Информационные технологии электронного документооборота. Применение глобальных информационных технологий в экономике.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

----*----

Информационные технологии играют огромную роль в современной экономике. Очень часто сегодня можно услышать такое понятие, как виртуальная или информационная экономика. Это связано с тем, что информационные технологии и экономика - две связанные области, которые в совокупности дают положительный экономический эффект и положительный производственный результат. Без новейших информационных технологий экономика не может нормально развиваться, а государство окажется в списке отстающих. Современные информационные технологии в экономике применяются с целью эффективной и оперативной компьютерной обработки информационных ресурсов по отработанным алгоритмам, хранения больших объемов экономически важной информации и передачу ее на любые расстояния в минимальные сроки.
Информационная экономика изменила функцию денег, которые на современном этапе выступают в роли средства расчетов. Сегодня плодом развития информационных технологий стали виртуальные банки и системы оплаты, которые играют огромную роль в экономической деятельности государства.
Информационные технологии в экономике – это комплекс действий над экономической информацией с помощью компьютеров и другой техники с целью получения положительного оптимального результата.
В экономике информационные технологии необходимы для эффективной обработки, сортирования и выборки данных, для осуществления процесса взаимодействия человека и вычислительной техники, для удовлетворения потребностей в информации, для осуществления оперативных связей и многого другого.
Также, информационные технологии помогают принимать экономически важные решения и принимают непосредственное участие в процессе эффективного управления деятельностью. Современные модели информационных технологий позволяют просчитать и спрогнозировать экономически важный результат и на его основе принять верное управленческое решение. Также, данные модели позволяют осуществить подсчет совокупного экономического эффекта, риски и гибкость показателей системы.

28. Рынок информационных услуг. Правовое регулирование на информационном рынке
Рынок информационных продуктов и услуг (информационный рынок) – это система экономических, правовых и организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на коммерческой основе.
Информационный рынок характеризуется определенной номенклатурой продуктов и услуг, условиями и механизмами их предоставления, ценами. В отличие от торговли обычными товарами, имеющими материально-вещественную форму, здесь в качестве предмета продажи или обмена выступают информационные системы, информационные технологии, лицензии, патенты, товарные знаки, ноу-хау, инженерно-технические услуги, различного рода информация и прочие виды информационных ресурсов.

Поставщиками информационных продуктов и услуг могут быть:
· центры, где создаются и хранятся базы данных, а также производятся постоянное накопление и редактирование информации;
· центры, распределяющие информацию на основе разных баз данных;
· службы телекоммуникации и передачи данных;
· специальные службы, куда стекается информация по конкретной сфере деятельности для ее анализа, обобщения, прогнозирования, например: консалтинговые фирмы, банки, биржи;
· коммерческие фирмы;
· информационные брокеры.

Потребителями информационных продуктов и услуг могут быть различные юридические и физические лица.
В зарубежных странах уже достаточно давно возникла специальная область права – компьютерное право. Постепенно компьютерное право приобрело характер более широкой области – информационного права. Во всех передовых по этому профилю странах существуют правительственные программы развития норм права и определенная политика в сфере защиты национальных информационных ресурсов.

Законодательство Российской Федерации по вопросам информатики и информационных ресурсов также отражает постепенное формирование адекватной правовой базы регулирования отношений в сфере информатизации. Принят ряд указов, постановлений, законов, таких, как:

- " Об информации, информатизации и защите информации";

- " Об авторском праве и смежных правах";

- " О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных";

- " О правовой охране топологий интегральных схем".

