Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Характеристики службового документа
|
|
7.2.1 Загальні положення
Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.
Крім змісту, службовий документ має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:
а) має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв'язки між реквізитами, що становлять службовий документ;
b) у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);
c) мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.
Політика керування документарними процесами, її процедури та методики мають сприяти створенню легітимних службових документів із характеристиками, наведеними у пунктах 7.2.2—7.2.5.
7.2.2 Автентичність
Автентичний службовий документ — це документ, який:
а) належить до того виду, який у ньому зазначено,
b) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала, та
c) створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.
Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати та задокументовувати політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.
7.2.3 Достовірність
Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності. Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них, особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.
7.2.4 Цілісність
Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним.
Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та процедури керування документаційними процесами мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.
7.2.5 Придатність для користування
Придатний для користування службовий документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов'язаний із діловою діяльністю чипевними діями, які зумовили його створення. Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких використовуються. Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв'язки між службовими документами, що документують послідовні дії.
8 РОЗРОБЛЯННЯ ТА ВПРОВАДЖУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ СИСТЕМ
8.1 Загальні положення
Стратегія керування документаційними процесами базується на розроблянні та запроваджуванні політики, процедур і методики та розроблянні й впроваджуванні документаційних систем такими способами, які відповідають операційним вимогам організації та узгоджуються з вимогами її регуляторного середовища.
Стратегія, прийнята організацією для документування своєї ділової діяльності, має визначити, які службові документи необхідно створювати та коли, як і де їх слід долучати до документаційної системи.
Впровадження стратегії для узгодженості документаційних систем може містити:
а) розробляння документаційних систем,
b) документування діяльності документаційних систем,
c) навчання працівників, що постійно працюють з документами, та іншого персоналу роботі зі службовими документами,
d) конвертування службових документів у нові документаційні системи, формати та здійснювання контролю за цими процесами,
e) встановляння норм і розробляння заходів щодо їх дотримування та виконання,
f) визначання строків зберігання та прийняття рішень щодо службових документів, які мають значну цінність, відповідно до вимог регулятивного середовища.
Стратегію керування документаційними процесами документують у вигляді стратегічного плану як стратегічний план інформаційного керування та долучають до планової документації організації.
Інформаційні системи, прикладні робочі програми та комунікації разом із робочими процесами, які вони забезпечують, треба розробляти, модифікувати або переробляти таким чином, щоб під час здійснювання ділової діяльності службові документи, які відповідають вимогам, створювали і долучали як усталену практику.
8.2 Характеристики документаційних систем
8.2.1 Вступ
Документаційні системи мають забезпечувати створювання службових документів із характеристиками, визначеними у підрозділі 7.2. Характеристики систем описані у пунктах 8.2.2—8.2.6.
8.2.2 Достовірність інформації
Будь-яка система, застосовна для керування документаційними процесами, має бути придатною до безперервної та регулярної роботи згідно із встановленими процедурами та обов'язками.
Документаційна система має:
а) у встановленому порядку долучати всі службові документи у тій сфері діяльності, на яку вона поширюється,
b) систематизувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора службових документів,
c) захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення,
d) у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, задокументовані в службових документах, та
e) забезпечувати доступ до всіх службових документів та пов'язаних із ними метаданих.
Достовірність інформації, що міститься у системі, документують шляхом створення і ведення документів про роботу системи. Ці документи мають демонструвати відповідність системи зазначеним вище критеріям. Документаційна система має реагувати на зміни у вимогах до ділової діяльності, але зміни у системі не повинні впливати на властивості службових документів у системі.
У той же час передавання службових документів з однієї системи до іншої здійснюють у спосіб, який не впливає негативно на властивості службових документів.
8.2.3 Цілісність
З метою попередження несанкціонованого доступу, знищування, змінювання або вилучання службових документів, запроваджують контрольні заходи, такі як відстежування доступу, контроль користувачів, санкціоноване знищування та убезпечування збереженості. Ці контрольні заходи можуть міститися в системі або бути зовнішніми для певної системи. Для електронних службових документів організації може бути визначено, що будь-яка зміна у функціюванні, заміна програмного забезпечення на нову версію або встановлювання нової форми обслуговування не повинні впливати на цілісність службових документів.
