Розділ 1. Сутність інвентаризації її види та порядок проведення на підприємствах

1.1.Поняття інвентаризації: сутність, значення

Первинна документація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх здійснення (природні витрати, викликані усушкою, утрускою, використанням при зберіганні, транспортування, відпуску, стихійні лиха, невідповідність фактичних даних обліку через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо). У зв’язку з цим виникає об’єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік перераховані явища і процеси. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Поняття інвентаризації було відоме ще в Давньому Єгипті, Китаї, Давній Греції, Давньому Римі. Питанню інвентаризації в своїх працях приділили увагу такі вчені, як Лука Пачолі, Домініко Мончині, Ян Імпім, Вольфганг Швайкер та інші [1].

Інвентаризація того часу носила дискретний характер і проводилась працівниками обліку, які визначали залишки запасів в натурі, і не мали уявлення про обліковий залишок. На сучасному розвитку ринкових відносин необхідність проведення інвентаризації для господарюючих суб’єктів не зникає, а навпаки, суттєво зростає. Інвентаризація сьогодні – це не лише теоретичне підгрунття бухгалтерського обліку і господарського контролю, але й організаційна форма, яка використовується для виявлення та оцінки фактичного стану майнової бази, підвищення ефективності використання ресурсів, контролю за роботою матеріально відповідальних осіб, а також виявлення між його фактичною наявністю і даними обліку, виявлення винних в цьому осіб.

Інвентаризація забезпечує дотримання таких вимог до балансу та звітності як правильність і реальність. Проведення інвентаризації дає можливість отримати інформацію, без якої такі елементи методу бухгалтерського обліку, як баланс та звітність втрачають функцію способу пізнання дійсності. Лише результати проведення інвентаризації дозволяють виявити помилки при здійснені подвійного відображення господарських операцій, окремих фактів життя на бухгалтерських рахунках.

На кожному історичному етапі поняття інвентаризація набуває нового значення, переглядається і уточнюється. Вітчизняні та зарубіжні вчені економісти, поняття інвентаризація трактують по різному, розглянемо детальніше (табл. 1.1).

Таблиця 1.1 Визначення дефініції інвентаризації

Продовження таблиці

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства. Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Поняття інвентаризації слід розглядати через призму змісту, який не можна ототожнювати з категорією сутності, хоч ці категорії і є однопорядковими. Якщо сутність – це основа, суть процесу, тоді зміст це сукупність важливих складових елементів даного процесу. Отже, сутність – основа, яка визначає зміст основні елементи, що знаходяться впричинно-наслідковому зв’язку. Лише наявність комплексу елементів складає зміст інвентаризації і в повному обсязі розкриває її сутність (рис.1.1).

Рис. 1.1. Сутність та зміст інвентаризації

Інвентаризація переслідує такі цілі, тобто. виявлення фактичного наявності майна з цими бухгалтерського обліку, перевірка повноти відображення фінансових зобов'язань в обліку.

Завдання інвентаризації:

· встановлення фактичного наявності господарських ресурсів;

· контролю над збереженням основних засобів, тих матеріальних цінностей і надходження коштів шляхом зіставлення фактичного наявності з цими бухгалтерського обліку;

· виявлення наднормативних і невикористовуваних тих матеріальних цінностей з метою їхнього реалізації, і навіть тих матеріальних цінностей, в цілому або частково втративши свої якості;

· перевірка стану складського господарства, умов зберігання тих матеріальних цінностей і експлуатації машин, устаткування, будинків та інших основних засобів;

· перевірка реальності дебидорской та внутрішньої кредиторської заборгованостей, незавершеного производсва, витрат майбутніх періодів, резервів педстоящих витрат та інших статей балансу.

1.2. Види інвентаризації

Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні ак­тиви, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти і документи та розрахунки.

Рис.1.2 Види інвентаризації

Класифікація інвентаризації:

1. За обсягом охоплення перевіркою об'єктів.

· Повна - передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Досить трудомістка.

· Часткова - охоплює будь-яку одну частку коштів підприємства, наприклад, лише кошти у касі або тільки матеріали певному складі. Вона має проводиться систематично протягом року, оскільки забезпечує схоронність майна підприємства, дисциплінує матеріально відповідальних осіб, позволяетсвоевременно приховати порушення, зловживання і факти розкрадання. Там, де матеріально відповідальні особи відчувають жорсткий над своєю роботою із боку працівників бухгалтерської служби, вероятнось зловживань і фактів розкрадань зводиться до мінімуму [9].

2. За характером організації.

· Планова - проводиться за попередньо складеним планом у заздалегідь визначені строки.

· Позапланова (раптова) - проводиться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою слідчих або контролюю­чих органів, ревізії і при зміні матеріально-відповідальних осіб.

3. За способом проведення.

3.1. Суцільна - проводиться перевірка фактичної наявності усіх без винятку цінностей.

3.2. Вибіркова - перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей. 4. За періодом проведення.

· Місячна

· Квартальна

· Піврічна

· Річна

Необхідна - проводиться на зміну матеріально відповідальних осіб, після стихійного лиха, при переоцінці тих матеріальних цінностей, крадіжці.

Повторна проводиться у разі, коли з'явилися сумніви у ролі инвентаризациии, а й у тому, що матеріально відповідальна особа знало заздалегідь термін початку інвентаризації і підготувалося до неї.

Слід також виділити й розглянути поточні і перманентні інвентаризації. Поточні (постійні) інвентаризації проводяться виявлення фактичного витрати сировини й матеріалів виробництві, перевірки повноти вступників партій тих матеріальних цінностей, відповідності діючих норм витрати сировини й матеріалів виробництва окремих видів продукції їх фактичному витраті.