Базовым юридическим документом, открывающим путь к принятию дополнительных нормативных законодательных актов, является закон " Об информации, информатизации и защите информации". В законе определены цели и основные направления государственной политики в сфере информатизации.
29. Составляющие и основные характеристики компьютерных систем
В основе функциональной организации ЭВМ всех поколений лежит общий принцип программного управления и двоичного представления информации. Реализация программного управления достигается различными структурными схемами, отличающимися функциональными свойствами и производительностью. В процессе развития систем определенного класса сохраняется совокупность их основных (базовых) функций. Применительно к компьютерным системам можно утверждать: каждое новое компьютерное поколение сохраняет (воспроизводит) совокупность основных функций, реализуемых компьютерами предшествующего поколения. Какие это функции? PMTC – Processing (обработка), Memory (хранение), Transfer (передача), Control (управление). Все это сохраняется на протяжении всех поколений компьютерных систем. Наиболее интенсивным изменениям подвергаются сервисные функции. Эти изменения направлены на увеличение производительности и совершенствование интерфейса пользователя с системой.
Одни и те же функции могут быть воспроизведены универсальными и специализированными средствами. Таким образом, при формировании структуры КС определенного функционального назначения необходимо разрешать противоречия между «универсальностью» и «специализацией» на всех уровнях организации системы. Применение универсальных элементов позволяет создавать КС с минимальной структурой (то есть с минимальным числом элементов), реализующих заданную совокупность функций (продолжая сравнение, на сервере тоже, в принципе, при желании можно поиграть в Unreal, но вряд ли это будет целесообразно, так как тех же целей можно будет добиться гораздо более простыми средствами). Основные показатели КС – характеристики производительности, энергетические характеристики, характеристики надежности и эффективности систем, экономические показатели – взаимосвязаны и взаимозависимы. Улучшение одной группы показателей качества, например увеличение производительности, ведет к ухудшению других – усложнению структуры, увеличению стоимости, снижению надежности и т. д.

30. Офисная техника и ёё роль в современном бизнесе
нет ответа

31. Основные офисные средства составления, хранения, обработки и копирования документов
Средства составления:
Пишущие машинки
Пишущие машинки должны обеспечивать:

• высокую производительность труда при минимальных затратах;

• высокое качество печати;

• простоту управления;

• максимальное количество одновременно получаемых копий;

• надежность работы.
  
  

Организационные автоматы
большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

• емкая внешняя память (мегабайты);

• более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.

• Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.
  
  Диктофонная техника
  
  Средства хранения:
  Основными требованиями к системе хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

• удобство и простота поиска документов;

• минимальный размер занимаемой площади;

• невысокая стоимость.

Средства хранения
Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах. Наибольший интерес представляют картотеки.

Плоские картотеки
Вертикальные картотеки
Вращающиеся картотеки
Элеваторные картотеки
Картотеки с перфокартами
Картотеки микрофильмов
Средства обработки:
Адресовальные машины
Маркировальные машины
Штемпелевальные устройства
Ламинаторы машины
Фальцевальные машины
Брошюровальные машины
Средства копирования:
Электрографическое копирование
Основные достоинства электрографического копирования:

• высокие оперативность, производительность и качество копирования;

• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

• получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

• получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

• получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.
Термографическое копирование
Фотографическое копирование
Электронно-графическое копирование
Диазографнческое копирование
32. Основы построения баз данных. Предметная область. Типы моделей данных.
База данных (БД) - именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Под предметной областью понимается некоторая область человеческой деятельности или область реального мира, на основе которой создается БД и её структура.
Принципы построения баз данных

К современным базам данных, а, следовательно, и к СУБД, на которых они строятся, предъявляются следующие основные требования:

· Высокое быстродействие (малое время отклика на запрос). Время отклика - промежуток времени от момента запроса к БД до фактического получения данных.

· Простота обновления данных.

· Независимость данных - возможность изменения логической и физической структуры БД без изменения представлений пользователей.

· Совместное использование данных многими пользователями.

· Безопасность данных - защита данных от преднамеренного или непреднамеренного нарушения секретности, искажения или разрушения.

· Стандартизация построения и эксплуатации БД (фактически СУБД).

· Адекватность отображения данных соответствующей предметной области.

· Простой интерфейс пользователя.

