Порядок составления описей дел

7.2.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.2.2. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.2.4. В академии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива академии. По этим описям документы сдаются в архив академии.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел академии, которую готовит архив академии и по которой он сдает дела на государственное хранение в КУ ИсА.

7.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 20) и представляются в архив академии через два года после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.6. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.2.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами " то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи " примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.2.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.2.10. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив академии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.2.11. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат для подготовки сводной описи (приложение № 21), которая продолжается в течение ряда лет. Сводная опись составляется инспектором по работе с архивом, обязательно рассматривается экспертной комиссией, потом подлежит утверждению ЭПК МГПР,

а после утверждается ректором. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

- графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же».

- в заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые, или предусмотренные в списке сокращений.

Опись постоянного хранения печатается в четырех экземплярах, описи дел по личному составу, в трех экземплярах. В случае если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в опись постоянного хранения, это оговаривается в предисловии к описи дел и составляется акт недостачи дел на утраченные документы (приложение № 22) в четырех экземплярах за подписью ректора академии. Этот акт вместе с описями представляется в КУ ИсА. После утверждения описей ЭПК МГПР первый экземпляр описи дел постоянного хранения с одним экземпляром акта недостачи дел и один экземпляр описи по личному составу остается на контроле в КУ ИсА, а остальные экземпляры возвращаются в академию.

7.2.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК академии одновременно. Согласованные ЭК академии акты утверждаются ректором академии только после утверждения ЭПК МГПР описей дел постоянного хранения; после этого академия имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.2.13. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей академией. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.