Управление проектом по внедрению нового программного продукта на предприятии

Курсовой проект

Группа ПИ-32

Разработал студент Д.В. Солодухин

Руководитель Н.Ю. Дроздова

Введение

Многие предприятия сегодня ставят перед собой задачу провести автоматизацию учетных, контрольных, управленческих и аналитических функций с целью повышения эффективности управления, инвестиционной привлекательности и устойчивости в высококонкурентных средах.

Для решения таких задач на предприятие внедряется программное обеспечение с набором необходимых функций.

Для внедрения программного обеспечения разрабатывается проект.

Проект – любое временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

- направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

- координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;

- ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

Управление проектами – область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками.

Цель курсового проекта:

Углубленное освоение теоретических знаний по управлению проектами и развитие навыков расчетно-аналитической работы при подготовке документации проекта.

Задачи курсового проекта:

· Систематизация, закрепление. Углубление и расширение приобретенных знаний и умений, овладение навыками практического применения полученных теоретических знаний к решению конкретных задач, предусмотренных курсовым проектированием;

· Развитие самостоятельности при выборе методов расчета и творческой инициативы при решении конкретных задач;

· Овладение навыкам работы со специальной литературой.

Описание предметной области

«1С: Предприятие 8.4.1» является современной технологической платформой, рассчитанной на высокие нагрузки и одновременную работу большого количества пользователей. Проводимые нагрузочные испытания и опыт реальных внедрений показывают, что платформа «1С: Предприятие 8.4.1» и типовые прикладные решения могут быть успешно использованы для создания информационных систем масштаба предприятия.

Успешное внедрение программных продуктов " 1С" подразумевает запуск в эксплуатацию в максимально короткие сроки реально работающую систему, соответствующую потребностям и ожиданиям предприятия. В результате предприятие получает современную, мощную и быстро действующую автоматизированную систему учета, построенную на базе программных продуктов «1С: Предприятие».

Для нашего предприятия требуется автоматизировать финансовый и бухгалтерский учет, значит, определяем для него программные продукты «1С: Бухгалтерия» и «1С: Бюджетная отчетность».

Внедрением системы 1С на предприятие будет заниматься Технический отдел, в который входят Менеджер и Программист.

Документацией будет заниматься Бухгалтерия и Юридический отдел.

Введем некоторые обозначения: М – менеджер, П – программист, Б – бухгалтерия, ЮО – юридический отдел.

Ниже представлены таблицы с режимом рабочего дня для каждого сотрудника.

Таблица 1 – Режим работы менеджера

Таблица 2 – Режим работы программиста

Таблица 3 – Режим работы бухгалтерии

Таблица 4 – Режим работы юридического отдела

Ниже представлена таблица по оплате труда сотрудников за 1 месяц работы.

Таблица 5 – Оплата труда сотрудников за 1 месяц работы

Подготовительная часть проекта включает в себя:

· Изучение технической архитектуры и среды внедрения (М).

· Определение параметров внедрения (П).

· Проектирование этапов внедрения и интеграции пакета (М).

Техническая часть проекта включает в себя непосредственную установку программного обеспечения, проведение тестирования программ, разработка обучающих материалов (П).

Проект будет длиться 62 дня. Бюджет проекта не более 100 тыс. руб.

Примечание: использование любого работника в сверхурочное время оплачивается в двойне.

Планирование проекта

Определение целей проекта

Целью проекта является внедрение системы «1С: Предприятие 8.4.1» на предприятие, соблюдая сроки выполнения работ и не превышая установленный бюджет.

Построение иерархической структуры работ

Иерархическая структура работ - это разбиение проекта на более мелкие и измеримые части. Иерархическая структура работ описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта.

Иерархическая структура проекта представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Иерархическая структура проекта

Структурная схема предприятия

Структурная схема предназначена для того, чтобы показать подчиненность участников. Структура проекта показана на рисунке 2

Рисунок 2 - Структурная схема предприятия

Участники проекта

Участники проекта – основной элемент структуры проекта, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла.