Основным назначением информационных систем является оперативное обеспечение пользователя информацией о внешнем мире путем реализации вопросно-ответного отношения. Вопросно-ответные отношения, получая интерпретацию во внешнем мире (мире вне информационной системы), позволяют выделить для информационной системы определенный его фрагмент - предметную область, - который будет воплощен в автоматизированной информационной системе. Информация о внешнем мире представляется в информационной системе (ИС) в форме данных. Это ограничивает возможности смысловой интерпретации информации и конкретизирует семантику ее представления в ИС. Совокупность этих выделенных для ИС данных, связей между ними и операций над ними образует информационную и функциональную модели предметной области, описывающие ее состояние с определенной точностью.
33. Модели данных. Иерархическая, сетевая, реляционная модели в БД.
Информация в базе данных некоторым образом структурирована, т. е. ее можно описать моделью представления данных (моделью данных), которые поддерживаются СУБД. Эти модели подразделяют на иерархические, сетевые и реляционные.

При использовании иерархической модели представления данных связи между данными можно охарактеризовать с помощью упорядоченного графа (или дерева). В программировании при описании структуры иерархической базы данных применяют тип данных «дерево».

Основными достоинствами иерархической модели данных являются:

1) эффективное использование памяти ЭВМ;

2) высокая скорость выполнения основных операций над данными;

3) удобство работы с иерархически упорядоченной информацией.

К недостаткам иерархической модели представления данных относятся:

1) громоздкость такой модели для обработки информации с достаточно сложными логическими связями;

2) трудность в понимании ее функционирования обычным пользователем.

Незначительное число СУБД построено на иерархической модели данных.

Сетевая модель может быть представлена как развитие и обобщение иерархической модели данных, позволяющее отображать разнообразные взаимосвязи данных в виде произвольного графа.

Достоинствами сетевой модели представления данных являются:

1) эффективность в использовании памяти компьютера;

2) высокая скорость выполнения основных операций над данными;

3) огромные возможности (большие, чем у иерархической модели) образования произвольных связей.

К недостаткам сетевой модели представления данных относятся:

1) высокая сложность и жесткость схемы базы данных, которая построена на ее основе;

2) трудность для понимания и выполнения обработки информации в базе данных непрофессиональным пользователем.

Системы управления базами данных, построенные на основе сетевой модели, также не получили широкого распространения на практике.

Реляционная модель представления данных была разработана сотрудником фирмы 1ВМЭ. Коддом. Его модель основывается на понятии «отношения» (relation). Простейшим примером отношения служит двумерная таблица.

Достоинствами реляционной модели представления данных (по сравнению с иерархической и сетевой моделями) являются ее понятность, простота и удобство практической реализации реляционных баз данных на ЭВМ.

К недостаткам реляционной модели представления данных относятся:

1) отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей;

2) сложность описания иерархических и сетевых связей.

Большинство СУБД, применяемых как профессиональными, так и непрофессиональными пользователями, построены на основе реляционной модели данных (Visual FoxPro и Access фирмы Microsoft, Oracle фирмы Oracle и др.).

34. Реляционные модель данных. Основные понятия (отношение, тип данных, атрибут, таблица, запись, связь, запрос)
Реляционная модель данных (РМД) — логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики, как теория множеств и логика первого порядка.

На реляционной модели данных строятся реляционные базы данных.

Реляционная модель данных включает следующие компоненты:

• Структурный аспект (составляющая) — данные в базе данных представляют собой набор отношений.
• Аспект (составляющая) целостности — отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности. РМД поддерживает декларативныеограничения целостности уровня домена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.
• Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) — РМД поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционное исчисление).

Основной структурой данных в реляционной модели являются таблицы, называемые в реляционной теории отношениями. Собственно от термина отношение (по-английски relation) и произошло само название модели – реляционная. На рис. 6.1 приведен пример такой таблицы-отношения и пояснение основных терминов реляционной модели – кореж, кардинальноечисло, атрибут, степень, домен, первичныйключ.
Отношение это таблица, подобная приведенной на рис. 6.1, состоящая из строк и столбцов и имеющая вверху строку, называемую заголовок отношения.