8.2.4 Відповідність
Документаційними системами керують згідно з вимогами до організації поточної діяльності, вимогами регуляторного середовища та очікуваннями суспільства від результатів функціювання тієї сфери діяльності, у-межах якої діє організація. Персонал, який створює службові документи, має розуміти, як ці вимоги впливають на його ділову діяльність. Відповідність документаційних систем цим вимогам регулярно оцінюють, а документи про результати оцінювання зберігають з метою свідчення.
8.2.5 Всебічність
Документаційні системи керують документаційними процесами, які є результатом усіх напрямів ділової діяльності організації або підрозділу організації, в якому вони функціонують.
8.2.6 Систематичність
Керування створюванням та зберіганням службових документів здійснюють систематично. Методику створювання та зберігання службових документів треба систематизувати як шляхом розробляння і функціювання документаційної системи, так і системи ділової діяльності.
Документаційна система передбачає точне задокументовування політики, встановлених обов'язків та формальну методологію керування нею.
8.3 Розробляння та впроваджування документаційних систем
8.3.1 Загальні положення
Документаційна система має бути функціональною, що забезпечує її спроможність здійснювати та забезпечувати операції керування документаційними процесами згідно з розділом 9.
Рішення про розробляння та впроваджування документаційних систем і процесів, які вони забезпечують, необхідно розглядати у взаємозв'язку з наявними організаційними системами.
8.3.2 Документування дій зі службовими документами
Документаційні системи мають містити повне і точне відображення всіх дій, пов'язаних із певним службовим документом. Вони охоплюють процеси, пов'язані з окремими службовими документами. Ці відомості можуть документуватися як частина метаданих, внесених, приєднаних або пов'язаних із певним службовим документом. Як альтернативний варіант, їх можна задокументовувати у контрольному журналі, що зберігається, принаймні, так само довго, як і службовий документ, якого він стосується.
8.3.3 Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист
Під час розробляння документаційної системи до уваги беруть відповідне середовище зберігання та носій інформації, фізичні захисні матеріали, процеси обробляння та системи зберігання. Рішення про зберігання носіїв залежить від строку, протягом якого потрібно зберігати службовий документ. Документаційні системи мають бути готовими до надзвичайних ситуацій з метою визначання та послаблювання ризиків. Треба орієнтуватися на збереження цілісності службових документів під час надзвичайної ситуації та в період відновлювання після неї.
8.3.4 Розподіл функцій керування
Документаційні системи мають забезпечувати альтернативні варіанти розміщування службових документів. У деяких випадках, коли це дозволяє правове та регуляторне середовище, службові документи фізично може зберігати, одна організація, але відповідальність та контроль за керування ними належить або організації, що їх створила, або іншому відповідному уповноваженому органу. Така організація роботи зі службовими документами, що розрізняє зберігання, власність та відповідальність за службові документи, особливо стосується систем електронної документації. Зміни в роботі зі службовими документами можуть виникнути у будь-який час існування системи і будь-які зміни в цій роботі треба проконтролювати та документально оформити.
8.3.5 Конвертування та переміщування
Документаційні системи треба розробляти таким чином, щоб службові документи залишалися автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін системи, охоплюючи конвертування формату, переміщування в результаті застосування іншого апаратного забезпечення та операційних систем або специфічного прикладного програмного забезпечення протягом усього періоду їх зберігання (див. підрозділ 8.5).
8.3.6 Доступ, пошук та користування
Документаційні системи мають забезпечувати своєчасний та ефективний доступ до службових документів та їхній пошук, необхідний для безперервної ділової діяльності та задоволення вимог, пов'язаних зі звітністю.
Щоб забезпечити цілісність службових документів у документаційних системах треба передбачити контроль за доступом. У системах має бути передбачено зберігання контрольних журналів або застосовування інших методів, які засвідчують, що службові документи ефективно захищені від несанкціонованого користування, змінення або знищування.
8.3.7 Строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування
Документаційні системи мають вирішувати питання про строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Має бути можливість приймати такі рішення у будь-який час існування службових документів, охоплюючи стадію розробляння документаційної системи. Також має бути можливість, за потреби, передавати службові документи до архіву та вилучати їх для знищування, щоб це здійснювалося як усталена практика. Системи мають забезпечувати ведення контрольного журналу або застосовувати інші методи, щоб пре контролювати завершеність дій передавання та знищування службових документів.
