Учебный центр при ИнИС ВВТ 3 страница

1.9.2. Методы сбора информации
Метод сбора информации- способ решения задачи, связанной со сбором информации.
Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами: например, с использованием осмотра и опроса.
Осмотр это обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудитора. Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% поступающей к нему информации. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.
Объекты осмотра:
• документация, процедуры и записи (наличие, состояние, доступность);
• производственная среда, состояние рабочих мест (соответствие технологии, обеспечение безопасности);
• инфраструктура: оборудование, оснастка, инструмент, энергообеспечение, транспорт, связь (наличие, состояние, соответствие технологии);
• средства измерения, контроля и испытаний (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);
• персонал (наличие, квалификация, поведение);
• продукция (порядок обращения, соответствие технологии).
Внимание! При осмотре аудитор должен быть внимателен к деталям. Опрос - метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью).
Двадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы.
1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.
Внимание! Впроцессе планирования аудиторской проверки следует предусматривать беседы с владельцем(руководителем) процесса и при необходимостис поставщиком и потребителем процесса.
2. Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником: беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна.
3. Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.
4. Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы, аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех (беседа «один на один»).
5. Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на обычном рабочем месте сотрудника.
6. Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами, выполнение установленных требований, критерии и методы оценки качества работы).
7. Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой — делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).
8. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимости даваемой им информации.
9. Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые рекомендуются и не рекомендуются в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется). Типы вопросов.
Рекомендуемые.
Открытый вопрос это вопрос, ответ на который предполагает не только «да» или «нет» (например, «Какие методы кроме этого Вы используете в своей работе?).
Разъясняющий - вопрос, требующий разъяснения, подтверждения (например, «Могли бы пояснить, что Вы имеете в виду?»).
Закрытый - вопрос, ответ на который предполагает только «да» или нет (например, «В своей работе Вы используете этот документ (метод)?»)
Не рекомендуемые.
Наводящий – вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ (закрытый) (например, «Не думаете ли Вы, что это так? Вы, очевидно. регулярно проводите анализ, не так ли?»).
Альтернативный – вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов (например, «Причина данного несоответствия в том или том?).
Утверждающий - вопрос, содержащий утверждение (например, «Разве в этом случае могло быть иначе?»).
Затрудняющий общение - вопрос, создающий барьер в общении (например, «Разве Вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я Вам не говорил, что именно это и будет обнаружено?»).
Персонифицирующий - вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) (например, «Кто виноват, на Ваш взгляд, в этом несоответствии?»).
Внимание! Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются разъясняющий и открытый.Не рекомендуются: наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.
10. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.
11 В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто»‚ «Для чего» «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора).
Внимание! Вопрос «что?»подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

4. Считаете ли Вы, что политика в области качества будет способствовать повышению доверия потребителей к деятельности организации?
5. Участвует ли Ваше подразделение в реализации перспективных целей организации в области качества?
6. Считаете ли Вы, что цели и задачи Вашего подразделения соответствую принятой Политике в области качества?
7. Документировано ли распределение ответственности и полномочий в области качества между сотрудниками Вашего подразделения?
8. Назначен ли в подразделении уполномоченный по системе менеджмент качества?
9. Включены ли в должностные инструкции Ваших сотрудников обязанности в области качества?
10. Достаточна ли, по Вашему мнению, квалификация персонала подразделения в области качества?
11. Удовлетворены ли Вы действующим в организации порядком внутреннего информирования?
12. Ожидаете ли Вы улучшение работы Вашего подразделения в результате внедрения системы менеджмента качества?
13. Проводите ли Вы регулярный анализ деятельности Вашего подразделения в системе менеджмента качества?
Наиболее важная с позиции аудитора информация, получаемая в ходе опроса, фиксируется в контрольном вопроснике или в журнале аудитора. Внимание! Аудитор не несет ответственности за представляемую емусотрудниками аудитируемого подразделения информацию, так как это не входит в сферу его ответственности. Но он может сомневаться в достоверности получаемой информации. В этом случае он должен запросить дополнительную информацию для того, чтобы принять правильное решение о достоверности информации.
В случаях, если полученная информация недостаточна для подтверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью определения последующих действий. Такими действиями могут быть: пересмотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.

1.9.3. Методы проверки информации и формирования наблюдений аудита
Результатом сбора информации являются свидетельства аудита. Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены (ИСО 19011: 2002). Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными. С помощью методов проверки информации на базе собранных свидетельств аудита надо сформировать наблюдения аудита.

Наблюдения аудита - результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита (ИСО 19011: 2002). Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения. Наблюдения, в свою очередь, являются основой заключения по результатам аудита.
Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (ИСО 19011: 2002).
К методам проверки информации и формирования наблюдений аудита относятся:
• анализ;
• доказательство;
• оценивание.
Свидетельства аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки. Для использования данных свидетельств при формирования наблюдений аудита, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы, включая при необходимости статистические методы. В ходе аналитического анализа важно отделить существенную информацию от несущественной. Для тех свидетельств, которые вызывают сомнения аудитора (например, правильность интерпретации полученной информации), необходимо применить метод доказательства, обсудить в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о формировании наблюдения аудита.

