Организация рабочего места

Рабочее место сотрудника администрации представляет собой обособленную часть помещения организации, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда.

Рациональная организация рабочего места сотрудника (в том числе и руководителя) предусматривает:

· подбор необходимых средств труда;

· рациональное их размещение;

· обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности работника и исключающих нанесение вреда его здоровью.

К средствам труда сотрудников аппарата управления относятся различные технические средства (их подробная характеристика была приведена в подразд. 9.1).

Условия труда руководителя определяются главным образом:

– площадью помещения;

– санитарными условиями;

– нормой освещенности;

– температурой помещения;

– уровнем влажности;

– уровнем шума;

– дизайном и цветовой гаммой помещения.

В прил. 3 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов строительных норм и правил.

Под организацией рабочего места следует понимать его планировку, оснащение и систему обслуживания.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места в современном офисе – это комфорт и минимизация нагрузок.

Важное значение для повышения эффективности работы сотрудников офиса имеют удобные кресла и столы, расположение мониторов и клавиатуры, правильное положение рук на клавиатуре, освещение, вентиляция и т. д. Для полноценной работы офисного сотрудника также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочие функциональные аксессуары. Но важно не загромождать ими стол.

Существует 3 основных вида планировки и оформления офиса:

1) классический офис – это офис закрытого (так называемого кабинетного) типа. Его использование предполагает классическую схему планировки, создающую атмосферу уединения и спокойствия. Но в нём невозможна коллективная работа, затруднено общение сотрудников, и пространство используется менее эффективно. Такое решение подходит для небольших компаний, разделенных на отделы, которые довольно мало контактируют между собой. Выделяют два вида офисов кабинетного типа:

– офис, состоящий из нескольких кабинетов для одного-двух сотрудников, что обеспечивает максимальную уединенность, четкую пространственную организацию;

– офис, состоящий из комнат большей площади, рассчитанных на коллективы от трёх человек. Этот тип офиса может быть оптимальным для совместной творческой работы. Так может быть организовано рабочее пространство группы проектировщиков, программистов, дизайнеров, занятых в одном проекте;

2) открытый офис – в таком офисе большинство сотрудников находятся в одном помещении, разделённом лишь мебелью – шкафами, стеллажами и столами. Такому офису присущи командный дух, отсутствие приватности и высокий темп работы. Но очевидны и некоторые недостатки, к примеру, низкая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест. Открытый офис подходит главным образом для динамично развивающихся организаций и больших компаний.

Вариантом открытого офиса является групповой офис, где общее пространство делится низкими непрозрачными, но пропускающими свет перегородками на отдельные зоны. Постоянное общение возможно только в маленьких группах, а для обмена информацией есть общие зоны. По мнению экспертов, специализирующихся в области создания офисного стиля и делового комфорта, в таком офисе пространство используется с максимальной эффективностью. В то же время усиливается чувство принадлежности к коллективу.

3) комбинированный офис – в таком офисе имеются как индивидуальные комнаты, так и общее офисное пространство. Отдельные помещения изолированы прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Такое решение нивелирует противоречие между необходимостью сконцентрироваться на работе и потребностью сотрудников в общении. Комбинированный офис развивает дух коллективизма, гарантирует уединенность сотрудников, создает комфортность и ясность пространственной организации. Сегодня это наиболее перспективный вид организации пространства, обеспечивающий изоляцию рабочих мест и одновременно поддерживающий общение внутри коллектива.

Офис современной организации в пространственном значении подразделяется на ряд зон, основными из которых являются:

– кабинет руководителя. В настоящее время статус кабинета руководителя постепенно меняется. Раньше он был воплощением значительности и высоты места руководителя, что выражалось, к примеру, в сложности доступа или пафосности интерьера. Однако современные тенденции управления организацией, напротив, рассматривают главу компании как лидера команды, объединенной одной целью, и требуют более непосредственного контакта с подчиненными. Это приводит к «демократизации» кабинетов начальства, что находит своё отражение как в офисной планировке, так и в отделке помещений. Так что здесь становятся вполне уместными полупрозрачные перегородки с жалюзи, отделяющие кабинет от основной рабочей зоны и обеспечивающие должный уровень зрительной и звуковой изоляции;

– рабочее пространство (рабочие места сотрудников);

– входная зона (её конфигурация определяется степенью индивидуальности и открытости компании. Обычно здесь располагаются зона ожидания, гардероб, информационная стойка, знакомящая со структурой и спецификой деятельности организации и т. д.);

– комнаты переговоров (помещения, предназначенные для проведения переговоров, семинаров, тренингов, презентаций. Хорошим дополнением к комнате переговоров является так называемый кофис, предназначенный для неформального общения с клиентом или между сотрудниками. Кофис – синтез кафе и офиса, где за чашкой чая можно обсудить рабочие вопросы);

– служебные помещения.

Планировка рабочего места, дизайн помещения осуществляются в соответствии с существующими рекомендациями и имиджем организации.

Оснащение и обслуживание рабочего места работников администрации предусматривает:

1) обеспечение всеми видами энергии и связи;

2) наладку и настройку необходимых технических средств;

3) обеспечение информацией, документацией, необходимыми канцелярскими принадлежностями;

4) инструктаж и культурно-бытовое обслуживание;

5) охрану труда.

Недостатки в организации рабочего места ведут к потерям рабочего времени, снижению качества выполняемых функций, неэффективному использованию ресурсов организации, нарушению дисциплины.

С целью улучшения организации рабочих мест в организациях регулярно должна проводиться их аттестация. В процессе аттестации рабочих мест работников административного аппарата оценивается соответствие технических средств характеру и объёму выполняемых работ, соответствие квалификации работника, рациональность планировки, оснащение, условия труда и техника безопасности. По результатам оценки разрабатывается план рационализации рабочих мест.