Контроль за исполнением бюджетов

Бюджетирование всегда связано с предварительным, текущим и последующим контролем.

Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей предприятия. Его за­дача — установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда пред­полагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, когда рас­сматриваются различные варианты действий до тех пор, пока составленный бюджет не будет соответствовать установленным критериям. В ходе предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необ­ходимые для этого материальные, трудовые, финансовые и инве­стиционные ресурсы.

Предварительный контроль затрат материальных ресурсов осуществляется при определении требований и стандартов приоб­ретаемого сырья по качеству и цене, а также при выборе поставщи­ков, обеспечивающих эти условия. К методам предварительного контроля материально-производственных ресурсов относится так­же расчет необходимых запасов сырья, материалов, инструментов на уровне, достаточном для бесперебойной работы предприятия и не позволяющем создавать излишков запасов на складе, отвлекать значительные денежные средства на их приобретение и хранение. В итоге формируется оптимальный бюджет закупок и расходова­ния материально-производственных ресурсов с минимальными издержками по заготовлению, складированию и расходу.

Предварительный контроль затрат трудовых ресурсов обеспе­чивается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных качеств и навыков работников, которые необходимы для выполне­ния тех или иных должностных обязанностей, отбора наиболее подготовленных и квалифицированных рабочих. Такой контроль включает также проверку рациональности размещения личного состава по рабочим местам внутри предприятия, соотношения между постоянными и временными работниками, расчет опти­мальной численности персонала исходя из производственной про­граммы и загрузки производственных мощностей, а также оценку стоимости рабочей силы для включения ее в бюджеты затрат на со­держание персонала.

Задача предварительного контроля финансовых средств — обес­печить платежеспособность предприятия, проведение эффектив­ной политики по привлечению заемных средств, размещению сво­бодных денежных средств и оптимизации их остатка в кассе и на расчетных счетах.

Основными средствами проведения предварительного контро­ля является соблюдение определенных правил и процедур, кото­рые существуют на предприятии при формировании системы бюд­жетов.

В результате предварительного контроля количественные и ка­чественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны меж­ду собой, проверены по ограничениям и оптимизированы.

Текущий бюджетный контроль на предприятии осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключа­ется в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, вы­явлении отклонений и осуществлении корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной и пе­риодической.

Непрерывная связь позволяет повседневно контролировать ис­полнение бюджетов. Особенно это актуально при осуществлении проектов по созданию нового продукта и при решении задач, свя­занных со значительным привлечением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Периодическая связь позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации.

Обратная связь в системе текущего бюджетного контроля осу­ществляется в виде отчетов, периодичность подготовки и подроб­ность которых зависят от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центров ответственности и ситуационных потребностей управления. Например, менеджеры по производству и коммерческой деятельности нуждаются в ежедневной информа­ции. Чем дальше руководитель находится от операционного уров­ня производства, тем большим может быть временной интервал между последовательными отчетами. Если возникают серьезные проблемы по исполнению бюджета и выявляются негативные тен­денции, подготавливают специальные отчеты, в которых приво­дится подробная информация об отдельных продуктах, програм­мах, секторах рынка сбыта, выявляются и анализируются отклоне­ния, даются рекомендации. При возникновении неожиданных обстоятельств составляются чрезвычайные отчеты. В любом случае критерием временного интервала отчета в текущем контроле ис­полнения бюджета должна быть возможность вмешательства в це­лях изменения возникшей неблагоприятной ситуации.

Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной информации.

Контроль через наблюдение за исполнением бюджетов осущест­вляется путем общения менеджера или контроллера со всеми уча­стниками хозяйственной деятельности. Этот вид контроля позво­ляет выявить многие отклонения, не поддающиеся учету, более глубоко анализировать их причины и виновников. Он более опера­тивен, значит, действеннее и предпочтительнее для текущего кон­троля.

Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить причины расхождения между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную с данными финансового учета, устранить субъективный фактор при анализе причин и виновников отклонений.