• Строки таблицы-отношения называются кортежами (tuple), а столбцы атрибутами (attribute).
• Количество кортежей в отношении называется кардинальнымчислом отношения, а количество атрибутов называется степенью отношения.
• Каждый атрибут в отношении имеет наименование, которое указывается в заголовочной части отношения.
• Ключ отношения – это атрибут или набор атрибутов отношения такие, что в любой момент времени в отношении не существует строк, для которых значение или комбинация значений ключевых атрибутов являются одинаковыми. Ключ, таким образом, является уникальным идентификатором кортежей отношения (на рис. 6.1 ключевой атрибут выделен жирным шрифтом).
• Домен отношения – это множество значений, из которого могут браться значения конкретного атрибута. То есть конкретный набор значений атрибута в любой момент времени должен быть подмножеством множества значений домена, на котором определен этот атрибут. Значения атрибута, которые отсутствуют в множестве, задаваемом доменом, являются недопустимыми.

Понятие домена является важным для реляционной модели. Домен фактически задает ограничения, которым должны удовлетворять значения соответствующего атрибута.

Как уже отмечалось, приведенные выше определения не являются строгими. Такие термины как таблица, строка, столбец, строго говоря, не являются полностью эквивалентными используемым в реляционной модели математическим понятиям отношение, кортеж, атрибут соответственно. Однако на практике их часто используют именно как синонимы, что, в общем, допустимо, если при этом понимать, какой действительный смысл вкладывается в эти термины.

35. Основные принципы построения БД (целостность данных, объектов, связей, ограничение целостности, ключевой элемент, первичный и альтернативные ключи)
Принципы построения баз данных

К современным базам данных, а, следовательно, и к СУБД, на которых они строятся, предъявляются следующие основные требования:

· Высокое быстродействие (малое время отклика на запрос). Время отклика - промежуток времени от момента запроса к БД до фактического получения данных.

· Простота обновления данных.

· Независимость данных - возможность изменения логической и физической структуры БД без изменения представлений пользователей.

· Совместное использование данных многими пользователями.

· Безопасность данных - защита данных от преднамеренного или непреднамеренного нарушения секретности, искажения или разрушения.

· Стандартизация построения и эксплуатации БД (фактически СУБД).

· Адекватность отображения данных соответствующей предметной области.

· Простой интерфейс пользователя.

Важнейшими являются первые два противоречивых требования: повышение быстродействия требует упрощения структуры БД, что, в свою очередь, затрудняет процедуру обновления данных, увеличивает их избыточность.

Безопасность данных включает их целостность и защиту. Целостность данных - устойчивость хранимых данных к разрушению и уничтожению, связанных с неисправностями технических средств, системными ошибками и ошибочными действиями пользователей. Она предполагает:

· отсутствие неточно введенных данных или двух одинаковых записей об одном и том же факте;

· защиту от ошибок при обновлении БД;

· невозможность удаления (или каскадное удаление) связанных данных разных таблиц;

· неискажение данных при работе в многопользовательском режиме и в распределенных базах данных;

· сохранность данных при сбоях техники (восстановление данных).

Целостность обеспечивается триггерами целостности - специальными приложениями-программами, работающими при определенных условиях. Защита данных от несанкционированного доступа предполагает ограничение доступа к конфиденциальным данным и может достигаться:

· введением системы паролей;

· получением разрешений от администратора базы данных (АБД);

· запретом от АБД на доступ к данным;

· формирование видов - таблиц, производных от исходных и предназначенных конкретным пользователям.

Стандартизация обеспечивает преемственность поколений СУБД, упрощает взаимодействие БД одного поколения СУБД с одинаковыми и различными моделями данных. При этом может быть осуществлен как локальный, так и удаленный доступ к данным (технология клиент/сервер или сетевой вариант).