8.4 Методика розробляння та впроваджування документаційних систем
Для розробляння та впроваджування документаційної системи безперервного функціювання суттєвим є наявність методики її розробляння та впроваджування.
Послідовність виконання методики згідно з позиціями переліку а)—h) необов'язкова. Завдань можуть виконуватися на різних етапах повторно, частково або постійно відповідно до потреб організації, вимог формального узгодження та змін в організаційному середовищі та середовищі керування документаційними процесами.
а) Попереднє дослідження. Зібрати інформацію з документальних джерел і шляхом опитування, визначити та документально зафіксувати роль і мету організації, її структуру, правове, регулятивне, ділове та політичне середовище, критичні чинники та критичні ланки, пов'язані з питанями керування документаційними процесами.
b) Аналізування ділової діяльності. Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити і документально зафіксувати кожну ділову функцію, операцію, дію встановити їх ієрархію, тобто систему класифікації напрямів діяльності, визначити і документально зафіксувати хід робочих процесів та дій, які вони містять.
c) Встановляння вимог до службових документів. Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити інформаційні вимоги до кожної ділової функції, опера та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Ці вимоги можна вивести, аналізуючи регулятивне середовище організації (див. розділ 5) та ризик, що виникає тоді, коли службові документи не створюють і не зберігають. Визначити, як кожну вимогу можна задовольни через операції керування документаційними процесами, та чітко сформулювати і документально оформити вимоги до службових документів. Вибрати необхідну структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії.
d) Оцінювання наявних систем. Визначити та проаналізувати наявні документаційні системи та інші інформаційні системи, щоб оцінити їх з точки зору вимог до документів.
e) Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів. Визначити стратегію, орієнтовану на задоволення вимог до документів, яка може охоплювати прийняття політики, нормативні документи, процедури та методики, розробляння нових систем та впроваджування систем згідно з вимогами до документування. Стратегію можна застосовувати до кожної окремої вимоги до документації або до декількох одночасно. Стратегію обирають на осі рівня ризику, що виникає у разі неспроможності задовольнити вимоги чи у межах ділової функції, яку документаційна система має забезпечувати, середовища наявних систем або корпоративної культури, в якій стратегію запроваджуватимуть (див. розділ 7).
f) Розробляння документаційної системи. Розробити документаційну систему яка охоплює стратегію, процеси та методику, описані в цьому стандарті, забезпечити, щоб система підтримувала робочі процеси, а не заважала їм; оцінити і, за потреби, перепроектувати робочі процеси. і операційні ділові та комунікаційні системи для долучення до них процедур керування документаційними процесами.
g) Впроваджування документаційної системи. Впроваджування документаційної системи треба проводити систематично, використовуючи проектне планування та методики, прийнятні для певної ситуації, враховуючи інтеграцію операцій документаційної системи з робочими процесами і відповідними системами.
h) Аналізування після впровадження системи. Зібрати інформацію про функціювання документаційних систем як суцільного та поточного процесу. Це можна зробити шляхом опитування керівного складу та провідних працівників, використовуючи анкети опитування, роблячи огляд системи в дії, перевіряючи посібники із запроваджування процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, роблячи вибіркові перевіряння якості службових документів й методів обліковування. Аналізувати та оцінювати функціювання системи, ініціювати та контролювати дії, спрямовані на коригування, встановити режим постійного відстежування і регулярної експертизи.
8.5 Припинення функціювання документаційних систем
Коли документаційна система припиняє функціювати або втрачає повноваження, службові документи до неї більше не долучають, але доступ до них залишається. Службові документи можна вилучити із системи згідно з чинними інструкціями про строки зберігання і передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищування чи згідно із стратегією конвертування та переміщування інформації. Процес припинення функціювання системи треба документально оформити, оскільки це потрібно для дотримання автентичності, достовірності, придатності для користування та цілісності службових документів, які все ще перебувають у системі, охоплюючи плани конвертування інформації або відображання даних (див. підрозділ 7.2).
