Организация учета запасов

Організація бухгалтерського аналітичного обліку запасів передбачає розробку таких напрямків:

- визначення нормативної бази;

- організація приймання документів від матеріально відповідальних осіб;

- організація контролю за збереженням запасів на складі та контролю за документальним оформленням операцій на складі;

- організація переоцінки запасів;

- організація носіїв облікової інформації.

Завдання обліку запасів:

1. Правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів.

2. Контроль за збереженням та рухом запасів на складах.

3. Контроль за раціональним використанням запасів і додержанням норм їх використання.

4. Своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання.

5. Дотримання діючого законодавства з обліку запасів.

Супровідні та транспортні документи постачальників після фіксування інформації у відділі постачання та реєстрації і перевірки даних у бухгалтерії передаються разом з матеріальними запасами матеріально відповідальним особам. Упродовж місяця матеріально відповідальна особа формує первинні документи з надходження запасів та складає реєстр приймання—здавання документів у двох примірниках, в якому фіксує рух матеріальних запасів згідно з інформацією про номер групи матеріалів чи номенклатурний номер, кількість документів, номери первинних документів. Зазначені носії інформації в установлені строки передаються до бухгалтерії для перевірки.

У бухгалтерії відкриваються картки складського обліку матеріалів ф. М-12. Усі картки реєструються у Відомості обліку залишків матеріалів на складі ф. М-14 і видаються під розписку в реєстрі на видачу матеріально відповідальній особі.

Організація носіїв облікової інформації заново складається з розробки облікових номенклатур вибору носіїв облікової інформації, робочих інструкцій та графіків руху носіїв облікової інформації.

До носіїв облікової інформації, що застосовуються при веденні аналітичного обліку в бухгалтерії, належать: книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6); картка кількісно-сумового обліку (ф. З-7); книга обліку тварин (ф. З-8); опис карток з обліку запасів (ф. З-14); оборотна відомість (ф. З-11).

Для здійснення господарської діяльності підприємствами всіх форм власності та галузей економіки використовуються товарно-виробничі запаси, які є найбільш важливою і значною частиною активів підприємства. Вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі позиції у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності. Товарно-виробничі запаси є складовою частиною групи матеріальних ресурсів, які формують економічні (виробничі) ресурси.

Таким чином, необхідними умовами правильної організації обліку запасів є:

- правильна організація складського господарства;

- наявність інструкції з обліку запасів;

- правильне групування (класифікація) запасів;

- розробка номенклатури запасів;

- розробка норм запасу і норм витрат запасів.