Поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в академию (независимо от способа их доставки), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем секретариата академии.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой " лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Полученные документы регистрируется делопроизводителем в журнале регистрации поступающих документов (форма журнала – приложение 12).

На поступающих документах, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит отметку о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.3.2. Документы, адресованные руководству академии, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются делопроизводителем секретариата, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются делопроизводителю, где в регистрационный журнал вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) секретарем академии на специальном бланке и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.5. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Организация обработки и передачи