Рисунок 3 - Участники проекта

Матрица ответственности

Матрица ответственности решает задачу демонстрации межорганизационного или межгруппового взаимодействия и, как следствие, позволяет избежать недоразумений, которые время от времени возникают в проектах между подразделениями и организациями из-за неясности, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам и кто должен принимать по ним решение, а кто – непосредственно реализовать принятую резолюцию.

Важно как можно раньше произвести размежевание всех формальных полномочий, прав и обязанностей, пока участники проекта еще не приступили к его реализации. В противном случае, когда у сотрудников сложится собственное представление о своем месте в проекте, расхождения во мнениях по этим вопросам может перерасти в затяжные конфликты и оказать негативное влияние на сроки выполнения проекта. Матрица ответственности данного проекта представлена в таблице 6.

Таблица 6 – Матрица ответственности

Ресурсный план

Ресурсный план определяет способ распределения ресурсов среди различных пользователей. Ресурсный план проекта представлен в таблице 7.

Таблица 7 - Ресурсный план

Описание проекта

Описание структуры проекта

Подготовительная часть данного проекта (рисунок 4) включает:

· Изучение технической архитектуры и среды внедрения

· Определение параметров внедрения

· Проектирование этапов внедрения

· Проектирование этапов интеграции пакета

Рисунок 4 - Подготовительная часть проекта

Техническая часть данного проекта (рисунок 5) включает:

· Установка пакета «1С: Предприятие 8.4.1» на компьютеры

· Тестирование

· Разработка обучающих материалов

Рисунок 5 - Техническая часть проекта

Характеристика проекта

Функционирование современного предприятия связано с осуществлением проектной деятельности, поскольку любое его действие, принятое решение или результат жизнедеятельности представляет собой либо самостоятельный проект, либо элемент более сложного проекта.

Характеристика проекта представлена в таблице 8.

Таблица 8 – Характеристика проекта

Структура жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта – промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.

Стадии жизненного цикла – это состояния, которые проходит проект в своем развитии.

Жизненный цикл проекта делится на три стадии:

1. Прединвестиционная;

2. Инвестиционная;

3. Эксплуатационная.

Прединвестиционная стадия жизненного цикла – это промежуток времени между моментом появления первоначального замысла проекта и моментом принятия окончательного решения по его реализации.

1. Обзор технической архитектуры – 12 часов

2. Изучение пакета – 12 часов

3. Изучение среды внедрения – 12 часов

4. Определение этапов внедрения – 12 часов

5. Разработка матрицы отслеживания требований – 12 часов

6. Определение итераций – 12 часов

7. Разработка сценариев – 12 часов

Итого: 3, 5 дней (время выполнения прединвестиционной стадии жизненного цикла было рассчитано в программе MS Project) занимает прединвестиционная стадия жизненного цикла проекта.

Инвестиционная стадия жизненного цикла – это промежуток времени от момента начала проектно-изыскательных работ до выхода предприятия на проектную мощность.

1. Оптимизация рабочих характеристик – 24 часа

2. Покупка программного продукта «1С: Предприятие 8.4.1» – 24 часа

3. Установка «1С: Предприятие 8.4.1» на компьютеры – 24 часа

4. Тестирование – 24 часа

5. Разработка обучающих материалов – 24 часа

6. Подготовка документации проекта – 48 часов

Итого: 7 дней (время выполнения прединвестиционной стадии жизненного цикла было рассчитано в программе MS Project) занимает инвестиционная стадия жизненного цикла проекта.

Эксплуатационная стадия жизненного цикла – это промежуток времени между выходом предприятия на проектную мощность и завершением проекта, то есть ликвидацией предприятия.

При условии, что установка пакета «1С: Предприятие» выполнится качественно и при отсутствии внешних факторов, которые могут повлиять на работоспособность системы, она будет функционировать достаточно долгое время.