9 ДОКУМЕНТАЦІЙНІ ПРОЦЕСИ ТА ЇХ КОНТРОЛЮВАННЯ
9.1 Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документацій них систем
Визначання того, які службові документи треба долучати до документаційної системи, базується на результатах аналізування вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності та звітності, ризику не долучити службові документи. Залежно від типу організації, правового і соціального контексту, в якому вона діє, ці вимоги можуть відрізнятися.
Службові документи створюють і отримують на різноманітних носіях, використовуючи постійно змінювані технології. Первинна характерна ознака службових документів — це їх динамічна природа, їх можуть створювати різні автори, їх можна представити різними версіями у різних форматних, у різні періоди часу.
Коли ділові чи особисті дії зобов'язують організацію або особу діяти, роблять організацію або особу підзвітними чи документують дію, рішення або процес прийняття рішень, їх потрібно долучати до документаційної системи у вигляді службових документів та пов'язати з метаданими, що характеризують їх специфічний діловий контекст.
9.2 Визначання строків зберігання службових документів
Рішення про те, як довго треба зберігати службові документи в документаційних системах, базуються на оцінюванні вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності й звітності та ризиків. Попередньо для прийняття таких рішень потрібно залучити підрозділ, що здійснює специфічну ділову діяльність, призначену посадову особу, яка керує документаційними процесами, та, за потреби, інших працівників згідно із зовнішньою та внутрішньою політикою та нормами керування документаційними процесами, вимогами до службових документів, пов'язаними із специфічною діловою діяльністю. Статутні або інші регулятивні вимоги можуть встановлювати мінімальні строки зберігання або підпорядковування рішенню таких повноважних органів, як архів або аудитори. Під час визначання строків зберігання службових документів треба враховувати права і інтереси всіх зацікавлених сторін. Нетреба приймати рішення для того, щоб обмежити права доступу.
Процесом зберігання службових документів треба керувати, щоб
а) відповідати поточним та майбутнім потребам ділової діяльності:
1) зберігати інформацію про минулі і нинішні рішення та діяльність як частини корпоративної пам'яті для інформаційного забезпечення прийняття рішень та діяльності в теперішньому і в майбутньому часі;
2) зберігати свідчення про минулу та теперішню діяльність для задоволення звітних зобов'язань;
3) ліквідувати систематично і санкціоновано якомога раніше непотрібні службові документи;
4) зберігати контекст службового документа, що зробить можливим для майбутніх користувачів оцінити автентичність та достовірність службових документів, навіть у випадках, коли документаційні системи, в яких вони зберігаються, були закриті або зазнали значних змін;
b) відповідати правовим вимогам, забезпечивши відповідне оформлення документів, розуміння та виконання вимог регуляторного середовища, яке застосовується під час керування документаційними процесами специфічної ділової діяльності, та
с) відповідати поточним і майбутнім потребам внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін:
1) визначати законні та позовні інтереси зацікавлених сторін у зберіганні службових документів довше, ніж це потрібно самій організації. Зацікавлені сторони можуть бути діловими партнерами, клієнтами та іншими особами, яких торкаються рішення або дії організацій тощо, яким організація може надавати доступ до своїх службових документів згідно з вимогами звітності, наприклад, аудитори, регулятивні органи та слідчі органи, архівні установи або дослідники;
2) визначати та оцінювати правові, фінансові, політичні, соціальні або інші позитивні вигоди від зберігання службових документів з метою слугувати інтересам науки і суспільства в цілому, та
3) дотримуватися інструкцій відповідних архівних органів у разі їх придатності.
Національний відхил
3) дотримуванням інструкцій відповідних архівних органів.
До службових документів тривалого зберігання належать такі, що:
— забезпечують свідчення та інформацію про політику і діяльність організації;
— забезпечують свідчення та інформацію про взаємодію організації з клієнтами, яких вона обслуговує;
— документують права й обов'язки фізичних осіб та організацій;
— сприяють формуванню документальної пам'яті організації для наукових, культурних та історичних цілей, та
— містять свідчення та інформацію про діяльність, що представляє інтерес для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.
9.3 Долучання службових документів до документаційних систем
Метою долучання службових документів до документаційних систем є
— встановлювання взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення,
— розміщування службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі,
— встановлювання його зв'язків з іншими службовими документами.
