Вопрос 4. Документация туристской фирмы.

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами. Документы туристской фирмы молено разделить на три большие группы, относящиеся к разным видам деятельности:

1) учредительные и иные разрешительные документы;

2) документы, относящиеся к разработке туров;

3) документы, выдаваемые туристам.

Документы, относящиеся к разработке туров. Взаимоотношения между турфирмами — разработчиками туристских услуг и другими участникамитуристского рынка (турагентами, перевозчиками, владельцами средств размещения, предприятий питания, организаций, предоставляющих экскурсионные и иные услуги) регулируются договорами. Турагент может продавать туристские услуги туроператора от своего имени, но при этом между ними должен быть заключен соответствующий договор.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться следующие сведения:

— условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;

— полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;

— условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;

— порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализациитуристского продукта;

— условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и турагентом;

— взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом или иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Разработанный тур документально оформляется в соответствии с действующими требованиями. Технологическая документация по тура включает:

— технологическую карту (карту туристического маршрута), содержащего необходимые для работы сведения по данной поездки;

— график заезда туристических групп и туристов—индивидуалов, составленный на определенный срок (в зависимости от продолжительности и сезонности тура);

— бланк ваучера (путевки); лист бронирования; бланк соглашения с клиентами (с туристом);

— соглашения с партнерами-поставщиками услуг; калькуляцию тура (с указанием стоимости отдельных составляющих);

— картосхему маршрута, его описание и график движения;

— памятку по организации тура (сроки падения заявок на бронирование мест в гостиницах, учреждениях питания, сроки заказов на транспорт, бланки этих заявок; пункты пересадок и график движения транспорта по маршруту, время возможного ожидания и т.д.).

— варианты рекламных проспектов и буклетов;

— прайс-листы (каталоги).

Договор между туристической фирмой и туристом, как правило, содержит следующие типовые условия:

— предмет договора (приобретение туристом прав (гарантий) на тур, оформленных в виде путевки);

— стоимость услуг фирмы и форма их оплаты (наличными или перевод денег на расчетный счет фирмы);

— обязанности туристической фирмы (по предоставлению туристического продукта в полном объеме и качественно; по медицинскому страхованию туристов; по оформлению для них посольских виз);

— обязанности туриста (по оплате, предоставлении необходимых документов для оформления виз и т.п.);

— ответственность и освобождение от ответственности сторон (в случаях форс-мажорных обстоятельств, изменения качества предоставляемых услуг, сроков их предоставления, отказа сторон от тура).

Туристская путевка — документ строгой отчетности, содержащий информацию об условиях путешествия и подтверждающий факт оплаты туристского продукта. Таким образом, туристская путевка имеет тройное функциональное назначение: правовое, информационное и финансовое.

Договор о туристском обслуживании — документ, оформляющий взаимоотношения туриста с обслуживающей его фирмой. Это основной документ для предъявления претензий к турфирме.

Страховой полис — документ, выдаваемый туристу страховой компанией или от лица страховщика уполномоченной турфирмой. В страховом полисе указывается лимит страхового покрытия — сумма, которая будет выплачена туристу или его родственникам в результате наступления страхового события (травмы, заболевания, смерти). Возможно страхование имущественной и материальной ответственности, например страхование на случай утраты багажа, страхование от невыезда по маршруту и др.
При организации индивидуальных туров туристы получают на руки ваучер — документ, подтверждающий факт оплаты услуг. Ваучер служит основанием для обслуживания туристов и взаиморасчетов с турфирмой.