Оформление операций приема товаров

Глава 2. УЧЕТ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПРИЕМА

Оформление операций приема товаров

К оформлению сделок по договору купли-продажи товара предъявляются следующие основные требования:

1) соответствие содержания договора действующему законодательству;

2) правильность оформления первичных учетных документов по совершенным операциям приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли;

3) правильность отражения совершенных операций на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии со ст. 454 Гражданского кодекса РФ по договору купли-продажи продавец обязуется передать товар в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму. Следует обратить внимание на то, что покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не указано в договоре. Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан уплатить продавцу цену переданного товара полностью и сразу. Наименование и количество товара должны быть указаны в договоре купли-продажи (мены) либо прямо следовать из его содержания.

Любая торговая организация, получив товары, обязана надлежащим образом оформить их поступление. Для оформления поступления и/или приемки (оприходования) товаров Госкомстат России разработал целый ряд унифицированных форм первичных учетных документов, в которых поступление или перемещение товаров отражается по двум основным критериям: количество и стоимость товара (Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций").

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке товара по качеству и

комплектности - проверку соответствия требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Все формы первичных учетных документов должны содержать некоторые общие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) код формы;

3) дату составления документа;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

6) наименование должностей лиц (ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления);

7) личные подписи и их расшифровки.

Если это необходимо, то в документы приемки товаров могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Правила и сроки приема товаров и их документальное оформление определяются техническими условиями, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров. Комитет РФ по торговле в письме от 10.07.1996 N 1-794/32-5 изложил Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Однако конкретным договором купли-продажи также могут предусматриваться дополнительные требования к условиям приемки товаров и ссылки на другие инструкции.

Договор может содержать ссылки на следующие нормативные акты:

1) Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража при СМ СССР от 15 июня 1965 г. N П-6) (с изм. и доп. от 29 декабря 1973 г., 14 ноября 1974 г.);

2) Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7) (с изм. и доп. от 29 декабря 1973 г., 14 ноября 1974 г.).

Итак, поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и стоимости. При разгрузке товара покупатель проверяет количество товаров в поступившей партии (взвешивает, проверяет заполнение тары полностью, подсчитывает штучные товары). Если товар находится в ненарушенной таре (упаковке), приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Покупатель может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте. Если же проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе. На следующем этапе приемки проверяют качество поступивших товаров. Сначала выполняется внешний осмотр, устанавливаются наличие явных дефектов, соответствие маркировки требованиям нормативной документации и данным, указанным в сопроводительных документах. Далее может проводиться более углубленное определение качества, чтобы обнаружить скрытые дефекты, несоответствие поступивших товаров указанным срокам годности. В соответствии с условиями договора и общими правилами приемки товара может производиться также выборочная проверка качества товаров.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от следующих факторов: места приемки; характера приемки (по количеству, качеству, комплектности); наличия или отсутствия сопроводительных документов поставщика и соответствия их договору купли-продажи.

1. Место приемки товара. Приемка товаров может производиться:

- на складе поставщика при вывозе товаров покупателем;

- на складе покупателя при доставке товаров поставщиком;

- в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе транспортного предприятия при доставке и выдаче товара предприятием железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного транспорта.

Наиболее частым местом приемки товара является склад поставщика. Заказчики товаров, как правило, самостоятельно осуществляют вывоз (для этого создаются специальные экспедиторские службы) и предпочитают не тратиться на оплату услуг поставщика по перевозке товаров. При отгрузке товаров со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является товарная накладная. Ее отличие от товарно-транспортной накладной - отсутствие транспортного раздела. При этом товарная накладная может быть как приходным документом покупателя, так и расходным документом поставщика.

В товарной накладной указываются номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без учета НДС. Товарная накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя. Если товары получает материально ответственное лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность, которая необходима для подтверждения полномочий материально ответственного лица на получение товара. Доверенности на получение товара выдаются только сотрудникам данной товарной организации, выдача доверенностей иным лицам не разрешается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и на ней ставится печать организации.

