Основные информационные функции

Представим схематично информационную модель ООО «Альтпроект» с учетом специфики ее бизнес-процессов и функций (рис. 3.3).

Рисунок 3.3 – Информационная модель ООО «Альтпроект» с учетом специфики ее бизнес-процессов и функций

Примечание – Источник: собственная разработка.

Каждый этап продажи (покупки) товара со склада сопровождается подготовкой соответствующего информационного обеспечения в виде входных и выходных документов, информационных баз и т.п. Для того чтобы отгрузить потребителю товар (или закупить его у поставщиков) необходимо выполнить ряд операций:

1) Покупатель делает заказ на тот или иной товар, обговаривает необходимое количество товара, требования к качеству и т.п. В соответствие с распоряжением директора ООО «Альтпроект» коммерческая служба в лице менеджеров по продажам формируют запрос на наличие заказанной продукции на складе, выясняет, сколько ее имеется. Все необходимые данные содержаться в электронной базе данных фирмы (поступающие на склад товары немедленно заносятся в базу, проданные удаляются из нее).

2) Только после проверки наличия товара на складе в необходимом количестве директор ООО «Альтпроект» заключает с покупателем этого товара договор поставки (Приложение Б).

3) Директор ООО «Альтпроект» дает точные указания по передвижению товаров на складе, согласовывает с заведующим склада план передвижения товаров на складе, перемещение товаров должно быть выполнено в полном соответствии с этим планом. Причем, ответственные лица обязаны предоставить директору по окончанию операции документы (ТТН, ведомость на отпуск), т.е. контрольная информация.

4) Осуществляется весь комплекс работ на складе, погрузка на транспортное средство, доставка товара покупателю.

5) Оформляются выходные документы, вносятся коррективы в базу данных и электронный каталог ООО «Альтпроект» (электронные таблицы в форме Excel).

Основными структурными элементами базы данных ООО «Альтпроект» являются:

– продукт (полная характеристика всех продуктов, поступающих в компанию и реализуемых потребителям);

– договор (характеристика основных положений договора в части стоимости, объемов, скидок и условий оплаты);

– поставщик (наименования и адреса всех поставщиков продуктов);

– потребитель (наименования и адреса всех торговых организаций – потребителей продукции);

– склад (обобщенная характеристика товара, учтенного на складе);

– заявка (обобщенная характеристика заявок потребителей);

– возврат продукта (даты и суммы, на которые возвращается товар);

– накладная (обобщенная характеристика приходных и расходных накладных);

– количество (обобщенные данные по количеству продукта, заказанного у поставщика, поступившего в компанию, оприходованного на складе компании, отгруженного со склада, находящегося в торговой сети и реализованного торговыми предприятиями и подразделениями компании);

– акт (обобщенные данные по инвентаризациям складов или списаниям бракованного товара);

– характеристика (данные, характеризующие различные стадии передвижения товара от поставщика до реализации).

Корпоративная информационная система ООО «Альтпроект» представляет собой разветвленную сеть, объединяющую разнотипные локальные и удаленные рабочие места пользователей. КИнС обеспечивает связь с информационными системами организации, причастными к основным бизнес-процессам.

Основными элементами КИнС ООО «Альтпроект» являются:

1) локальная вычислительная сеть центрального офиса (главный сервер корпоративной информационной системы компании с выходом в INTERNET, автоматизированные рабочие места главного бухгалтера, директора, юриста, транспортного и коммерческого отдела):

2) планшеты менеджеров по продажам.

Связь между локальными сетями и их элементами обеспечивается посредством модема, а также через WWW-сервер.

Функциями КИнСООО «Альтпроект» являются:

– планирование транспортных потоков;

– планирование и оптимизация складских запасов;

– планирование доставки товаров от поставщика торговым предприятиям, представительствам и торговым подразделениям компании;

– анализ деятельности перевозчиков и определение затрат на перевозки;

– учет складских операций;

– учет актов инвентаризации складов;

– формирование справок по состоянию склада;

– учет движения продуктов через центральный склад компании;

– формирование маршрутов доставки продуктов от поставщиков и доставки в адрес торговых предприятий и торговых подразделений компании;

– формирование реестра накладных.

Недостатком корпоративной информационной системы ООО «Альтпроект» является отсутствие автоматизированной системы формирования:

– проекта маршрутов доставки товаров;

– отчетов по складскому обороту, наличию товаров на складах и остаткам в торговых предприятиях;

– отчетов по состоянию доставки товаров торговым предприятиям и торговым подразделениям компании.

Таким образом, изучение работы склада на ООО «Альтпроект» показывает, что процесс весьма сложен, поскольку требует полной согласованности функций обеспечения запасами, переработки грузов и физического распределения запасов. Практически логистизация процессов на складе предприятия охватывает все основные функциональные области. Условно весь процесс можно разделить на три части:

1) операции, направленные на координацию службы закупки;

2) операции, непосредственно связанные с переработкой груза и его
документацией;

3) операции, направленные на координацию службы продаж.

В заключение проведемSWOT-анализ, который поможет нам определить сильные и слабые стороны деятельности складов ООО «Альтпроект», выявить внешние благоприятные возможности и угрозы для них (табл. 3.1).

Таблица 3.1 – Результаты SWOT-анализа деятельности складов ООО «Альтпроект»

Исходя из таблицы 3.1, на наш взгляд, к положительным моментам организации процесса товародвижения на складе ООО «Альтпроект» относится следующее:

– рациональная планировка склада с выделением рабочих зон, которая способствует снижению затрат и усовершенствованию процесса переработки груза;

– осуществление унитизации партий отгрузок и применение централизованной доставки, что позволяет существенно сократить транспортные издержки;

– широкий перечень как продажных, так и послепродажных услуг, что в глазах покупателей выгодно отличает исследуемое предприятие от конкурентов.

Также при анализе состояния складского хозяйства предприятия были выявлены следующие проблемы организации складских работ.

Отсутствие автоматизированной системы управления складом ООО «Альтпроект» приводит к следующему:

– нет возможности получения оперативной и точной информации о состоянии склада и ходе работ в любой момент времени;

– инвентаризация без прерывания работы склада;

– отсутствие взаимодействия внутренних подразделений предприятия;

– отсутствие отделов логистики и складирования.

Помимо этого существенным отрицательным моментом является, низкий уровень механизации работ.