Цей процес можна провести через розміщення детальних метаданих, які містять, доповнюють, пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. На стадії розробляння цей процес долучають до процедур документаційної системи. Такі метадані є суттєвими для відстежування, повноважень, статусу, структури та цілісності службового докумета в будь-який момент та подання його зв'язків з іншими службовими документами.
Перелік методів, що забезпечують долучання службових документів, може бути таким:
а) класифікування та індексування, що дають можливість встановити відповідні зв'язки, групування, найменування, забезпечення секретності, дозвіл на користування та пошук, передавання до архіву та вилучання для знищування і виявляння службових документів, життєво важливих для діяльності організації;
b) систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія: фізичний чи електронний, що полегшує наступне користування і одержування довідок;
с) реєстрування, що засвідчує наявність службового документа в документаційній системі;
d) функціювання систем, які в процесі ділової діяльності мають:
1) забезпечувати створення метаданих, що описують діловий контекст;
2) забезпечувати свідчення того, де знаходиться службовий документ;
3) виявляти, яка дія невиконана;
4) виявляти, хто має доступ до службового документа;
5) виявляти, коли цей доступ мав місце, та
6) забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.
9.4 Реєстрування
У документаційній системі, де застосовують процеси реєстрування:
a) службові документи реєструють, коли долучають їх до документаційної системи;
b) до закінчення реєстрування жоден процес не може впливати на службовий документ.
Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів. Воно містить запис короткої описової інформації або метаданих про службовий документ та надання службовому документу ідентифікатора — умовної познаки, унікальної для цієї системи. Реєстрування формалізує долучення службового документа до документаційної системи.
Службові документи треба реєструвати тільки на одному рівні у межах документаційної системи. В електронному середовищі документаційні системи можна проектувати так, щоб реєстрування службових документів відбувалося автоматично, прозоро для користувача діловою системою, до якої службовий документ долучають, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами.
9.5 Класифікування
9.5.1 Класифікування напрямів ділової діяльності
Класифікування напрямів ділової діяльності є важливим засобом, що допомагає здійснювати ділову діяльність і здебільшого стосується керування документаційними процесами, охоплюючи:
a) забезпечування зв'язків між окремими службовими документами, що нагромаджуються, для того, щоб забезпечити безперервне документування діяльності;
b) забезпечування уніфікації під час визначання назв службових документів;
c) допомогу в пошуку всіх службових документів, які стосуються певної функції або напряму діяльності;
d) визначання ступенів таємності та доступу для груп службових документів;
е) встановлювання дозволу користувачам на доступ або роботу з певними групами службових документів;
f) розподіл відповідальності за керування певними групами службових документів;
g) поділ службових документів для роботи, та
h) визначання відповідних строків зберігання та дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.
9.5.2 Системи класифікації
Системи класифікації відображають діяльність організації і зазвичай будуються на основі аналізу цієї діяльності. Системи можна використовувати для забезпечування різноманітних операцій керування документаційними процесами. Організаціям треба визначити ступінь класифікаційного контролю, необхідний для їх діяльності.
9.5.3 Словниковий контроль
Системи класифікації та індекси можуть бути забезпечені словниковим контролем, що відображає спеціальну лексику комплексу службових документів організації. Такий словниковий контроль пояснює вживання специфічних для організації понять або термінів.
9.5.4 Індексування
Індексування можна робити вручну або автоматично. Воно може відбуватися на різних рівнях групування в документаційній системі.
Настанови з індексування можна знайти у стандарті ISO 5963 Documentation ― Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms.
9.5.5 Розміщування номерів та індексів
Звичайно застосовують умовні позначки на службових документах, що відрізняються від назви службового документа. Розміщування номерів або індексів звичайно роблять на сукупності службових документів.
Надання індексів пов'язано з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Службовий документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.
9.6 Зберігання та обробляння
Службові документи зберігають на.носіях, придатних для користування, які забезпечують достовірність, автентичність та збереженість так довго, як це потрібно (див. підрозділ 8.2). Питання зберігання, обробляння та збереженості службових документів виникають вже під час їх активного функціювання, а не лише тоді, коли вони стають неактивними.