Товарная накладная N ТОРГ-12 при получении товара на складе поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара. В некоторых случаях товарная накладная может быть составлена и в больших экземплярах, это зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара, особенностей документооборота и т.д. В случае несоответствия фактического наличия товаров количеству, указанному в товарной накладной, или отклонения по качеству, установленному в договоре, либо по данным, указанным в сопроводительных документах, должны составляться соответствующие акты, о которых речь пойдет ниже, а в товаросопроводительном документе следует сделать отдельную отметку.

2. Характер приемки товаров. Если по условиям договора купли-продажи товара необходима приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности, то оформляется акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1. Акт по форме N ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Один экземпляр этого документа остается у покупателя, а другой передается поставщику. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта, здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель организации утверждает документ.

Форма N ТОРГ-1 используется только в том случае, если нет расхождений между документами поставщика и фактическими данными приемной комиссии. В противном случае составляются акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3. Все акты о приемке товаров должны храниться в течение трех лет.

Общим правилом является приемка товара по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Однако поставщик может не высылать своего представителя и разрешить приемку товара без него. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, то причины, условия хранения и перерывы в обязательном порядке фиксируются в акте. Если реальное состояние поставленного товара соответствует документам поставщика, то в полях акта по форме N ТОРГ-1 " Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", " Способ определения недостающего товара", " Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", " Отклонение (+, -)" можно сделать прочерк.

Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим наличием товаров и в сравнении с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по их качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству и комплектности товаров, предусмотренными в договоре или контракте. Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Однако товары, по которым не установлены какие-либо расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: " По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет". Количество экземпляров составляемых актов и комплектность документов обосновываются реальной ситуацией. Обычно акт по форме N ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, а акт по форме N ТОРГ-3 на импортные товары - в пяти экземплярах.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от российского поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара по договору с иностранным поставщиком, то акт составляется в присутствии материально ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и представителей других незаинтересованных организаций. Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются отдельно по каждому отечественному или иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

При приемке любых товаров акты о приемке с приложением всех необходимых документов (накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию торговой организации под расписку и при расхождениях с товаросопроводительными документами используются для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

3. Наличие или отсутствие сопроводительных документов поставщика и соответствие их договору купли-продажи. Неотфактурованная поставка товаров - это такой вид поставки, при которой товар поступает в торговую организацию без необходимых товаросопроводительных документов поставщика или они частично отсутствуют. Несмотря на отсутствие товаросопроводительных документов, товар все равно должен быть оценен и оприходован. В случае неотфактурованной партии товаров для оформления фактически полученных товаров используется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика, по форме N ТОРГ-4. Важно отметить, что акт по форме N ТОРГ-4 можно применять для оформления любого поступления товаров в торговую организацию по фактическому их наличию.

Неотфактурованные поставки могут возникать, например, когда в сопроводительных документах, которые получатель товара принимает от транспортной организации, указаны только номенклатура товаров и их количество, а цены - нет. Это объясняется тем, что транспортная организация обычно отвечает только за сохранность и доставку товаров по номенклатуре и количеству, а цена для нее не имеет существенного значения. При оприходовании такого товара у бухгалтера появляется необходимость оценить его (определить цену каждого наименования). Если товар еще не оплачен, то в момент получения неотфактурованной партии товара покупателю известна только изначальная цена, указанная в договоре или в приложении к нему (эту цену называют учетной, или плановой). Именно по учетной цене товары принимаются к бухгалтерскому учету с последующим уточнением фактической себестоимости (п. 26 Положения по бухгалтерскому учету " Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). После оприходования товара поставщику обычно сообщают о полученной поставке и прилагают акт о приемке по форме N ТОРГ-4. Он составляется, по крайней мере, в двух экземплярах при непосредственном участии материально ответственного лица. Один экземпляр передается в бухгалтерию торговой организации, другой - остается у материально ответственного лица.