Подготовки документов

Документы, создаваемые в академии, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в академии установлен следующий состав реквизитов документов академии: наименование организации – автора документа, на-

звание вида (унифицированной формы документа), индекс, адрес, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, печать.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа.

2.2.1. Наименование организации – автора документа.

Наименование академии указывается в точном соответствии с Уставом – частное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Омская юридическая академия» (ЧОУ ВПО «Омская юридическая академия», Омская юридическая академия, ОмЮА). Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

2.2.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопросы «о чем?» (о ком?), «чего?» (кого?). Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок не составляется.

2.2.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000). При этом обязательно проставляется ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (07 апреля 2012 г.). Способ написания учебного года в документах учебных подразделений должна быть представлена дважды четырьмя арабскими цифрами, разделенными косой чертой, с добавлением слов «учебный год» или сокращенных слов «уч.год».

Например: 2002/2003 учебный год, 2001/2003 уч.год.

2.2.4. Подпись документа.

Документы, направляемые академией в вышестоящие организации, учреждения, подписываются ректором академии.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются ректором, либо по его поручению проректорами или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Проректор Подпись И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: " и.о.", " зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом " за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

И. о. ректора Подпись И.О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные учреждения, подписи располагают на одном уровне.

2.2.5. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения " Агропром"

В.Д. Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12

Киреевский р-н, г. Липки

Тульская обл., 301264

2.2.6. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннего согласования) или грифом согласования (внешним согласованием).

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Внутреннее согласование осуществляется следующим образом: представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам академии, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Иванов

28.10.2000

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра путей сообщения

Российской Федерации

_________________ _____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.09.2000

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2000 № 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита " Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном " Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка " Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами академии;

- с руководителями подчиненных учреждений, интересы которых затрагиваются в документе.

2.2.7. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ЧОУ ВПО

«Омская юридическая академия»

________________ И.О. Фамилия

_______________________ 2013

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждаемого документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом Министерства финансов

Российской Федерации

от 14 ноября 2013 г. №694

или

УТВЕРЖДЕНО

протоколом заседания

Ученого совета ЧОУ ВПО

«Омская юридическая академия»

от 04.09.2013 № 6

2.2.8. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.9. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

928-88-14

или

Н.С. Максимова

928-88-14.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.10. Реквизит «Печать».

При необходимости документ заверяется гербовой печатью академии или печатью структурного подразделения.

Печать с изображением герба Российской Федерации ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусмотрено законодательством. Примерный перечень документов, которые заверяются печатями, указан в Приложении № 6.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.

На документах финансового характера, дипломах, приложениях к диплому, академических справках печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Печать структурного подразделения, может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; копиях документов, необходимых для формирования личного дела; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на выписках из распорядительных документов.

2.2.11. Оформление приложений к документу.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Например:

Приложение: на 3л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минобразования от 09.10.2008 и приложение к нему, всего на 2 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу о передаче дел постоянного

и временного (свыше 10 лет)

хранения в архив от 05.02.2010 № 10

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилами другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу об утверждении

положения об итоговой аттестации

от 08.04.2009 № 15

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например

Например:

Приложение:

1. Копия диплома об образовании на 2 л. в 1 экз.

2. Справка ф-26 на 1 л. в 1 экз.

2.2.12. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку

" В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.