Документация и инвентаризация

1.4.1.1. Бухгалтерские документы и их назначение

Финансово-хозяйственные операции должны быть должным образом оформлены на основании составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учетной информацией, используя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражений хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформления на бланках типовых или специально разработанных форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с написанием правильного текста, и оговаривается исправление). Но следует помнить: в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы обязательно проверяют по форме, арифметически и по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, производится подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью «Получено», «Оплачено» с указанием даты. Документы должны храниться некоторое время. При этом сроки их хранения в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.

Любой документ должен содержать показатели, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Подразделяются они на обязательные и дополнительные.