Общие правила написания

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

o название (и сокращённое наименование);

o фактический и почтовый адреса;

o адрес электронной почты;

o контактные телефоны;

o адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

o минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;

o если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;

o отдельно нумеруется каждое приложение;

o в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);

o в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;

o в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;

o обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

o вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);

o содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);

o резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.