В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют количественную форму (например, данные результатов технического контроля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о причинах несоответствий и др.) их целесообразно представлять и анализировать с помощью статистических методов. Простые статистические методы: ГРАФИКИ; КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТОК ГИСТОГРАММА; СХЕМА ИСИКАВЫ; ДИАГРАММА ПАРЕТО; ДИАГРАММА РАЗБРОСА.
Объектами анализа документации выступают:
документы системы менеджмента качества и (или) экологии, распространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;
записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.
Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором. Отдавать решение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.
Внимание! Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 экземпляров представительной выборкой может считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300, объем выборки может быть уменьшен до 10%.
Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями. Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.
Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора, является объективным и проверяемым. достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки. Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:
•свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;
• свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем осмотра, измерения, испытаний и других средств;
• получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;
• достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;
• чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).
Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:
идентичность (повторяемость по времени и местам применения) практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества и (или) экологии;
выполнение требований тех разделов ИСО 9001 и ИСО 14001, которые необязательны для документирования в организации;
наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества и (или) охраны окружающей среды;
оценивание результативности процессов;
результативность корректирующих и предупреждающих действий;
постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.
Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улучшения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаруженные несоответствия. Оценивание несоответствий осуществляется путем их классификации на значительные (критические) и незначительные (некритические), а также по форме проявления - фактические и потенциальные.
Внимание! При оценивании свидетельств существуетвероятность ошибочных (неправильных) выводов и, как следствие, неправильного заключения по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильных выводов уменьшается при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях.

1.10. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА
Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской про верки может содержать итоговую оценку:
• степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита
• результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения идя системы менеджмента в целом;
• способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
а также рекомендации по:
• правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;
• возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.
При оценке степени соответствия объекта аудиторской проверки (отдельное подразделение или несколько подразделений, участвующих в выполнении определенного процесса) аудиторская группа должна получить однозначные ответы на вопросы:

можно ли утверждать, что персонал аудитируемого подразделения (нескольких подразделений) знает, имеет в своем распоряжении понимает и использует обязательные для него документы системы менеджмента качества и (или) экологии?

подтверждается ли соблюдение требований документов системы менеджмента качества и (или) экологии необходимыми регистрационными данными, фактами и другими свидетельствами?

все ли требования документов, используемых в подразделении (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (подразделений) в области качества и (или) экологии?

При оценке результативности внедрения, поддержания и совершенствования объекта аудита аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:
— достигнуты ли запланированные результаты в проверенном процессе, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
— достаточно ли эффективно используются выделенные ресурсы для осуществления процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
При оценке способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна получить ответы на вопросы:
— подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых условиях?
— можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?
При оценивании возможности улучшения деятельности аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:
— имеется ли необходимость и реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества, уменьшение отрицательного воздействия на окружающую среду), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?
— какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?
Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы.
Заключение может быть напечатанным или рукописным иоформляться в виде собственно «3аключения», или «Акта проверки». Заключение согласовывается и подписывается всеми членами аудиторской группы.
Если в ходе аудита выявлены несоответствия, то оформленные протоколы по выявленным несоответствиям включаются в заключение в виде приложения.
Внимание! После обсуждения итогов по результатам проверки на заключительном совещании или с руководителем аудитируемого подразделения Заключение в окончательном виде включается в отчет об аудиторской проверке.

1.11. ОБНАРУЖЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ
И ПОСЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ
1.11.1.Обнаружение иклассификация несоответствий
Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. Вотличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может бытьлишь спрогнозирована с определенной степенью точности.
Внимание! Примерами потенциальных несоответствий могут выступать:
неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования,
недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры, — значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно допустимому и др.
По степени значимости (величине риска негативных последствий при неустранении несоответствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1), малозначительными (категории 2) и уведомлениями.
Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества и (или) экологии, которое с большой вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции и (или) охране окружающей среды.
Примерами значительного несоответствия могут быть:
— необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001 и (или) ИСО 14001;
невыполнение любого требования НСО 9001 и (или) ИСО 14001;
— неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений документа системы менеджмента качества и (или) экологии;
нерезультативность процесса и др.
Малозначительным несоответствием считается отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества и (или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и (или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом. Примеры незначительных несоответствий:
отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами системы менеджмента качества и (или) экологии;
— отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве и(или) экологии;
отсутствие актуализированных копий документированных процедур; регистрация данных о качестве и (или) экологии с нарушением установленных форм.
Уведомление - критическое суждение о состоянии обследованного объекта.
Внимание! Обнаруженное аудитором несоответствие или уведомление должно быть рассмотрено совместно с представителем аудитируемого подразделения с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что аудиторское свидетельство верно и несоответствие понято. Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы.
К числу несоответствий не следует относить отступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами и (или) потребителем. Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.
Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции.
Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.

1.11.2.Документирование несоответствий
Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
— время и место обнаружения (выявления);
— краткое содержание несоответствия; — значимость несоответствия;
— ссылка на нарушение требования определенного документа;
— необходимость коррекции или корректирующего действия.
Внимание! Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни, его рекомендаций по устранению несоответствия или тем более каких-либо категорических указаний.
Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется аудитором к стенду с заголовком «Политики в области качества (экологии)». На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.
Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:
— совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;
— отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией;
- отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;
— отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия;
- неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;
отсутствие документального обоснования превышения временно согласованных выбросов.
Внимание! У ведомления аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку неустраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.
Внимание! В форме протокола о несоответствии (или в письменном заключении о результатах проверки) целесообразно указывать возможные негативные последствия при его неустранении.