Что должно быть в списке.

Должны ли Вы записывать все, что Вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли Вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли Вам список, в котором будет упомянуто только то, что Вы сможете сделать сегодня или только то, что Вы непременно решили сделать сегодня? Существует много вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я рекомендую Вам, чтобы Вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для Вас большое значение и могут остаться несделанными без особого внимания с Вашей стороны.

Не забудьте включить дела, относящиеся к решению Ваших жизненных целей, в Ваш список «Что надо сделать». Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как «начать изучение французского» или «найти новых друзей» в том же списке, в котором будет упомянуто: «купить открытку для поздравления с днем рождения» или «принести домой пакет молока», но это будет лишь означать, что Вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если Вы будете пользоваться Вашим списком «Что надо сделать» для работы над следующими списками, Вам надо, чтобы там были упомянуты и Ваши долгосрочные проекты. Таким образом Вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними.

Прежде чем Вы начнете выполнять задания Вашего списка, просмотрите его и подумайте - какие дела Вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для ухода за Вашим ребенком или Ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли Вам справиться с этими делами люди, находящиеся в положении равном с Вами или даже Ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить Вам более простые и короткие пути решений стоящих перед Вами проблем.

Если это позволяют условия Вашей работы, то Вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Не исключено, что Вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у Вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые Вы не сможете сделать, что лучше делать (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: Вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности - низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе «В». Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять Ваш список и поставить возле каждого дела «А», «Б» или «В» в зависимости от их важности для Вас. Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов.

Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела «А», на втором - дела «Б», а на третьем - многочисленные дела из группы «В». При этом списки «А» и «Б» помещались поверх списка «В». Поэтому всякий раз, если Вы обращались к списку «В» прежде, чем дела из первых списков не были завершены, Вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке «Что надо сделать», можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: «поговорить по телефону», «написать», «подумать», «принять решение», «продиктовать». Вы можете объединить Ваши дела по сходству содержания дел (допустим, «о загрязнении окружающей среды») или по общему месторасположению (несколько Ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания Вашего начальника).