Технология создания БД в Access

Структурные элементы БД

Таблица – набор данных по конкретной предметной области. Данные располагаются в столбцах (полях) и строках (записях).

Поле – это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации.

Характеристики:

1. имя (пр! фамилия, адрес, факультет);

2. тип определяется хранимой информацией (текстовый, числовой, денежный);

3. длина – максимальное число символов для текстового типа;

4. точность – количество десятичных знаков для отображения числовых данных).

Запись – это совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи содержит совокупность конкретных значений полей.

поле

Каждая запись должна однозначно идентифицироваться (определяться) уникальным ключом записи.

Пр! у студента – шифр

у автомобиля – номер

Первичный ключ – это одно или несколько полей однозначно идентифицирующих запись.

Если ключ состоит из одного поля – простой, если из нескольких – составной.

СУБД Microsoft Access

Access входит в состав пакета Microsoft Office, включает все необходимые инструментальные средства для создания БД.

Объекты Access:

1. таблицы: создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте и содержат все данные необходимые для решения задачи. Структура таблицы определяется составом полей. Каждая запись хранится только в одном экземпляре.

2. запросы: создаются пользователем для выборки определенных сведений из таблицы;

3. формы: предназначены для ввода и просмотра данных таблиц в удобном виде. В формы вставляются диаграммы, рисунки, видео, звуковые фрагменты;

4. отчеты: предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задачи;

5. макросы: позволяют автоматизировать некоторые действия пользователя, не погружаясь в программирование;

6. модули: содержат программы на языке VBA для реализации нестандартных процедур.

Технология создания БД в Access

I. Создание файла БД:

1. Пуск – Программы – MS Access;

2. меню Файл – Создать – Новая БД – в появившемся окне сохранения БД указать имя БД, а в поле папка – размещение файла (ваш носитель информации).

II. Создание структуры таблицы:

Вкладка Таблицы (окна БД) – Конструктор;

На экране появится окно конструирования таблицы, в котором указываются имя поля, тип данных. После указания типа данных активизируется панель – Свойства поля.

! После создания всех полей каждой таблицы необходимо указать ключевое поле (ключ таблицы выделен жирным шрифтом).

Для этого:

А) установить курсор на поле, которое является ключевым;

Б) нажать на панели инструментов пиктограмму с изображением ключа.

При закрытии окна создания структура таблицы сохраняется и задается имя таблицы. Аналогично создаются и другие таблицы в этом же окне БД.

Создать следующие таблицы (информационные объекты):