Следует отметить, что эти две формы контроля взаимно допол­няют друг друга и востребованы в большей или меньшей мере в за­висимости от складывающейся ситуации.

В конечном итоге основная задача и роль текущего бюджетно­го контроля заключается в том, чтобы осуществить корректирую­щие действия на показатели исполнения бюджета до того, когда они сформируются окончательно.

Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по завершении деятельности, для которой определяется бюд­жет, либо по истечении определенного заранее периода времени. В том и другом случае контроль осуществляется путем сопоставле­ния фактических результатов и бюджетных показателей. После­дующий бюджетный контроль, в отличие от текущего, не обладает оперативным корректирующим действием, но выполняет другие функции и задачи:

• способствует получению целостной информации, на основе которой корректируются будущие бюджеты с учетом экономиче­ских реалий прошлого;

• позволяет производить более точный расчет фактических по­казателей бюджетов с учетом временных факторов, что, в свою очередь, дает возможность более объективно оценивать деятель­ность менеджеров и руководимых ими центров ответственности.

Организационной формой результатов текущего и последую­щего контроля являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят воедино информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных показателей. В таких отчетах должно от­ражаться три вида информации: о фактических результатах, о пла­нируемых показателях и данные об отклонениях между фактиче­скими и бюджетными показателями, сопровождающиеся поясне­ниями.

Контрольные вопросы и задания

1. Что означают термины «бюджет» и «бюджетирование» в бухгалтер­ском управленческом учете? Какие виды бюджетов вам известны?

2. Какие виды информации лежат в основе бюджетирования?

3. Каково практическое значение разработки и использования бюд­жета?

4. Назовите основные этапы бюджетного цикла.

5. Каков порядок разработки генерального бюджета? Какова его ко­нечная цель?

6. Чем отличается гибкий бюджет от статического? С какой целью раз­рабатывается гибкий бюджет?

7. Назовите четыре уровня анализа отклонений фактических затрат от бюджетных.

8. Организация произвела в отчетном году 200 000 ед. продукции. Об­щие производственные затраты составили 400 тыс. руб., из них 180 тыс. руб. — постоянные расходы. Предполагается, что никаких изменений в используемых производственных методах и ценообра­зовании не произойдет. Составив гибкую смету, определите общие затраты для производства 230 000 ед. продукта в следующем году.

Тесты

1. Какой частный бюджет является отправной точкой в процессе раз­работки генерального бюджета:

а) бюджет коммерческих расходов;

б) бюджет продаж;

в) бюджет производства;

г) бюджет себестоимости продаж

2. Бюджет денежных средств разрабатывается до:

а) плана прибылей и убытков;

б) бюджета капитальных вложений;

в) бюджета продаж;

г) прогнозного бухгалтерского баланса.

3. Что является наилучшей основой для оценки результатов деятель­ности за месяц:

а) плановые показатели;

б) фактические показатели за предыдущий месяц;

в) фактические результаты за аналогичный период предыдущего года?

4. В процессе подготовки оперативного бюджета последним этапом является подготовка:

а) плана прибылей и убытков;

б) прогнозного бухгалтерского баланса;

в) бюджета денежных средств;

г) ни один ответ не верен.

5. Для расчета количества материалов, которые необходимо закупить, должен быть подготовлен:

а) бюджет общепроизводственных расходов;

б) бюджет коммерческих расходов;

в) бюджет производства;

г) бюджет продаж.

6. План прибылей и убытков должен быть подготовлен до того, как начнется разработка:

а) бюджета денежных средств и прогнозируемого баланса;

б) бюджета административных расходов;

в) бюджета коммерческих затрат;

г) бюджета общепроизводственных расходов.

7. Поведение издержек организации описывается формулой У= 800 + 4Х. При выпуске 400 ед. изделий планируемые затраты организа­ции составят:

а) 3000 руб.;

б) 2400 руб.;

в) 2000 руб.;

г) ни один ответ не верен.