Аудит учетной политики

Целью аудита операций, связанных с расчетами с поставщиками, является выражение мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, касающихся обязательств и дебиторской задолженности по поставщикам и подрядчикам, а также о соблюдении организацией требований законодательства о бухгалтерском учете по ведению и оформлению хозяйственных операций, связанных с расчетами по поставщикам и подрядчикам.

Аудит расчетов с поставщиками обязательно является одной из задач комплексной аудиторской проверки (в случае обязательного или инициативного аудита), но может быть проведен как самостоятельная услуга. Аудит данного вида может дать руководству организации или владельцам бизнеса важную информацию о состоянии расчетов с поставщиками, в том числе по таким направлениям как: насколько полно в учете отражены данные о состоянии расчетов, насколько обоснована договорная стоимость, насколько качественно документальное оформление расчетов с поставщиками с точки зрения налогового законодательства и возможности обеспечить судебную защиту при возникновении спора с контрагентом, и др.

Для достижения цели аудита операций с поставщиками были решены следующие основные задачи:

- подтверждение того, что обязательства, отраженные на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», представляют собой полный объем реальной задолженности за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

- подтверждение того, что объем дебиторской задолженности представляет собой величину, в отношении которой имеются законные основания на ее взыскание;

- подтверждение своевременности отражения в учете дебиторской задолженности и кредиторской задолженности;

- подтверждение своевременности погашения в учете дебиторской задолженности и кредиторской задолженности;

- подтверждение правильности оформления первичных документов на основании которых формируется дебиторская и кредиторская задолженность по поставщикам;

- подтверждение правильности рублевой оценки дебиторской и кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте, в условных денежных единицах;

- оценка экономической обоснованности цен и вознаграждений;

- проверка наличия и эффективности системы оценки добросовестности контрагентов;

- подтверждение правильности формирования показателей бухгалтерской отчетности, связанных с расчетами по поставщикам.

Компанией ООО «Детская компания» при проведении аудиторской проверки были представлены следующие рабочие документы аудита расчетов с поставщиками:

- реестр проверки договоров с поставщиками, которые отражает оценку правильности, объективности, точности составления договора поставки, соответствие учетных данных данным по договору: ассортимент, количество, качество, сроки и порядок поставки, цена, а также данным первичных документов и учетных регистров;

- реестр выявленных нарушений действующего законодательства в договорах купли-продажи - составляется в случае выявления несоответствия договоров купли-продажи действующему законодательству.

- реестр проверки договорных обязательств — при проведении контроля выполнения договорных обязательств поставщика по количеству, номенклатуре, ценам, срокам поставки, качеству товаров;

- ведомость проверки поступающих грузов - отражает результаты проверки данных первичных документов и учетных регистров синтетического и аналитического учета;

- реестр проверки просроченной задолженности по расчетам с поставщиками — по итогам проверки ведения аналитического учета расчетов с поставщиками по ведомости ф. № 6.2.

В рамках аудита расчетов с поставщиками в ООО «Детская компания» была произведена проверка выполнения договорных обязательств по количеству, номенклатуре, ценам, тарифам, срокам поставки, качеству товаров. По каждому документу (ТТН, счет-фактура) была проверена полнота оприходования товаров, их комплектность, для чего первичные документы сравнивались с записями книг складского учета по соответствующим бухгалтерским счетам и журналам-ордерам.

Стоит отметить, что при этом, как правило, может быть выявлено неоприходование ТМЦ, завышение стоимости приобретенных товаров, занесение на счета производства без предварительного их отражения на счетах, соответствующих приобретенным товарам; оприходование более ценных материальных ценностей и укрытие более качественных.

Для определения таких фактов документальное исследование расчетных операций в ООО «Детская компания» было проведено параллельно с инвентаризацией в момент поступления материальных ценностей, что является задачей внутреннего аудита, а также со встречным сопоставлением расчетов с поставщиками и опросом лиц, ответственных за использование материальных ценностей или непосредственно их принятием.

Также важным элементом аудита расчетов с поставщиками в ООО «Детская компания» является проверка правильности применения цен, наценок, скидок, надбавок и определение налога на добавленную стоимость, для чего была составлена сверка этих данных с договорами и инструкциями о порядке расчетов.

Стоит отметить, что при выявлении неправильного использования цен, наценок, скидок в ООО «Детская компания» устанавливают сумму переплат, со стороны поставщиков составляют претензионные акты, листы и ставят условия о возврате переплаченных средств.

Далее был проведен аудит документального отражения поступления грузов (работ, услуг). На этом этапе аудитор проверил первичные документы по поступлению товаров от поставщиков: товарно-транспортные накладные (ТТН) при поставке товаров автотранспортом, железнодорожные накладные при поставке железнодорожным транспортом, счета-фактуры, грузовые таможенные декларации и т. д.

Также важнейшим этапом проверки учета расчетов с поставщиками является аудит отражения в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Аудитор сопоставил данные журнала-ордера и ведомости аналитического учета ООО «Детская компания» с реестром операций по расчетам с поставщиками, книгой учета приобретения товаров, данными декларации по НДС; сверил данные этих документов с данными первичных документов: ТТН, счетами-фактурами, ГТД и т. д. Аудитор акцентировал внимание на правильности переноса сумм, соблюдении количества, сроков поставки, качества, сроков и наличии оплаты, расчете налоговых обязательств.