Влияние окружающей среды на проект (SWOT-анализ)

Состояние организации зависит от того, насколько она способна реагировать на различные воздействия извне. Анализируя внешнюю ситуацию, необходимо выделять наиболее существенные на конкретный период времени факторы. Взаимосвязанное рассмотрение этих факторов с возможностями организации позволяет решать возникающие проблемы. При решении разного уровня задач необходимо также четко представлять, поддаются ли критические факторы контролю со стороны организации. Являются ли они внутренними или внешними, поддающимися изменениям усилиями организации или это внешние события, на которые организация влиять не в состоянии. Одним из самых распространенных методов, оценивающих в комплексе внутренние и внешние факторы, влияющие на развитие организации можно назвать SWOT-анализ. SWOT-анализ является необходимым элементом исследований, обязательным предварительным этапом при составлении любого уровня стратегических и маркетинговых планов. Данные, полученные в результате ситуационного анализа, служат базисными элементами при разработке стратегических целей и задач организации.

Аббревиатура SWOT обозначает:

Strengths – сильные стороны компании

Weakness – слабые стороны компании

Opportunities – возможности компании для развития и повышения финансовой эффективности

Threats – угрозы для компании, которые могут представлять конкуренты, администрация, смена спроса потребителя, природные факторы.

SWOT-анализ – это анализ сильных и слабых сторон организации и возможностей и угроз со стороны внешней окружающей среды.

SWOT-анализ проекта по внедрению «1С: Предприятие 8.4.1» на предприятие представлен в таблице 9.

Таблица 9 - Матрица SWOT-анализа

Установка параметров проекта

Календарь

Представление «Календарь» показывает деловой календарь, позволяющий показать работы, выполняемые в соответствующий рабочий день. Диаграмма удобна тем, что представляет план проекта в виде традиционного календаря.

Рисунок 6 - Календарь

Длительность

Длительность задач определяется значением, введенным в колонке «Длительность». Длительность в колонку можно вводить в часах, днях или неделях. Длительность задач проекта представлена на рисунке – 8.

Рисунок 8 – Длительность.

Способ планирования.

Когда требуется контролировать дату начала или конца, можно добавить ограничение. Гибкие ограничения учитывают связи между задачами, чтобы перенести задачу как можно раньше или как можно позже, насколько позволяет связь. Например, задача с ограничением «как можно раньше» и связью «окончание-начало» будет начинаться сразу по завершении предшествующей.

Ограничения со средней гибкостью запрещают задаче начаться или окончиться до или после выбранной даты. Например, задача с ограничением «начало не позднее» 1 января и связью типа «окончание-начало» с другой задачей может начаться в любое время, если ее предшественница закончится, например, до 15 марта, но не может быть начата после 1 января.

Негибкие ограничения не подвергаются влиянию связей и «привязывают» задачу к выбранной вами дате. Например, задача с ограничением «фиксированное начало» на 1 января и связью типа «окончание-начало» с другой задачей всегда будет находиться в расписании на 1 января вне зависимости от того, закончится ее предшественница раньше или позже.

Для своего проекта я выбрал тип ограничения «как можно раньше», т.к. с этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты начала.

Рисунок 9 - Способ планирования

Вид связи с предшествующими работами

В своем проекте я использовал связь с предшествующими работами – «окончание-начало», т.к. это стандартная последовательность, при которой предшествующая работа должна завершиться до начала последующей.

Рисунок 10 - Вид связи «окончание-начало»

Приоритет

Приоритет – это свойство задачи, отражающее важность ее исполнения для проекта, варьирующееся в диапазоне от 1 до 1000. Его можно изменить с помощью одноименного столбца в таблице или на вкладке «Общие» в диалоговом окне сведений о задаче.

Приоритет задач по умолчанию определяется программой и обычно равен 500.

