Выбор файла данных

1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей.

2. Выполните одно из следующих действий:

o Используйте контакты Outlook. Если нужно использовать список " Контакты" приложения Outlook, выберите вариант Выбрать из контактов Outlook.

Дополнительные сведения об использовании списка контактов см. в разделе Советы по работе со списком контактов Microsoft Office Outlook.

o Используйте имеющийся файл источника данных. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или файлом другого типа выберите вариант Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

В приложении Excel можно выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги, в Access — любую таблицу или запрос, определенный в базе данных.

Советы по форматированию данных на листах Excel для слияния см. в разделе Советы по форматированию данных в Office Excel.

Чтобы использовать файл данных другого типа, выберите его в диалоговом окне Выбор источника данных. Если нужного файла нет в списке, выберите соответствующий тип либо пункт Все файлы в списке Тип файлов. При слиянии можно использовать файлы данных указанных ниже типов.

§ Файлы простых программ управления базами данных, для которых установлено соответствующее средство доступа OLE DB или драйвер ODBC. Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office.

§ Файл HTML, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.

§ Электронные адресные книги:

§ Адресная книга Microsoft Outlook.

§ Список контактов Microsoft Schedule+ 7.0.

§ Все аналогичные списки адресов, созданные с помощью систем электронной почты, поддерживающих интерфейс MAPI, таких как Microsoft Outlook.

§ Документ Microsoft Word. Документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи для слияния. В качестве источника данных можно также использовать источник заголовков.

§ Любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

o Создайте новый файл данных в Word. Если файл данных отсутствует, выберите команду Ввести новый список и создайте список в появившейся форме. Список сохраняется в виде фала базы данных (MDB), который можно использовать многократно. Дополнительные сведения см. в разделе Создание списка.

Если вместо приложения Microsoft Word установлен выпуск Выпуск 2007 набора Microsoft Office, можно также использовать приложение Microsoft Query для конструирования запрос и извлечения необходимых данных из внешний источник данных.