Суммы записей Журнала-ордера и ведомости аналитического учета по кредиту счета 63 сверены с данными по дебету счетов 15; 23, 24, 39, 91; 92 в производственном отчете, 20, 22, 26, 27, 28; 21; 30; 31 в журнале-ордере; 64, 377 в ведомости при журнале-ордере; 94, 99 в производственных отчетах и журнале-ордере. Дебет счета 63 сопоставлены с кредитом счетов 24; 30; 31; 34, 37, 51, 68; 36, 70, 71, 74; 41, 46, 48; 50, 60 в журнале-ордере.

Данные о ранее проведенных аудиторских проверках в отношении организации учета расчетов с поставщиками в ООО «Детская компания» также позволяют судить о наличии тех или иных ошибок и недостатков в данной системе.

Так, можно отметить, что достаточно распространенной в системе организации учета ООО «Детская компания» является отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление. Связано это с тем, что сотрудниками бухгалтерии после направления контрагенту двух экземпляров договора зачастую не отслеживается факт подписания (в том числе корректного подписания) и возврата собственного экземпляра договора в ООО «Детская компания». Это приводит к утере документов, их несвоевременному возврату, неправильному оформлению.

Кроме того, имеет место замена подлинных документов их копиями, не заверенными в установленном порядке.

Также в рамках ранее проведенных аудиторских проверок были обнаружены факты ненадлежащего ведения учета в связи с недостоверностью аналитического учета, формальным проведением инвентаризации расчетов.

Стоит также обратить внимание на то обстоятельство, что в рамках реализации своей коммерческой деятельности ООО «Детская компания» зачастую приходится сталкиваться с необходимостью вести претензионную работу с поставщиками ввиду низкого качества или нарушения сроков предоставления услуг, выполнения работ или поставленных товаров.

Тем не менее, не всегда в компании претензии по договорам с поставщиками и подрядчиками оформляются надлежащим образом. Более того, встречаются факты необоснованного предъявления претензий либо их несвоевременного предъявления поставщикам.

Итак, учитывая вышеперечисленные проблемы, а также прочие мелкие нарушения, имеющие место в учете расчетов с поставщиками на исследуемом предприятии, составим общую таблицу (см. таблица 18)

Таблица 18 – Сводный перечень нарушений в части учета расчетов с поставщиками в ООО Детская компания»

Наличие данных ошибок искажает результаты бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и приводит к формированию неверной информации о состоянии расчетов с поставщиками, которая используется в последующем при принятии управленческих решений. Таким образом, наличие подобных ошибок является критичным для системы бухгалтерского учета компании и требует незамедлительного принятия соответствующих решений по нивелированию их негативного влияния и устранению возможности их появления в будущем.

Для того, чтобы определить пути совершенствования учета расчетов с покупателями, необходимо выявить и свести к минимуму недостатки учета организации. Основным общим недостатком системы учета в компании ОО «Детская компания», приводящий к возникновению ошибок в рамках учета, является недостаточный контроль над деятельностью бухгалтерии со стороны руководства организации. В такой ситуации руководитель не получает бухгалтерской информации в нужной степени. Практически достаточных усилий по контролю руководитель хозяйствующего субъекта не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью. Недостаточность контроля со стороны, как главного бухгалтера организации, так и руководителя приводит к ошибкам зачисления поступивших средств и путанице при платежах третьих лиц.

Помимо этого, в компании не учитывают такие немаловажные обстоятельства, как, например, необходимость выставления счета-фактуры покупателю в течение 5 дней с момента отгрузки товара, иначе, согласно действующему законодательству, он будет считаться недействительным. Фактически же в организации нередки случаи выставления счетов-фактур спустя неделю, а иногда и больше.

Также в компании несвоевременно проводится, проводится частично или не проводится совсем инвентаризация расчетов, хотя это и предусмотрено учетной политикой организации, что не способствует своевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер к ее погашению. Руководству предприятия, в свою очередь, не следует забывать о возможности перегруженности работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные изменения, вносимые в руководящие документы, и др.

Стоит понимать, что в любой организации работники бухгалтерии должны осуществлять проверку подготавливаемых ими документов, но, к сожалению, данная проверка «во вторую руку» отсутствует, то есть после составления документа одним работником бухгалтерии другой не проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и не несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

Несвоевременность предоставления в бухгалтерию документации со стороны отдела продаж также не способствует сокращению ошибок в учете.

Таким образом, на основании проведенного анализа и перечисленных выше недостатков, можно дать следующие рекомендации:

- обязательная внутренняя проверка документов. На проверку документа требуется значительно меньше времени, чем на его составления. При этом качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно увеличивается. Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах. Наиболее продуктивным способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита;

- большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть предусмотрен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме;

- периодическое повышению квалификации учетного аппарата, что позволит сократить до минимума ошибки и неточности в учете. Также можно усилить взаимодействия бухгалтерии и юридического отдела;

- создание комиссии по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной системы, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

- необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе (например, реестр старения счетов дебиторов, кредиторов). Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам — сроки образования. Ведение такого реестра позволит оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для организации, а также тех, с которыми должны устанавливаться особые отношения. Способность своевременно погашать свои обязательства и вовремя получать причитающиеся средства являются основой стабильности и эффективности деятельности экономического субъекта. Поэтому объем, структура, сроки погашения и оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности оказывают существенное влияние на финансовое положение организации и должны быть предметом аудита эффективности деятельности на постоянной основе;

- постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности компании;

- контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что экономический субъект реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать, работает он под реализацию или по системе предоплаты;

- внедрение на предприятии бухгалтерских программных продуктов. Доступность современных технологий положительно отразится на качестве ведения бухгалтерского учета и позволит сделать работу пользователей эффективнее. Это позволит значительно сэкономить время выполнения некоторых типовых операций и расширить функциональные возможности автоматизированного учета.