Документальное оформление командировки

Необходимость учета затрат на командировку возникает практически на каждом предприятии. В маленьких организациях служебные поездки в основном совершает руководитель, в крупных компаниях в регулярные командировки для решения тех или иных вопросов могут направляться и рядовые сотрудники. Часто служебные поездки совершаются не только по стране, но и за рубеж. В последнем случае внимание к оформлению документов особенно велико, так как приходится сталкиваться не только с тонкостями, связанными с пересечением границ, иностранным языком, валютой другой страны, но и с более крупными денежными затратами, влияющими на размер уплачиваемых налогов. Командировочные расходы при определенных условиях являются частью расходов уменьшающих налог на прибыль. Они затрагивают также такие налоги, как НДС, НДФЛ и ЕСН. Именно поэтому командировочным расходам всегда уделяется большое внимание при налоговых проверках.

При оформлении командировки организации руководствуются Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»[18], которое содержит, в том числе, и унифицированные формы, используемые при направлении работника в командировку.

Следует заметить, что в связи с вступлением с 1 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ[19] формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291)[20].

При возникновении потребности выполнения задания, связанного с выездом с места работы одного сотрудника, руководитель организации издает приказ по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Если в командировку выезжает более чем один сотрудник, для этой цели используется форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», утвержденная приведенным выше постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

В приказе необходимо указать наименование работодателя, фамилию, имя, отчество, с указанием должностей и структурных подразделений, сроки и цель командировки, конкретное место назначение командировки (страна, город, организация).

Если поездка к месту командирования и (или) обратно к месту работы будет исполняться на служебном автомобиле, на транспорте, находящемся в собственности сотрудника или в собственности третьих лиц (по доверенности), решение работодателя о проезде работника на соответствующем транспорте должно быть письменным. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. Данные выводы сделаны исходя из абз. 2 пункта 7 Положения о служебных командировках[21], а также с учетом разъяснений, приведенных в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368[22].

Подписывать приказ вправе только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку, например, руководитель организации.

С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано неправомерным. Этот вывод следует из ч.1 статьи 192 ТК РФ, в соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Ранее командируя сотрудника в служебную поездку, руководитель структурного подразделения в обязательном порядке оформлял и подписывал оформленное по форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». По возвращении из командировки, работник заполнял вторую часть «Служебного задания» - отчет о его выполнении, где указывал конкретно, что он сумел сделать. Кроме того, работник брал с собой в командировку командировочное удостоверение, оформленное согласно форме № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), в котором указывалось: от какой организации, по какому приказу, с какой целью, на какой срок и куда он направляется. Командировочное удостоверение содержало так же паспортные данные работника. Особенно важным моментом являлось то, что в командировочном удостоверении ставились отметки о выбытии и прибытии в конкретные пункты назначения. Это подтверждало то, что работник действительно посетил нужные организации. Однако с 8 января 2015 года оформлять командировочное удостоверение стало не обязательно (пп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595[23]). А с 8 августа 2015 года работодатель не обязан вести учет работников, выбывающих в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, в соответствующих журналах учета (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771[24]). Хотя Трудовым кодексом РФ, Положением о служебных командировках не установлено требование составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном работником в командировке поручении, локальным нормативным актом работодатель может предусмотреть оформление их как дополнительных документов для командирования, а также определить их формы и порядок составления (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Неукоснительность форм документов, с первого взгляда, упрощает налогоплательщику проблему регистрации командировки: есть определенные бланки, в которые необходимо внести определенную информацию. Но в то же время, в интересах налогоплательщика максимально использовать эти документы для подтверждения производственного характера командировки. Ведь только в этом случае расходы, которые понес работодатель, направляя работника в данную поездку, можно использовать в налоговом учете и уменьшить на них налоговую базу налога на прибыль. Поэтому предпочтительно, чтобы документы были не только аккуратно и точно заполнены, но и достаточно широко раскрывали конкретную ситуацию, обосновывая необходимость для деятельности предприятия данной поездки, а также отражали конкретный результат. Желательно, чтобы этот результат был положительным и чтобы он был связан напрямую с производственным процессом. Идеальным случаем является ситуация, когда работник направлен в командировку на предприятие, с которым заключен договор.

Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (пункт 10 Положения о служебных командировках).

На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы.

Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс.

При направлении работников в командировки по России выдача под отчет наличных денежных средств производится в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно абз. 1 п. 6.3 Указания[25] деньги выдаются подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера 0310002 – форма № КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88[26]). Для оформления расходного кассового ордера командированному работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. Такое заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания).

Работнику выдаются наличные деньги под отчет только в том случае, если у него полностью погашена задолженность по ранее полученной под отчет сумме (абз. 3 п. 6.3 Указания).

При направлении работников в командировки за пределы России оплата и (или) компенсация расходов в иностранной валюте осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ (пункт 16 Положения о служебных командировках). В силу п.9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона[27] работодатель вправе выдать работнику аванс в иностранной валюте. Аванс можно выдать наличными денежными средствами через кассу (письмо Банка России от 30.07.2007 № 36-3/1381).

Отработанное в командировке время подлежит учету и отражается в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1). Он заполняется на основании приказа о направлении в командировку. Дни командировки обозначаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом без указания продолжительности отработанного времени.

Подписывает заполненный уполномоченным на это работником табель руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный сотрудник, и работник кадровой службы. После чего табель отдается в бухгалтерию.

Как уже отмечалось ранее, после возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Авансовый отчет составляется по определенной форме:

- в органах государственной власти (государственных органах), органах местного самоуправления, органах управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждениях используется унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н[28]).;

- остальные работодатели могут использовать унифицированную форму № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55[29]) или форму, разработанную ими самостоятельно

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и пронумеровать их в порядке, соответствующем записям в данном отчете. Это следует из абз. 2 п. 26 Положения о служебных командировках, абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы " Авансовый отчет" (форма № АО-1)

Подводя итоги можно сказать, что с внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Нельзя не согласиться, что указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись.