: Порядок создания формы в режиме конструктора. Работа в режиме конструктора формы

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных;
• изменения данных;
• печати;
• создания сообщений.

Способы создания форм:

1. Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).
2. Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).
3. Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).
4. Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи).
5. Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).
6. Автоформа: сводная таблица.
7. Автоформа: сводная диаграмма.
8. Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).
9. Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).

Алгоритм создания форм следующий:

1. Открыть окно БД.
2. В окне БД выбрать вкладку Формы.
3. Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД.
4. В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных.
5. Щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 1.