Перманентна (безперервна) інвентаризація у тому, що постійно діюча інвентаризаційна комісія піддає перевірці в натурі окремі види тих матеріальних цінностей тоді якщо їх залишок є мінімальним. Така була інвентаризації істотно знижує трудомісткість її і дозволяє оперативніше виявляти природне зменшення і окремих видів тих матеріальних цінностей. Адже часто на практиці виникають такі ситуації, як у натурі тих матеріальних цінностей ми маємо, а, по обліку значиться їх залишок, являє собою природне зменшення чи нестачу цих цінностей. У разі бухгалтерського обліку на ЕОМ організація перманентної інвентаризації дозволяє підвищити точність обліково-економічної інформації[11].

1.3 Теоретичні аспекти порядку проведення інвентаризації

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994р. №69.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме:

1. При передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках передбачених законодавством;

2. Перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п’ять років;

3. При зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

4. При встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей;

5. За рішенням судово-слідчих органів;

6. У випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

Інвентаризація проводиться як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником. На підприємствах де через великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, що призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально – відповідальних осіб, одного й того ж працівника два роки підряд.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

1) проводять профілактичну роботу щодо забезпечення, збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівниківструктурних підрозділів з цього питання;

2) організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

3) здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях збереження та переробки у між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у між інвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей дотримання матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

4) перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження;

5) при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

6) розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей та інші порушення, свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і винуватців нестач, втрат і лишків, вжиті заходи до винних осіб.

Робочі інвентаризаційні комісії:

1) здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

2) разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списанню нестач у межах норм природного убутку;

3) вносять пропозиції з питань упорядкування прийому, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

4) несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

5) оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списанню нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таких втрат і нестач.

Проведення інвентаризації активів і зобов’язань складається з наступних стадій: організаційна, підготовча, порівняльно- аналітична та результативна (підсумкова) стадії [12].

Рис 1.3. Схема етапів проведення інвентаризації

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку.

Це значно прискорює проведення їх інвентаризації. Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові документи здані ними до бухгалтерії і що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього такі документи до уваги не приймаються.

Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, оформлення необхідної документації. Наказ вручається голові інвентаризаційної комісії перед початком інвентаризації або від’їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.

Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію і проводить інструктаж з наступних питань:

- ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;

- висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об’єктів;

- уточнення об’єктів, які підлягають інвентаризації;

- забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;

- ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;

- пояснення порядку прийняття заходів у випадку необхідності проведення повторної інвентаризації;

- висвітлення обов’язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, обміру. При інвентаризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов’язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами.

В приміщенні де проводиться інвентаризація сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов’язана:

- опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи;

- припинити операції щодо руху майна на складі;

- отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючи ми документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;

- взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;

- організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;

- перевірити правильність ваговимірювальних приладів.

Інвентаризаційні описи складаються окремо:

1) по кожній матеріально відповідальній особі;

2) кожному місцю зберігання майна;

3) окремо на майно, що надійшло в ході інвентаризації;

4) окремо на майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні;

5) окремо на майно, зіпсоване і не придатне для використання в процесі виробництва.

Описи повинні складатися акуратно, без помарок і підчисток, текст і цифри слід писати чітко і розбірливо.

Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: " Всі цінності, поіменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні."
Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству,, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, записують в окремий інвентаризаційний опис. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів - підлягає стягненню з касира.

Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються контокорентними виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. Таким чином на рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами мають відображатися тільки погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що значаться в записах поточного обліку і визнаються нею правильними. В необхідних випадках справи по неурегульованих сумах заборгованості передаються до судових органів.

1.4 Виявлення результатів інвентаризації і відображення їх в обліку

Список використаної літератури

1. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 " Облік і аудит" / видання 2-е, доп. і перероб. – Житомир: ЖІТІ, 2000. – 640с.

2. Про Бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV // Все про бухгалтерський облік.- 2006.- №27.

3. Бутинець Ф.Ф. Аудит: Підручник для студентів спеціальності " Облік і аудит" вищих навчальних закладів. – 2-ге вид. перероб. та доп. – Житомир: ПП " Рута" 2002. – 672с.

4. Васюта – Беркут О.І. Теорія бухгалтерського обліку: навчальний посібник – К.: МАУП, 2001 – 176с.

5. Деречин В.В., Кізім М.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. Посібник / За ред. Деречина В.В. / - К.: Центр навчальної літератури. 2006. – 352с.

6. Загородній А.Г., Партин Г. О. Бухгалтерський облік основи теорії та практики: Навч. Посіб. – 3-те вид. перероб.доп. – К.: Т-во " Знання", КОО, 2004. – 377с.

7. Лень В.С., Гливенко В.В. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Навчальний посібник. – К.: Знання – Прес, 2005 – 492с.

8. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – 2-ге вид. перероб.і доп. – К.: Знання, 2006. – 525с.

9. Білий І.Н., Папковская П.Я., Михалкевич О.П. Теорія бухгалтерського обліку.- Мн.: ТОВ “Мисанта”, 1997.

10. Мезенцева Т. М. Основи бухгалтерського обліку: Учеб. Посібник.- Мн.: ТОВ “Аудикс”, 1995.- 108 з.

11. Полякова С.І., Соловйова О.В., СтаровойтоваЕ.В. бухгалтерський облік: практичний посібник для самонавчання. - М.: ТЕИС, 1998.

12. Боярко Н. С. Розпочато період проведення річної інвентаризації // Бухгалтерія. – 2006. - № 24.- С 2-8.