Служебное письмо

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

дата;

номер;

ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

фирма;

структурное подразделение;

должность;

фамилия и инициалы;

почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.06 № 247)...». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Записки

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

наименование организации;

название вида документа (докладная записка);

дату;

индекс;

место составления;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись руководителя организации;

фамилию исполнителя;

номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (докладная записка);

дату;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Образец докладной записки о прогуле

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 5

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.10.2013 г., менеджер по снабжению Макаров Иван Васильевич отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Макарова И.В., не имеется.

Прошу рассмотреть вопрос о наложении на Макарова И. В. дисциплинарного взыскания.

Трудовой договор

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 " УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа

- наименование вида документа

- дата документа

- регистрационный номер документа

- место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту

- заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров

- текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ

- отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения)

- подпись (подписи)

- гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию

- визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию

- оттиск печати

- отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров

- отметка об исполнителе

- идентификатор электронной копии документа

- отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.