Типові мовні звороти

1. Запрошуємо Вас узяти участь в роботі конференції (з’їзду, наради, симпозіуму)...

2. Маємо честь запросити Вас на перше зібрання клубу...

3. Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття фес­тивалю (виставки)...

4. Будемо раді бачити Вас... (дата) в Національному ака­демічному театрі російської драми імені Лесі Українки на уро­чистому вечорі з нагоди...

5. Звертаємося до Вас як до фахівця з проблем... і запро­шуємо взяти участь у роботі... та виголосити доповідь.

6. Чекаємо на Вас і будемо раді отримати Ваші відгуки про виставку.

7. На знак вдячності запрошуємо Вас на урочистий обід, який влаштовує...

8. Запрошуємо пана... та пані... на безкоштовний обід. Чекаємо на Вас у будь-який зручний для Вас час.

9. Будемо раді вітати Вас на урочистостях з нагоди.... що відбудуться... (дата і місце).

10. Нам буде приємно бачити Вас та пані... серед гостей...

11. Ми б дуже хотіли бачити Вас серед гостей з нагоди святкування... річниці нашого клубу.

12. Будемо вдячні, якщо Ви виголосите доповідь на тему...

13. Будемо раді, якщо Ви зможете виступити перед учас­никами наради...

14. Запрошуємо на відкриття персональної виставки, при­свяченої 20-річчю творчої діяльності...

15. Маємо честь запросити Вас на презентацію книги...

16. Сподіваємося, що Ви відвідаєте показ-презентацію на­шої колекції, що відбудеться... (дата і місце).

17. Просимо Вас скористатися з нагоди й завітати до...

18. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете змогу й відвіда­єте фестиваль.

19. Гадаємо (сподіваємося). Ви не відмовитеся відвідати сезонний розпродаж харчових продуктів зі знижкою у ме­жах... %.

20. Розраховуємо на Вашу згоду й просимо до... (дата) повідомити про час свого приїзду.

21. Сподіваємося незабаром зустрітися з Вами.

ВИМОГИ ДО ОФІЦІЙНОГО ЛИСТУВАННЯ

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській ма­шинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий — 30 мм; правий — не менше 10 мм; верхній та нижній — 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з дру­гої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін напи­сання відповіді адресатові залежно від змісту листа[3].

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгля­ду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержа­но, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сум­ної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмін­но заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропону­ють під час написання листа дотримуватися таких правил[4]:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загаль­ноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звер­тання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звер­тання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане/пані...!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан в розумінні належності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата. В офіційних документах форма пан ужи­вається з ім’ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім’я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Пет­рович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Миколо Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відпов­ідає українським традиціям.

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вка­зувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Необхідно запам’ятати й чітко дотримуватися форм звер­тання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Михайле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха)!

В українській мові звертання вживають у формі клично­го відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зра­зок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують зна­ком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літе­ри і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдяч­ність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекоменда­ціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості по­відомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є по­силання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваші лист від (дата)...

Відповідно до контракту №.... що був підписаний нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу Укра­їни, розділу... статті №...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підпри­ємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожерт­ву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до про­екту угоди про...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затри­малися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з’явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали доку­ментацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачи­тися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адреса­ту. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що ста­лося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно викона­ти Ваше замовлен-ня...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вка­зати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи вико­нання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних на­слідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті за­побіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він про­довжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв’язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали опла­ченого чека, ми змушені припинити вико-нання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були мар­ними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад ад­ресах зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформу­люйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідом-ляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не мо­жемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, напра­вити)...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що...

Дозвольте повідомити Вам, що... Раді повідомити Вам, що... Цим листом повідомляємо, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повтори­ти подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комер­санта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну під­тримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адре­сата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите забор­гованість, усі замов-лення буде виконано і ми й надалі спів­працюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим пред­ставником — ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникну-ти таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів її Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбут­ньому ми ще мати-мемо нагоду взаємовигідно співпрацю­вати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції най­ближчим часом і пові-домите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у при­годі.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, ус­пішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок на­шої співпраці і в май-бутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову під­тримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнер­ства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Cподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нам зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Cподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопо­ти, прикрощі, незруч-ності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

Зі щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після пост­скриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід по­дбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношен­нях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі спри­ятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяль­ність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто вико­ристовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм ди­зайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викла­дати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням ва­шої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Зразок листа:

Київська загальноосвітня Ректорові Національного

школа № 25 педагогічного університету

вул. Вінницька, 10, імені М.Л. Драгоманова

М.Київ, 51, вул. Пирогова, 9,

03151 м. Київ,

тел. 245-98-49 04054

17.09.2002 №34-18/56 тел. 235-30-17

Просимо Вас направити кращих студентів-магістрів при­родничо-географічного факультету (2 особи) в школу для ро­боти на місці вчителя хімії та біології.

