Отдел реализации Начальник производственных участков

Главный бухгалтер Производственно-технический отдел

Ведущий бухгалтер Ведущий инженер-энергетик

Бухгалтер по заработной плате 2 чел. Инженер ПТО

Бухгалтер по материалам 2 чел Инженер по ТО и ТБ

Бухгалтер по поставщикам Инженер-сметчик

Инженер по ПБ, ГО и ЧС

Отдел правовой и кадровой работе Плано-экономический отдел

Специалист отдела кадров 3 чел Ведущий специалист

Юрисконсульт 3 чел Экономист

Отдел реализации Начальник производственных участков

Ведущий специалист Начальник 4 чел

Специалист 5 чел

Мастера

Рабочие

Рис. 1. Организационная структура УФ ОАО «КТК»

Бухгалтерский учет в филиале ведется в соответствие с единым методологическими основами и правилами, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положение о введение учета и отчетности в РФ, Планом счетов бухгалтерского учета и положениями, регулирующими порядок учета различных объектов бухучета, а также Учетной политикой предприятия.

Бухгалтерский учет организации представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации, их движении путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций в соответствии с требованиями и на основании действующего законодательства РФ.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в филиале и его руководство несет директор филиала, через неукоснительное обеспечение выполнения всеми подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований бухгалтерской службы в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Бухгалтерский учет в филиале ведется бухгалтерией в составе 7-ми человек.

Кассир осуществляет кассовые операции и разноску первичной документации в программу учета. Главный бухгалтер контролирует работу кассира, составляет регистры учета, рассчитывает налоги, составляет отчетность и заполняет налоговые декларации.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых филиала хозяйственных операций.

Он предоставляет оперативную информацию пользователям (по указанию руководителя и/или действующим ведомственным или российским нормативным актам по этим вопросам), составляет в установленные сроки финансовую отчетность, проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия совместно с другими подразделениями и службами по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.

Главный бухгалтер подписывает совместно с директором филиала документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются не действительными и к исполнению сотрудниками организации не принимаются.

Рабочий план счетов составлен на основе типового плана счетов бухгалтерского учета РФ и содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Учет в филиале ведется в программе «1С: Бухгалтерия», учет заработной платы ведется программе «Камин 2.0».

Преимущества данной программы в том, что она позволяет детально изучить порядок начисления всех налогов с заработной платы. Вывести большое количество регистров, автоматически заполнять декларации и в дальнейшем производить автоматическую выгрузку на внешний носитель, для сдачи в налоговую инспекцию.

2. Основные финансовые показатели деятельности УФ ОАО «КТК»

2.1 Основные средства

Анализ обычно начинается с изучения объема основных средств, их динамики и структуры. Фонды предприятия делятся на промышленно- производственные и непромышленные, а так же фонды непроизводственного назначения. Производственную мощность предприятия определяют промышленно-производственные фонды. Кроме того, принято выделять активную часть (рабочие машины и оборудование) и пассивную часть фондов, а так же отдельные подгруппы в соответствии с их функциональным назначением (здания производственного назначения, склады, рабочие и силовые машины, оборудование, измерительные приборы и устройства, транспортные средства и т.д.) Такая детализация необходима для выявления резервов повышения эффективности их использования на основе оптимизации структуры.

Таблица 1

Наличие, движение и структура основных средств за 2012г.

Как видно из таблицы 1 за отчетный период изменения произошли в группе зданий и сооружений из-за поступления зданий на баланс предприятия. Увеличилась доля статьи машины, оборудования за счет поступлений нового оборудования. По другим статьям особых изменений не произошли.

2.2 Использование трудовых ресурсов.

Рациональное использование промышленно-производственно персонала- непременное условие, обеспечивающее бесперебойность производственного процесса и успешное выполнение производственных планов.

Обеспеченность трудовыми ресурсами характеризуется данными, приведенными в таблице 2.

Таблица 2

Обеспеченность трудовыми ресурсами.

Снижение численности наблюдается из категории «рабочие» занятых непосредственно трудовыми операциями, связанными основой деятельности на 6, 82% к прошлому году и на 9, 39% к плану.

Снижение численности рабочих приводит к их загруженности и к дефициту рабочей силы. Дефицит рабочей силы наблюдается большим количеством часов сверхурочной работы.

Таблица 3

Движение рабочей силы

В 2012 году коэффициент текучести кадров выше, чем предыдущих годах. Необходимо тщательно изучить причины, вызвавшие увеличение коэффициента текучести, разработать мероприятия по его снижению в перспективе и довести до оптимальной величины, т.к. чрезмерно высокая текучесть рабочей силы отрицательно сказывается на эффективности работы предприятия.

2.3 Структура товарной продукции

Большое влияние на результаты хозяйственной деятельности оказывают ассортимент (номенклатура) и структура производства и реализации продукции.