Службові документи потребують таких умов зберігання і процесів обробляння, в яких ураховано їхні специфічні фізичні та хімічні властивості. Службові документи тривалої цінності, незалежно від формату, потребують якіснішого зберігання та обробляння, щоб забезпечити їхню збереженість так довго, наскільки це відповідає їхній цінності. Умови зберігання та процеси обробляння проектують таким чином, щоб захистити службові документи від несанкціонованого доступу, втрати або знищування, а також викрадання і стихійного лиха.
Організація повинна розробити політику та інструкції щодо конвертування або переміщування службових документів з однієї документаційної системи до іншої.
Системи для електронних документів розробляють таким чином, щоб ці документи залишалися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін у системі. Це може бути переміщування у зв'язку із застосуванням іншого програмного забезпечування, відображення у форматах емуляції або інші майбутні способи відображання службових документів. Якщо такі процеси відбуваються, потрібно зберігати свідчення про них, разом із подробицями будь-яких змін в інформації та форматі службових документів.
Доступ
Організації повинні мати формальні інструкції, які встановлюють, хто має дозвіл на доступ до службових документів та за яких обставин.
Вимоги регулятивного середовища, відповідно до яких діє організація, встановлюють низку принципів щодо прав, умов або обмежень доступу, які мають враховуватись під час функціюваня документаційних систем. Це може бути спеціальне законодавство, що охоплює забезпечення таємниці приватної інформації, безпеки, свободи інформації та роботу архівів. Службові документи можуть містити особисту, комерційну або іншу важливу для діяльності організації інформацію. У певних випадках не можна дозволяти доступ до службових документів або до інформації про них.
Обмежування доступу можна застосовувати як у межах організації, так і для зовнішніх користувачів. Службові документи з обмеженим доступом треба визначати лише тоді, коли цього потребує діяльність або згідно з вимогами регулятивного середовища. Обмежування треба накладати на визначений період, щоб додаткове відстежування, необхідне для цих службових документів, проводили не пізніше, ніж це потрібно. Характер встановлених обмежень доступу може з часом змінюватися.
Забезпечування відповідного контролю за доступом здійснюють шляхом встановляння стаусу; доступу як для службових документів, так і для суб'єктів.
Керування процесами доступу встановлює таке:
а) службові документи поділяють на категорії відповідно до їх рівня доступу у певний час;
b) доступ до службових документів мають лише уповноважені особи;
с) засекречені службові документи можна читати лише за потреби та за наявності повноважень;
d) усі дії зі службовими документами здійснюють лише ті суб'єкти, хто має на це повноваженя, та
e) дозвіл на доступ до службових документів певної сфери відповідальності визначають підрозділи організації, що відповідають за цей напрям діяльності.
Відстежування та відображання у вигляді переліку користувачів із рівнями доступу та їхніми функційними робочими обов'язками має здійснюватися постійно в усіх документаційних системах незалежно від видів документів та їх носіїв. Документаційні електронні системи, особливо ті, що територіально віддалені, можуть використовувати протоколи ідентифікації користувачів з інших програм.
9.8 Контролювання руху службових документів та користування ними
9.8.1 Загальні положення
Контролювання руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідне, щоб
а) визначити, які невиконані дії треба виконати;
b) уможливити пошук службових документів;
с) запобігти втратам службових документів;
d) контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами (тобто долучання або реєстрування, класифікування, індексування, зберігання, доступ та користування, переміщування, передавання до архіву або вилучання для знищування), та
e) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об'єдналися або були переміщені.
9.8.2 Контроль строків виконання дій зі службовими документами
Контролювати строки виконання дій можна у документаційних системах лише для процесів,
для яких організацією чи для організації встановлено строки виконання певних дій. Контроль строків виконання дій:
а) мінімізує кількість процесів, які треба зробити відповідно до рішень або дій, зазначених у службовому документі,
b) покладає відповідальність за дію на призначену особу, та
с) документує дату, до якої потрібно здійснити визначену дію, та дату, коли дія відбулася.
Контроль строків виконання дій може бути ефективним лише тоді, коли службовий документ зареєстровано в документаційній системі до передавання особам, яким він призначений для виконання.
9.8.3 Контроль за місцезнаходженням службових документів
Рух службових документів треба документально оформити, щоб, за потреби, службові документи завжди можна було знайти. Для контролювання можна документувати умовну познаку (ідентифікатор), назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час (дату) переміщування.