Оплату студентам гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №124646512/218514 в Укрінбанку м. Києва, МФО 167894.

Директор школи (підпис) О. Т. Ісаєнко

Головний бухгалтер (підпис) Я В. Лісовенко

Печатка

ТЕЛЕГРАМА

Телеграма — це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і пе­реносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати ко­роткі слова, а службові взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; вони пишуться скорочено, малими літерами: «крп», «км», «лпк» (крапка, кома, лапки). Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення не не вилучають. Окрім цього, треба бути особ­ливо уважними з добором слів не лише у зв’язку з потреба­ми економії мовних засобів, а й з пошани до норм літера­турної мови.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Пер­ший примірник надсилають до відділення зв’язку, другий (копію) підшивають до справи.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові:

Реквізити в телеграмі розміщуються відправником у такій послідовності:

♦ позначення про категорію телеграми (термінова, урядова тощо);

♦ позначення про вид телеграми («Вручити...», «Повідом­лення телеграфом» тощо);

♦ назва пункту призначення (із зазначенням номера від­ділення зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адре­совано у сільську місцевість);

♦ повна адреса;

♦ прізвище, ім'я та по батькові адресата;

♦ текст телеграми;

♦ підпис відправника (за бажанням адресанта);

♦ внизу на бланку вказується повна адреса. Номер від­ділення зв’язку та прізвище, ім’я та по батькові адре­санта.

у телеграмах підприємствам, установам, організаціям за­мість детальної адреси й повної назви адресата можна вико­ристовувати їх умовні чи скорочені позначення, які реєстру­ються відділенням зв’язку.

у цьому разі адреса зазначається у такій послідовності:

♦ пункт призначення, номер відділення зв’язку;

♦ умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та за­реєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставляння телеграм;

♦ посада або прізвище адресата.

Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьох­сот.

Зразки телеграм:

Міністерство Передавання

зв'язку України

Т е л е г р а м а _________________________

Київ №_________

___сп.___го___год _ хв по__________год_______ хв

Автовідповідь ____________ Передав___________________

Категорія і відмітки особливого виду

Куди, кому 36030 Полтава Короленка 5 квартира 7

Коваленкові Олегу Івановичу

Зустрічайте 18 червня поїзд 10 вагон 7 Мирослава

Прізвище відправника та Гальченко Мирослава

його адреса (в рахунок Павлівна

слів не входять, не м. Київ

оплачуються і телеграфом бульв. Лесі Українки,

не передаються) буд. 7, кв. 36

Телеграми «До запитання», на номер абонентської скриньки, на номер військової частини

Телеграми можна адресувати «До запитання», на номер:

* абонентської скриньки;

* військової частини;

* абонентської установи та телексу;

* квартирного телефону і телефаксу.

Телеграми «До запитання» приймаються тільки на адреси приватних осіб із зазначенням їх прізвища, ім’я та по батькові.

У телеграмах, адресованих у міста, на номер абонентсь­кої скриньки, військової частини, «До запитання», обов’яз­ково зазначається пункт призначення та номер міського від­ділення зв’язку.

Не дозволяється приймати телеграми «До запитання» на адреси військових частин та установ, на які покладено ви­конання покарань.

У телеграмі, адресованій на номер телефону або теле­факсу, необхідно зазначати повну адресу абонента.

Телеграма повинна бути написана ручкою або надрукована на друкарській машинці, комп’ютері без виправлень та перекреслень.

Підприємство зв’язку може засвідчити будь-який факт, про який повідомляється в телеграмі, підпис адресанта або доручення, яке пересилається телеграмою. Адресант має пред’явити офіційну довідку чи посвідчення, де засвідчу­ється факт, про який ідеться у телеграмі.

Передавання

_______го_____год._______хв.

Номер роб. місця_

Державний комітет зв'язку

та інформатизації України Передав______________

Т е л е г р а м а

№_________ Службові позначки

___сл.___го___год___хв

Відмітка категорії та виду телеграми Засвідчена

Куди 36002 Полтава Лісова 10 кв. 8

Кому Козаченко Світлані Дем’янівні

Терміново приїжджай захворів батько Степан

Прізвище і адреса відправника Бойко С. І.

(не оплачується і каналами м. Київ

зв’язку не передається) вул. Софіївська, 21, кв. З