Рисунок 11 - Настройка приоритета

Рисунок 12 - Приоритет

Использовать это свойство имеет смысл тогда, когда проект содержит много дополнительных задач, исполнением которых можно пренебречь. Эти задачи можно выделить, присвоив им низкий приоритет, и в дальнейшем использовать эту информацию при планировании.

Просмотр и оценка состояния проекта

Оценка стоимости проекта

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений.

Стоимость моего проекта складывается из стоимости самого программного продукта «1С: Предприятие 8.4.1», а также затрат на заработную плату сотрудников.

Рисунок 13 - Оценка стоимости проекта

Стоимость программного продукта «1С: Предприятие 8.4.1»:

«1С: Бухгалтерия 8» – 3300 рублей;

«1С: Бюджетная отчетность» - 33600 рублей.

Итого: бюджет моего проекта составляет 81 тысячу 174 рубля 33 копейки (44 214, 33 + 3300 + 33660 =81 174, 33)

Запаздывающие задачи

Любая задача на критическом пути является критической задачей. Нужно регулярно отслеживать выполнение этих задач, чтобы знать, не запаздывают ли некоторые из них. Если критическая задача запаздывает, то будет запаздывать и дата окончания проекта. Запаздывание – это время, на которое задерживается задача относительно исходного базового плана.

В моем проекте запаздывающие задачи отсутствуют.

Рисунок 14 – Запаздывающие задачи

Затраты задач на различных уровнях

Из приведенного ниже рисунка видно, что затраты на подготовительную часть составляют 11 тысяч 314 рублей 33 копейки, а затраты на техническую часть составляют 32 тысячи 900 рублей. Также по приведенному рисунку можно проследить затраты на каждом уровне.

Рисунок 15 – Затраты задач на различных уровнях

Затраты ресурсов и их отклонения

Для определения времени, которое предполагается затратить на выполнение задач, вводятся значения трудозатрат. Трудозатраты – это объем работ или число человеко-часов, необходимое для завершения задачи. Трудозатраты можно задавать непосредственно в поле Трудозатраты. Трудозатраты измеряются в рабочих днях.

Отклонения трудозатрат можно проследить по столбцу Отклонения по трудозатратам.

По приведенному ниже рисунку видно, что в моем проекте присутствуют отклонения по трудозатратам. Это значит, что ресурсы перегружены.

Рисунок 16 – Затраты ресурсов и их отклонения.

Выравнивание ресурсов.

Если в проекте присутствуют перегрузки ресурсов, то необходимо выполнить выравнивание ресурсов. В моем проекте присутствуют три перегруженных ресурса: высшее руководство, информационные системы и бухгалтерия. Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него реально имеется.

Рисунок 17 – Перегруженные ресурсы

Выравнивание можно произвести двумя способами:

· Автоматическим

· Ручным

В своем проекте я использовал автоматическое выравнивание ресурсов. Результаты выравнивания отображаются в представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием», которую можно вызвать с помощью кнопки «Другие представления».

Рисунок 18 – Выравнивание

На разновидности диаграммы Ганта с выравниванием с помощью дополнительной графики Вы можете увидеть изменение загрузки при выполнении отдельных задач, а в таблице – новые значения загрузки по всем задачам. На диаграмме отображаются два набора отрезков задач: до выравнивания (выделены зелёным цветом) и после выравнивания (традиционные синий и черные цвета). Кроме того, в новом варианте плана могут появиться тонкие линии, обозначающие задержку задачи в результате выравнивания (отображаются зеленым цветом) и временной резерв (время, на которое задача может быть отложена – коричневым).

Идентификация рисков

Риски в расписании

Важной задачей стоящей перед руководителем проекта при анализе рисков расписания является уменьшение вероятности срыва сроков работ. Срыв может произойти в том случае, если длительности задач в плане проекта не будут соответствовать времени, требуемому ресурсами на их выполнение.

Несоответствие запланированных длительностей работ фактически может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. К таким работам можно отнести несколько типов задач календарного плана.

Слишком короткие задачи -