Система має простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та вертання у вихідне місце або у сховище, а також вилучання для знищування або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої сторонньої організації.
9.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування
Повноваження щодо передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, якими керуються для вилучення службових документів з операційних систем, застосовують до них систематично і у встановленому порядку в процесі повсякденної діяльності. Жодна дія з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування не проводиться без упевненості, що службовий документ більше непотрібен, усю роботу виконано, немає судових позовів та не ведуться слідства, які б потребували службових документів як доказів.
Дії з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування можуть охоплювати:
а) негайне фізичне знищування, охоплюючи списання та вилучання;
Національний відхил
а) вилучання з документаційної системи, списання та фізичне знищування службових документів на підставі проведення експертизи їхньої цінності,
b) зберігання протягом тривалого періоду в підрозділі організації;
с) передавання до відповідного сховища або носія під організаційним контролем;
d) передавання іншій організації, яка набула відповідальності за діяльність внаслідок реорганізування, продажу або приватизування;
Національний відхил
d) передавання іншій організації, яка набула відповідальності за діяльність внаслідок реорганізування, ліквідування, продажу або приватизування;
e) передавання відповідальності за керування до відповідного повноважного органу, тоді як фізичне зберігання службових документів залишається за організацією, що їх створила,
f) передавання до сховища, яким керує від імені організації незалежний постачальник, з яким укладено відповідну угоду,
g) передавання до архіву організації, та
h) передавання до сторонньої архівної установи.
Під час фізичного знищування службових документів треба керуватися такими принципами: ]
— Знищування завжди має бути санкціонованим.
— Не знищують службові документи, задіяні в незакінчених судово-слідчих діях.
— Знищування службових документів здійснюють способом, який зберігає конфіденційність інформації, яку вони містять.
— Усі копії службових документів, санкціонованих до знищування, охоплюючи страхові копії копії для користування та резервні копії, знищують.
9.10 Документація з керування документацій йми процесами
Документація, що описує керування документаційними процесами, має відповідати правовим, організаційним та технічним вимогам. Треба мати чітко визначені повноваження щодо документаційних процесів, таких, як класифікування, індексування, аналізування для визначання цінності та передаванняслужбових документів до архіву або вилучання їх для знищування.
Щоб визначити вимоги до методики, аналізування, аудиту та перевіряння керування документаційними процесами, треба мати розроблені відповідні законодавчі акти, норми та політику. Треба приділити значну увагу іншим інформаційним системам та інформаційній політиці організації, щоб підтримати корпоративну цілісність середовища інформаційного керування.
Усі рішення щодо того, які службові документи треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, документують з належною точністю та зберігають. Рішення можна представити у вигляді номенклатури справ, що надає повноваження щодо передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Документацію про результати аналізування цінності або іншої оцінки, що впливає на прийняття рішень про долучення та зберігання службових документів, подають вищому керівництву на затвердження. Ця документація має містити інформацію про особливості діяльності та службові документи, що є результатом кожного напряму діяльності, а також точно і однозначно визначити періоди їх зберігання та дії з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Потрібно чітко визначити події, що ініціюють або роблять можливими дії з передавання службових документів до архіву або вилучанні їх для знищування. Також можуть бути інструкції про передавання службових документів на підставі альтернативних форм зберігання. У цьому разі таку документацію подають на розгляд для необхідного схвалення сторонньому уповноваженому органу, такому як архівна установа, аудитори тощо. Якщо службові документи були передані до архіву або вилучені для знищування, треба зберігати документ, що засвідчує такі дії.
10 ВІДСТЕЖУВАННЯ ТА ЗДІЙСНЮВАННЯ ПЕРЕВІРЯННЯ
Для того, щоб процедури та процеси документаційних систем було здійснено відповідне політики та вимог організації й вони відповідали очікуваним результатам, треба регулярно проводити відстежування відповідності. Таке вивчення дозволяє перевірити ступінь ефективності функціювання системи та рівень задоволеності користувачів системою.
Відповідно до вимог регуляторного середовища відстежування та перевіряння можуть здійснювати сторонні органи.
Якщо документаційні системи та керування документаційними процесами виявляться непридатними або неефективними, їх модифікують.
Відповідність систем політиці й вимогам організації та здійснювання відстежування оформлюють документально, а звіти зберігають.
|
|