При формировании ассортимента и структуры выпуска продукции необходимо предприятию учитывать, с одной стороны, спрос на данные виды продукции, а с другой-наиболее эффективное использование трудовых, сырьевых, технических, финансовых и других ресурсов, имеющихся в распоряжении.

Таблица 4

Динамика структуры товарной продукции

Анализируя данные таблицы 4 можно сделать выводы, что объем выручки по сравнению с прошлым годом увеличился на 5, 25% или на 11132 тыс. руб. Увеличение произошло по всем видам услуг, кроме ГВС. На увеличение объема продаж коммунальных услуг, прежде всего, повлияло повышение тарифов на коммунальные услуги и более организованная, бесперебойная работа котельных установок. Если рассматривать удельный вес каждого вида услуг в отдельности, то в 2012г. услуг по холодному водоснабжению по сравнению с 2011г. оказано меньше, но увеличился удельный вес по оказанию прочих видов услуг и теплоснабжению. Это вызвано тем, что производились ремонтные работы в системе водоснабжения и была приостановлена подача холодной воды некоторым потребителям.

Проведем анализ деятельности УФ ОАО «КТК». Для анализа используем данные бухгалтерской отчетности общества за 2010-2012 года.

В таблице 5 по данным бухгалтерской отчетности приведены основные показатели деятельности.

Как видно из таблицы и произведенных расчетов, валюта баланса уменьшилась за год на 26560 тыс. руб. или на 8, 96%.

Наибольшую долю в активах филиала занимают оборотные активы, при этом на конец отчетного периода доля оборотных активов снизилась на 3, 18% за счет увеличения суммы основных средств предприятия. Темп роста основных средств общества составил 96, 53%, а снижение общей валюты баланса произошло за счет снижения оборотных активов предприятия на 21122 тыс. рублей. Увеличение оборотных активов произошло за счет увеличения товарных и материальных запасов предприятия на 2051 тыс. рублей. У общества уменьшилась дебиторская задолженность и увеличились денежные средства.

Уставный капитал общества остался неизменным.

2.4 Структура бухгалтерского баланса

Таблица 5

Структура бухгалтерского баланса УФ ОАО «КТК» за 2010-2012 года. (тыс. руб.)

Долгосрочных пассивов общество не имеет, но у УФ ОАО «КТК» имеется задолженность по кредиторской задолженности. Кредиторская задолженность снизилась. В начале года наибольшую долю в кредиторской задолженности занимает задолженность перед поставщиками и подрядчиками, а в конце года - задолженность по налогам и сборам.

2.5 Финансовые показатели филиала

Рассмотрим форму 2 - отчет о прибылях и убытках предприятии за 2011-2012 год. Данные обобщим в таблице 6.

Таблица 6

Показатели финансового результата УФ ОАО «КТК» за 2011-2012 гг.

Как видно из таблицы, выручка от реализации увеличилась на 5, 24% или на 11002 тыс. рублей, темп роста себестоимости при этом составил 105, 94%.

Таким образом, в 2012 году филиал получило убыток в сумме 3828 тыс. рублей.

Если в 2011 году чистый убыток филиала составила 87798 тыс. рублей, то в 2012 году за счет прочих доходов и уменьшение прочих расходов, убыток филиала уменьшился в сумме 50490 тыс. рублей или 57, 51%

Уменьшилась фондоотдача основных средств на 3, 86%, оборачиваемость товарных запасов снизилась. За 2012 год численность работников снизилась на 10 человек, увеличилась производительность труда и средняя заработная плата.

В таблице 2.3 по данным бухгалтерского баланса (приложение 1) приведем показатели платежеспособности и финансовой устойчивости исследуемого предприятия за 2010-2012 года.

Таблица 7

Показатели платежеспособности и финансовой устойчивости УФ ОАО «КТК» за 2010-2012года.

Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными источниками показывает, какая часть оборотных активов финансируется за счет собственных источников, у УФ ОАО «КТК» данный коэффициент составляет соответственно 0, 109 и 0, 124 в каждом исследуемом периоде, и не достигает пределов нормы.

Коэффициент финансовой устойчивости показывает, какая часть активов финансируется за счет устойчивых источников, у УФ ОАО «КТК» данный коэффициент не соответствует норме.

Коэффициент финансирования показывает, какая часть деятельности финансируется за счет собственных, а какая за счет заемных средств. Значение этого коэффициента также не достигает нормального и увеличивается к концу 2012 года.

Коэффициент текущей ликвидности показывает, какую часть текущих обязательств по кредитам и расчетам можно погасить, мобилизовав все оборотные средства. В нашем случае, коэффициент не достигает рекомендованного нормативного значения. Положительной тенденцией на малую часть можно отметить увеличение данного коэффициента на 0, 013 в 2012 году.