Проектирование баз данных - процесс решения класса задач, связанных с созданием баз данных.

Основные задачи проектирования баз данных:

· Обеспечение хранения в БД всей необходимой информации.

· Обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам.

· Сокращение избыточности и дублирования данных.

· Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании данных, исключение их потери и т.д.

Основные этапы проектирования баз данных:

1) Концептуальное (инфологическое) проектирование – построение формализованной модели предметной области. Такая модель строится с использованием стандартных языковых средств, обычно графических, например ER-диаграмм (диаграмм «Сущность-связь»). Такая модель строится без ориентации на какую-либо конкретную СУБД.

Основные элементы данной модели:

· Описание объектов предметной области и связей между ними.

· Описание информационных потребностей пользователей (описание основных запросов к БД).

· Описание алгоритмических зависимостей между данными.

· Описание ограничений целостности, т.е. требований к допустимым значениям данных и к связям между ними.

2) Логическое (даталогическое) проектирование – отображение инфологической модели на модель данных, используемую в конкретной СУБД, например на реляционную модель данных. Для реляционных СУБД даталогическая модель – набор таблиц, обычно с указанием ключевых полей, связей между таблицами. Если инфологическая модель построена в виде ER-диаграмм (или других формализованных средств), то даталогическое проектирование представляет собой построение таблиц по определённым формализованным правилам, а также нормализацию этих таблиц. Этот этап может быть в значительной степени автоматизирован.

3) Физическое проектирование – реализация даталогической модели средствами конкретной СУБД, а также выбор решений, связанных с физической средой хранения данных: выбор методов управления дисковой памятью, методов доступа к данным, методов сжатия данных и т.д. – эти задачи решаются в основном средствами СУБД и скрыты от разработчика БД.

На этапе инфологического проектирования в ходе сбора информации о предметной области требуется выяснить:

· основные объекты предметной области (объекты, о которых должна храниться информация в БД);

· атрибуты объектов;

· связи между объектами;
· основные запросы к БД.
36. Система управления базами данных. Программное и аппаратное обеспечение БД. Примеры СУБД.
Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Современная СУБД содержит в своем составе программные средства создания баз данных, средства работы с данными и сервисные средства. С помощью средств создания БД проектировщик, используя язык описания данных (ЯОД), переводит логическую модель БД в физическую структуру, а на языке манипуляции данными (ЯМД) разрабатывает программы, реализующие основные операции с данными (в реляционных БД – это реляционные операции). При проектировании привлекаются визуальные средства, т.е. объекты, и программа-отладчик, с помощью которой соединяются и тестируются отдельные блоки разработанной программы управления конкретной БД.
Аппаратное обеспечение представляет собой всю электронную начинку компьютера, необходимое периферийное оборудование. Процессор, электронные платы, накопители, монитор, клавиатура - все это относят к аппаратному обеспечению. На компьютерном жаргоне аппаратное обеспечение называют " железом".

Программное обеспечение является набор программных продуктов необходимых для выполнения поставленных задач. Программное обеспечение оказывается тем мостом, который позволяет связать человека с ЭВМ, организует удобный для решения конкретных задач интерфейс, автоматизирует необходимый набор команд и операций. Программа оказывается тем переводчиком, с помощью которого мы можем сообщить машине, что мы от нее хотим, привести в действие необходимые аппаратные средства и выполнить необходимые операции. Для каждой задачи - свой переводчик. Самым главным из таких переводчиков является операционная система, обеспечивающая общение с машиной на самом низком уровне. Она организует автоматизированное выполнение основных операций и команд. Другие программы здесь выглядят уже как надстройка, обеспечивающих уже косвенную передачу команд машине через операционную систему.

Примеры СУБД:
OpenEdge, SQLite, BerkeleyDB, Firebird Embedded, Microsoft SQL Server Compact, ЛИНТЕР.

Microsoft Access, Paradox, dBase, FoxPro, Visual FoxPro.