Порядок та послідовність оформлення документів індивідуальних туристів та документів тур. груп.

Оформлення документів тур. групи (на виїзд за кордон; тур. групи, що подорожує в межах України; дитячої тур. групи).

Ваучер - документ, який є підставою і гарантією для отримання туристом оплаченої послуги або к-ксу послуг у суб’єкта туристичної діяльності, що надає послуги. Оформл. Необх. документів: 1.Наказ СТД на призначення керівника тур. групи-на бланку, завірені підписом та печаткою п-мства; 2.Паспорти туристів-з візами-для візових країн, з ваучерами-для безвізових країн; 3.Списки груп туристів-в алфавітному порядку; укр.. та англійською мовами; 4.Договір з приймаючою тур фірмою-копія, що завірена підписом керівника та печаткою п-мства з позначкою «копія вірна»; 5.Путівки-групові або індивідуальні кожному туристу; 6.Програма перебування туристів-індивідуально кожному туристу; 7.страхові поліси-груповий або індивідуально кожному; 8.Медичні довідки-для в’їзду до країни з обов’язковою вакцинацією; для подорожуючих груп людей; 9.Платіжні документи-копії рахунків на тур. обслуг. та платіжних доручень про їх оплату; індивідуально кожен турист пред’являє на вимогу митників власні кошти та виписки з кредитних карток; 10.Проїзні докум.-груповий квиток+посадочні талони або індивід. кожному туристу квиток; 11.Копії ліцензій на тур операторську діяльність; 12.Памятки туристам-на бланку, з реквізитами відправляючої та приймаючої тур фірми та посольства Укр. в країні відвідування.

Послідовність оформлення документів індивідуальних туристів:

1.Опрацювання замовлення та вибір місця розміщення та транспортування;

2.Запит на наявність місць у готелях та на транспорті;

3.Бронювання тур. обслуг.; 4.Оплата послуг та здача документів;

5.Оформлення документів у посольстві країни відвідування;

6. Співбесіда з працівниками посольства; 7.Оформлення квитків на транспорт;

8.Оформлення документів на виїзд;

9.Видача документів туристу та детальний інструктаж про митні, візові формальності, правила повед. в країні відвідув.; список необх. речей та ліків, правила дії страховки та ін.

Забезпечити туристам загальної інформ. про кр., інформувати про час збору та місце групи.

23. Характеристика процесу бронювання тур. послуг.

Бронювання – це попереднє закріплення за певним туристом чи групою туристів місць у готелях, на транспорті, квитків на культурно-масові заходи та ін.. послуги на конкретні дати.

Ефективний процес бронювання забезпечує якісніше планування, координацію, кадрову політику і організацію діяльності. Тому в кожному готельному п-мстві оптимізація процесу бронюв. є досить важливим питанням. Бронюв. може бути гарантованим і негарантованим.

Гарантоване бронювання відбувається, колиготель гарантує клієнтові, що номер буде наданий в його розпорядж. до настання розрахункового часу в наступний після прибуття день. Зі свого боку, клієнт гарантує оплату номера, навіть якщо він їм не скористається, якщо тільки бронюв. не буде анульоване відпов. до процедури анулюв. замовлень, що існ. в готелі.

Термін «ноу-шоу» віднос. до клієнтів, які забронювали номер, але не використали його або анулювали замовл.. Гарантоване бронюв. захищає доходи готелю навіть у разі «ноу-шоу».

Існують наступні варіанти гарантованого бронювання:

- Передплата. До дня прибуття повинна бути повністю внесена оплата. З погляду адміністрації готелю ця форма бронювання найбільш бажана.

- Кредитна картка. Більшість компаній, що працюють з кредитними картками, розробили системи, що гарантують оплату заброньованих номерів, що залишилися незайнятими. Якщо бронювання не було анульоване до встановленого часу, готель виставляє рахунок на кредитну картку клієнта і компанія за кредитними картками пізніше знімає цю суму з власника картки. Це найбільш поширений спосіб гарантованого бронювання за кордоном.

- Авансовий внесок (або часткова передоплата). Вимагає від клієнта внесення авансом певної суми до прибуття. Сума цього внеску зазвичай складає 50% вартості номера..

- Турагент. При цьому спос. гарантії у разі «ноу-шоу» гот. виставл. рахун. на турагентство.

- Бронювання юридичними особами (або корпоративне броню-вання). Корпорація може підписати контракт з готелем, за яким погоджується узяти на себе фінансову відповідальність за будь-яке «ноу-шоу» клієнтів, спонсором яких воно є.

При поселенні на додатк. місце оплата за бронюв. не провод.. При запізненні груп або окрем. громадян, окрім оплати за бронюв., стягується оплата за фактичний час простою номерів, але не більше ніж за 1 добу. Якщо запізн. відбул. більш ніж на добу, броня анулюється.

Встановлений наступний порядок оплати за бронювання номерів (місць) в готелі:

* агент по бронюванню спочатку заповнює титульний лист бланку (форма № 8-г) і передає в бухгалтерію для попереднього розрахунку оплати (зразки форм у додатку Г);

* після того, як гроші від юридичної особи поступили на рахунок готелю, бухгалтерія передає форму № 8-г агентові по прийому гостей;

* кінцевий висновок підводиться після від'їзду клієнтів.

Негарантоване бронювання. Готель надає номер клієнту до встановленого часу ануляції: зазвичай до 18.00 в день прибуття. При цьому не вноситься оплата. Якщо клієнт не прибуває до часу ануляції, готель може розпоряджатися номером на свій розсуд: частіше номер вноситься до переліку вільних номерів. Якщо клієнт прибуває після часу ануляції і номер залишається незайнятим, готель надає його клієнтові.

У разі повного заповнення готелю може бути ухвалене рішення про надання номерів тільки під гарантоване бронювання, якщо певне число очікуваних прибуттів вже було досягнуте. При повній зайнятості готелю ефективність процесу бронювання має особливе значення.

З процесом бронювання пов’язані наступні терміни:

- Раннє бронювання – це акційні пропозиції від гостей та тур. операторів, які надають знижки бронювання турів заздалегідь до початку акції. Забронювати тур за акцією раннього бронюв. означає купити тури за вигіднішою ціною. При цьому не економити на якості відпочинку.

Пітвердження заявки – це підтвердження оператором електронних чи ін.. засобів зв’язку у якій міститься згода туроператора на назву тур. продукту.

Окупація – це відмова туристу чи тур. блага зростає в тимчасовому вигляді або через інші засоби зв’язку від замовлення або придбання тур. продукту.

Стоп-сейм (сейм) Stop-sejm – цей виріз означає що в полож. на обрані дати має місце….