Коэффициент срочной ликвидности показывает, какая часть краткосрочных обязательств организации может быть немедленно погашена за счет средств на различных счетах, в краткосрочных ценных бумагах, а также поступлений по расчетам с дебиторами.

Коэффициент срочной ликвидности УФ ОАО «КТК» также как и коэффициент текущей ликвидности не достигает рекомендованного нормативного значения.

Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, какую часть краткосрочной задолженности организация может погасить в ближайшее время за счет денежных средств. Полученный коэффициент абсолютной ликвидности в УФ ОАО «КТК» увеличился и составил 0, 021, тогда как критерий нормативного значения составляет от 0, 2 до 0, 3. [11]

Таким образом, исчисленные коэффициенты позволяют сделать вывод не о благополучном положении филиала. УФ ОАО «КТК» не хватает ликвидных средств для погашения долгов и повышения устойчивости.

Для выхода из кризисной ситуации филиалу можно рекомендовать изыскивать пути снижения себестоимости и прочих расходов.

Работникам службы снабжения следует находить новых поставщиков, с более низкими ценами на товары, широким ассортиментом. Покупать товары, большими партиями используя кредитные линии.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами в УФ ОАО «КТК»

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в УФ ОАО «КТК» предназначен счет 71 " Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 " Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 " Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 " Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 " Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 " Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Чаще всего в УФ ОАО «КТК» под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 " Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку") (Приложение 2). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 " Командировочное удостоверение" (Приложение 3). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а " Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. [29]

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.

После завершения командировки сотрудник филиала оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

К авансовому отчету (Приложение 4) прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор филиала ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов. Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 8.

Таблица 8

Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в УФ ОАО «КТК»

Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия филиала соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени филиала. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08,...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Бухгалтерия филиала может удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5).

Аналитический учет по счету 71 " Расчеты с подотчетными лицами" в филиале ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В УФ ОАО «КТК» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

Таблица 9

Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в УФ ОАО «КТК»»

Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в филиале. Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ " Авансовый отчет" - рис. 2 (меню: " Документы - Авансовый отчет".)

Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 " Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для " рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 " Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для " валютных" - субсчет 71.11 " Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 " Прочие доходы и расходы".

Таким образом, было выяснено, что в филиале выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно.

Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

4. Анализ расчетов с подотчетными лицами

4.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными

лицами в филиале

В процессе финансово-хозяйственной деятельности филиалу часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1.

Таблица 10

Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами.

Данные таблицы 10 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2011-2012 годах приходилось малая доля всей кредиторской задолженности менее 1%.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2010-2012 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2011 год показало, что, действительно, работником Остаповой Е.М. 20 сентября 2011 года была взята подотчет сумма в размере 8 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Остапова Е.М. истек 23 декабря 2011 года. Авансовый отчет ей не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 71 «расчеты с подотчетными суммами» - 8000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Остаповой Е.М.

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 11).

Таблица 11

Данные о составе подотчетных лиц в 2012 году (тыс. руб)

Данные, приведенные в таблице 11, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2012 году приходился на одного сотрудников филиала:

специалиста отдела материально-технического снабжения Калтыпину О.Н. что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора филиала № 3 от 09.01.2012 «О подотчетных лицах», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.(приложение 7)

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3.

Таблица 12

Направления использования подотчетных сумм в 2012 году (тыс. руб)

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2012 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:

общехозяйственные расходы (23, 72%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.

Анализ подотчетных сумм, выданных Карнацкому И.В., главному инженеру филиала, показала, что в сентябре месяце были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки.

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2012 года, секретарю была выдана подотчетная сумма в размере 11000 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2012 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на филиале имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

5. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в УФ ОАО «КТК»

На примере УФ ОАО «КТК» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в УФ ОАО «КТК» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В УФ ОАО «КТК выявлены незначительные нарушения по оформлению первичных документов.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом филиале нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных.

Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа.

Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

- ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

- ужесточить кассовую дисциплину;

- разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;

- строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

6. Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с

подотчетными лицами

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами выявил небольшие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами:

-неправильное оформление авансовых отчетов - неполный комплект документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные, другие первичные документы.

Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ).

Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено.

-самостоятельное выделение НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети. Между тем Налоговым кодексом Российской Федерации четко определено - в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры, что не позволяет возмещать НДС.

-несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

-отсутствие смет представительских расходов, утвержденных советом директоров или иным исполнительным органом на отчетный год. Это нарушает пункт 1 письма Минфина России от 6 октября 1992 г. № 94 «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость (работ, услуг), и порядок их применения.

-выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств. При этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством Российской Федерации либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимая работнику для выполнения поручения.

В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную сумму аванса или представить авансовый отчет.

Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

-ужесточить кассовую дисциплину;

-разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;

-строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.